Аналитики об отчете Forrester Wave по отрасли Enterprise Content Management

От редакции: ниже вы найдете перевод статьи Джона Манчини, президента международной ассоциации AIIM, о современном подходе к управлению контентом, отправной точкой которого послужил выход отчета аналитического агентства Forrester для рынка ECM. Статья интересна тем, что она отображает текущую ситуацию как этап исторического развития отрасли. Оригинал статьи на сайте M-Files.

Конечно, выход таких отчетов порождает интерес многих аналитиков и журналистов. Свое мнение высказал эксперт Дэвид Роу в блоге журнала CMSWire, мы приводим выдержки из него тоже.

Современная ECM-стратегия: идти и одновременно жевать жвачку

Задолго до того, как термин «многозадачность» вошел в моду, у нас было большое количество идиом, описывающих стремление делать несколько дел одновременно.

Если это получалось хорошо, вы могли заявить, что умеете «убить одним выстрелом двух зайцев», что «доводите начатое до конца» и что у вас всегда «все по полочкам».

Если же многозадачность – не ваша сильная сторона, то вас обвиняли в попытках «объять необъятное» и «усидеть на двух стульях». А еще могли с сарказмом обвинить в неспособности идти и одновременно жевать жвачку, то есть делать несколько дел одновременно (англ. “walk and chew gum at the same time” – фраза впервые использовалась Линдоном Джонсоном в качестве оценки умственных способностей Джеральда Форда, правда в гораздо более грубой форме).

Старую собаку новым трюкам не научишь

Традиционные системы управления корпоративным контентом (ECM) решали одну задачу – обычно очень крупную, сложную и важную задачу – и решали ее очень хорошо. Среди примеров «революционных» ECM-процессов можно назвать организацию работы с лекарствами в фармацевтической индустрии, обработку запросов в страховые компании и обработку чеков в банках. Из них впоследствии выросли многие ключевые внутренние бизнес-процессы компаний. Во всем мире «управление процессами» обычно существовало в рамках ECM-решений. В относительно стабильной технологической и бизнес-среде начала 2000-х растущая эффективность ECM-систем приносила значительную выгоду.

В последние пять лет, по мере того, как все больше и больше инструментов для работы с контентом, изначально нацеленных на единичного потребителя, двинулось в корпоративную среду, мы пытались втиснуть этот новый контент в рамки традиционной ECM-системы. Это привело к двум проблемам. Во-первых, у большинства компаний в принципе нет единого ECM-хранилища – вместо него используется множество отдельных хранилищ, нацеленных на конкретные бизнес-процессы. Во-вторых, традиционные ECM-системы оказались недостаточно гибкими и удобными, чтобы справиться с новым динамичным потоком контента.

Путь к новому ECM

Так появилась потребность найти новый подход к управлению контентом, подход, который бы дополнял традиционную ECM-систему, и в то же время от нее отличался. Новое поколение средств управления контентом не фокусируется на единственном критически важном бизнес-процессе, а скорее на всем том, что современному работнику умственного труда нужно, чтобы выполнять свою работу. «Современное» ECM – это сдвиг фокуса с ECM-системы как ведущего приложения к приложениям, предназначенным для решения конкретных бизнес-задач.

Компания Forrester недавно выпустила отчет о состоянии индустрии управления контентом (ECM), замечательно разделив его две части: про «транзакционный» контент и про бизнес-контент.

Вот как они определяют «сервисы управления транзакционным контентом» (англ. Transactional Content Services): «транзакционный» контент – это результат крупномасштабных процессов с прицелом на клиентов. Он часто создается за пределами компании третьими лицами, например, клиентами и партнерами. В первую очередь это относится к сложным процессам, таким как работа с счетами на оплату или запросами от клиентов. Транзакционный контент включает в себя среди прочего сканированные бумажные документы. Другими словами, это «традиционное ECM».

Вопреки мнению компании Gartner, что ECM пришел конец, крупномасштабные системы для управления транзакционным контентом останутся важнейшей частью инфраструктуры большинства крупных компаний. Однако, нам интереснее вторая часть отчета, посвященная тому, что может в конечном счете полностью переопределить традиционное ECM-пространство, – «сервисам управления бизнес-контентом» (англ. Business Content Services).

Компания Forrester определяет бизнес-контент как результат текущей работы сотрудников. Обычно он создается внутри компании, но на него оказывает влияние и постоянно растущая потребность взаимодействовать с внешними сторонами – клиентами, партнерами, регулирующими органами, гражданами. Бизнес-контент предстает в знакомых нам форматах: офисных документах, таблицах, электронных письмах и мультимедиа. Контент может быть формальным (со структурированным шаблоном или формой) или неформальным (нерегламентированным). Другими словами, это «современное ECM».

Свет в конце тоннеля

По мнению компании Forrester, ключ к пониманию долгосрочной эволюции рынка управления контентом лежит в следующем: «Некоторые фундаментальные вещи необходимы для обеих категорий ECM. Версионность, контроль доступа, управление жизненным циклом, метаданные и поиск остаются важнейшими возможностями ECM как для транзакционного, так и для бизнес-контента. Все больше востребованы инструменты аналитики, мобильные приложения и гибкий интерфейс».

Новый подход к управлению контентом в конечном счете полностью переопределит ECM-пространство. Причина в растущей способности игроков рынка «идти и одновременно жевать жвачку» (и еще что-нибудь вдобавок).

Forrester выделил три направления, по которым компаниям нужно развиваться, чтобы «подружить» соответствие необходимым требованиям («идти») с легкостью использования («жевать жвачку»):

1.     Воспринимать делопроизводство или управление жизненным циклом как в вещь в себе, а не придаток к чему-то другому.

2.     Внедрять средства обеспечения безопасности в процессы взаимодействия и обмена файлами.

3.     Поддерживать мобильное использование контента с применением административного контроля.

Вдобавок, несмотря на то, что стремление компаний объединить контент с аналитикой все еще на начальной стадии, в конечном счете это может преобразить сферу управления информацией. «У систем для работы с бизнес-контентом, дополненных этими умными самообучающимися сервисами, есть большой потенциал кардинально изменить привычные кейсы использования».

Разработка более стратегического подхода к управлению метаданными очень важна для этих трех направлений:

1.     Более современный поиск для предоставления электронных документов в суд и машинное обучение.

2.     Проактивные рекомендации и освоение знаний.

3.     Удобная работа с несколькими хранилищами контента.

4.     Автоматическая категоризация и классификация путем распознавания контента и контекста.

По мере того, как компании узнают более гибкие подходы к управлению контентом, они меняют свой взгляд не только на делопроизводство, управление документами и улучшение бизнес-процессов, но и на свои старые «традиционные» ECM-системы.

Способность идти и одновременно «жевать жвачку». Вот в чем суть современного ECM.

Перевод: Елена Алексеева, DIRECTUM.

Рынок, переживающий большие изменения

От редакции: Ниже приведены некоторые выдержки из анализа отчета Forrester от Дэвида Роу (Перевод).

Распространение новых технологий, таких как предиктивная аналитика и расширенный совместный доступ к файлам, заставляет признанных лидеров создавать новые платформы и приложения, а также разрабатывать «облачные» дорожные карты, чтобы опережать не таких крупных, но более гибких поставщиков ECM из числа новичков.

Черил МакКиннон (Cheryl McKinnon), главный аналитик Forrester и автор отчета, отметила, что сейчас на рынке наметилось противостояние: «Полагаю, что область сервисов по управлению бизнес-контентом — действительно интересная часть рынка, потому что именно здесь происходят самые стремительные перемены».

«Там, где организации сосредотачиваются на производительности работников умственного труда, что требует инструментов для совместного управления, управления документами и совместного использования файлов, я вижу явные свидетельства столкновения между ECM и EFSS (EFSS, Enterprise File Sync and Share — синхронизация и совместная работа с файлами в масштабе предприятия)».

В результате крупные игроки рынка изучают новые схемы лицензирования, пользовательские интерфейсы и варианты развертывания своих решений — те, которые подходят для управления процессами совместного создания нового контента. Это вызвано тем, что предприятия и организации привлекают внешних участников — клиентов, партнеров, поставщиков — непосредственно в сферу своей основной деятельности.

Сокращение разрыва между EFSS и ECM

Одной из наиболее заметных тенденций, раскрытых в отчете, является переход продавцов EFSS на территорию ECM. Согласно отчету, провайдеры EFSS сократили недостаток возможностей до такой степени, что некоторые из наиболее известных игроков, таких как Box и Google Drive, теперь могут справляться — пусть и на базовом уровне — с потребностями заказчиков в области ECM.

И конкуренция быстро развивается. Например, Dropbox обновил свое бизнес-предложение для обеспечения управления документами на уровне рабочих групп или отделов.

«Если вы посмотрите на некоторых вендоров, специализирующихся на облачной синхронизации и совместном доступе к файлам, то они вкладывают немало средств в свои основные контент-платформы и создание все большего числа сервисов для репозиториев, таких как Box, Dropbox и Google Drive. Скоро они начинают посягать на некоторые сценарии работы, ориентированных на использование документов в рамках подхода ECM », — отметила МакКиннон.

Она также отметила, что развитие обмена файлами между репозиториями продвинулось, но не настолько, насколько это необходимо: «Большинство поставщиков ECM осуществляют синхронизацию и совместное использование файлов не только из своего собственных хранилищ, но также из любого репозитория контента. Предоставляются элементы управления контентом для синхронизация на уровне папки, уровне проекта и уровне файлов», — сказала она.

«Вот здесь должен быть переход на следующий уровень инноваций — нужно гораздо большее развитие в части реализации предпочтений пользователя».

Совместная работа — новые ожидания

В ближайшие месяцы аналитики ожидают развития инструментов ECM для совместной работы. Хотя большинство ECM-систем в течение нескольких лет включали некоторые возможности этой области, сейчас ожидания рынка меняются. Пользователи хотят иметь доступ к функциям совместной работы, встроенным в системы.

«Я думаю, что ожидания пользователей начинают меняться, и речь идет не о том, чтобы создать целую социальную среду внутри ECM», — сказал МакКиннон.

«Это больше связано с интеллектуальным взаимодействием между командами и проектами и внедрением таких вещей, как аналитика, чтобы продемонстрировать, какой контент необходим, а кто эксперт по данным вопросам. Вот тут-то и происходит инновация».

Консолидация и ожидаемые инновации

В течение ближайших 12 месяцев на рынок ECM будут характеризовать несколько факторов, в том числе новые слияния и поглощения в пространстве, где теснятся известные разработчики и пробивные новички. Что касается функциональности ECM-решений, МакКиннон высказывает такое предположение: «Следующий раунд нововведений будет происходить в двух областях. Первая из них — интеллектуальное встраивание аналитики в стек существующих решений, и я имею в виду не просто извлечение из контента неких направлений и концепций развития, а реальное представление рекомендаций и расчет наиболее результативных шагов в рамках бизнес-процессов. Здесь все еще есть большое пространство неисследованных возможностей».

«Другая область, за которой будет интересно наблюдать, — это то, что делают некоторые из провайдеров публичных облаков. Например, Google инвестировал в создание новых сервисов работы с репозиторием, благодаря чему компания сможет претендовать на некоторые из наиболее распространенных вариантов использования ECM».

От редакции: приглашаем читателей согласиться или опровергнуть в комментариях предложенное Forrester деление на «бизнес-контент» и «транзакционный контент». И соответственно на системы для «бизнес-контента» и «транзакционного». Обсудить, как такое деление накладывается на потребности российского рынка.