Упрощение документооборота начинается с отказа от бумаги

В стремлении к безбумажным процессам компании часто сбиваются с пути. Проекты останавливаются, время идет, никакого экономического эффекта нет, а бумага так и продолжает заполонять процессы, как сорняк. У многих возникает вопрос: для чего так необходим переход к электронному формату и стоит ли он таких усилий? Отчет AIIM «Создание простого предприятия» дает исчерпывающие ответы на эти вопросы.

Ниже приведу наиболее интересные выжимки отчета. Всем, кто хочет ознакомиться с материалом подробнее, рекомендую обратиться к оригиналу.

Основная цель отказа от бумаги – упрощение бизнес-процессов. Переход к электронному формату делает операции, задачи и технологии более удобными для пользователей, что повышает производительность сотрудников. Тем не менее простота не должна сказываться на эффективности и качестве корпоративных процессов и управления данными. Возможность предоставлять информацию – когда и где она необходима – самая приоритетная задача.

Основные мотивы отказа от бумаги

Чтобы выяснить, что побуждает компании перейти на электронный формат, AIIM провели опрос:

В качестве основных преимуществ отказа от бумаги респонденты назвали сокращение времени на обработку и исполнение заказов (50%), уменьшение трудовых затрат и повышение производительности сотрудников (42%), а также улучшенный доступ к информации (42%). Кроме того, участники опроса отметили снижение количества ошибок (33%), мониторинг за статусом работ и загрузкой сотрудников (25%), возможность удаленного и мобильного доступа к данным (25%) и др.

Первый шаг к безбумажным процессам – сканирование и захват информации. AIIM попытались определить, что мотивирует компании на занесение данных в электронном формате:

В качестве мотивирующих факторов респонденты чаще всего называли упрощение поиска и совместное использование документов (51%), повышение эффективности процессов (46%), сокращение места для хранения (45%) и доступ к информации в любом месте и в любое время (32%). Также среди участников опроса популярны ответы: улучшение взаимодействия (30%), соответствие нормативным требованиям (26%) и более быстрый отклик на запросы клиентов (26%).

Сферы применения безбумажных процессов

Чтобы выяснить, в каких областях переход на электронный формат актуальнее всего, AIIM провели опрос:

Почетное первое место занимают процессы делопроизводства и обработки счетов на оплату. Также компании активно избавляются от бумаги при работе со счетами к получению, договорами и в области HR.

Возврат инвестиций

45% компаний, опрошенных AIIM, вернули инвестиции во внедрение безбумажных процессов за полгода. 9% респондентов удалось сделать это всего за 3 месяца. Более половины участников опроса ощутили экономический эффект от перехода на электронный формат в течение года.

Результаты опроса подтверждают, что отказ от бумаги стоит затраченных усилий, тем более что современные решения стали доступны организациям разных размеров: от небольших и средних компаний до многонациональных корпораций.

Рекомендации AIIM по упрощению бизнес-процессов

1.     Критически оценивайте технологии. Старайтесь оптимизировать существующие процессы или внедряйте новые.

2.     Составьте схему корпоративных процессов и потоков информации. При их пересмотре руководствуйтесь принципами простоты и эффективности.

3.     Заручитесь поддержкой руководства и заострите внимание на том, как сложность процессов может привести к путанице и нанести ущерб бизнесу.

4.     Ищите решения с понятным интерфейсом, чтобы пользователи могли быстро адаптироваться к нему.

5.     Рассматривайте IT-сферу как место для инноваций и ресурс для создания нестандартных технологических решений.

Перевод: Эльвира Шабалина