Уважаемый финансовый директор, время обратить внимание на цифровые "пробелы"

В последнее время все только и говорят о необходимости перехода на цифровые технологии. Компаниям нужно улучшать цифровое взаимодействие и корпоративную производительность для лучшего обслуживания клиентов, ведущих деятельность онлайн, и для обслуживания уже начинающего работать поколения «миллениалов», ожидающего качественных онлайн-услуг и практически мгновенного удовлетворения их запросов.

Совершенствование взаимодействия с клиентами в свою очередь потребует улучшения работы с поставщиками. Association for Intelligent Information Management (AIIM) провела исследование среди 201 американской компании и обнаружила, что только одна из трех компаний автоматизировала обработку документов ключевых финансовых процессов, например, по закупкам, по кредиторской и дебиторской задолженности. Одна организация из трех рассылает и согласовывает документы по электронной почте, однако в процессе сообщения часто теряются или остаются забытыми. А остальные компании используют бумагу. Исследования AIIM показали, что, хотя 44% счетов поступают уже в электронной форме (PDF, Fax, EDI), 59% от этого количества все равно распечатывают документы для ручной обработки.

AIIM опросила 201 специалиста (финансистов, бухгалтеров и специалистов по закупкам и снабжению) в США, чтобы оценить, сколько времени занимает обработка и оплата документов разного вида. Что касается расчетов с кредиторами, большинство специалистов ответили, что им нужно 11-20 дней на обработку одного счета. В среднем по опросу это занимает 21-30 дней. Всего 18%, то есть почти каждый пятый, ответили, что им нужно больше 30 дней для оплаты счета. Автоматизация процесса сократит это время до 1-5 дней.

Временные затраты на обработку документов

AIIM также провела опрос среди этих специалистов, чтобы оценить стоимость обработки документов, учитывая трудовые затраты, материальные затраты и т.д. Большинство специалистов ответили, что на один счет по кредиторской задолженности они тратят $21-30$. В среднем по опросу - $31-40 за счет. Автоматизируя этот процесс, мы сокращаем затраты на обработку до $3-5 на каждый счет.

Затраты на обработку документов

Сложности присутствуют на каждом этапе ручной обработки документов, а это означает увеличение рисков. 68% членов AIIM считают, что «бизнес со скоростью бумаги» будет неприемлем уже через несколько лет». 46% думают, что лучший способ повышения продуктивности – убрать бумагу из рабочего процесса.

Преимущества очевидны. Чтобы преуспеть в цифровом мире, вы должны не только проникнуться идеей, но и действовать, решая последовательно возникающие вопросы и восполняя «цифровые пробелы».

Источник: AIIM