"Выйди из тени" или Влияние теневой экономики на электронный обмен документами

Выйди из тени!
Встань во весь рост!
Под блеском знамений
Твой мир так не прост!

(Неизвестный автор)

Поставщики сервисов обмена электронными документами в один голос твердят о его преимуществах над бумажными документами и выделяют следующие эффекты:

●    экономия времени на подписание документов;

●    оперативный обмен и взаимодействие;

●    экономия денежных средств;

●    контроль доставки и возврата документов;

●    повышение скорости оборота денежных средств;

●    ведение единого электронного архива организации;

●    оперативный доступ к необходимым документам и т.д.

Важным является тот факт, что многие заказчики соглашаются со всеми вышеперечисленными пунктами. Их действительно можно достичь при помощи связи систем электронного документооборота и сервисов электронного обмена.

На вопрос «Почему еще не все компании работают с электронными документами?» кто-то отвечает, что законодательная база не готова к таким изменениям, кто-то говорит, что это дорого и уязвимо.

Бывает отказываются из-за того, что электронные документы достаточно тяжело скрыть или уничтожить, так как они оставляют «следы» в самих сервисах электронного обмена, при том, что в бизнесе присутствуют такие модели, как «серая», «черная» или «двойная» бухгалтерия. Мы решили поднять вопрос о последнем.

Немного статистики о «теневой стороне»

В марте 2017 года на многих ресурсах появились данные, в которых говорится, что доля теневой экономики в России составляет около 10-14%. Об этом рассказал руководитель Росстата Александр Суринов в интервью газете «Ведомости»: "Есть секторы, где почти 50% ненаблюдаемой экономики, например, сельское хозяйство, потому что в основном там ЛПХ (личные подсобные хозяйства). Операции с недвижимым имуществом - почти 50%: это люди сдают свои квартиры. Торговля - примерно 10-11%; строительство - порядка 16-18%, серьезная доля; в образовании порядка 5-6% - это репетиторство. В целом доля теневой экономики - порядка 10-14%". (Источник).

Исходя из этих данных, можно предположить, что остальные 90% компаний не имеют проблем и стоп-факторов, относящихся к теневой экономике, и могут себе позволить перевести все документы в электронный вид.

Правда эксперты склоняются к другим цифрам. Исследования международной Ассоциации дипломированных сертифицированных бухгалтеров (ACCA) говорят о том, что доля теневой экономики в России составляет 39% от ВВП страны. Опираясь на эти данные, складывается картина того, что компании, которые составляют 61% от ВВП ведут «белую» бухгалтерию, и им она выгодна.

Какой сегмент бизнеса: крупный, СМБ или микробизнес - в большей степени использует двойную бухгалтерию, точно сказать никто не может. Есть лишь понимание, что крупный бизнес видит выгоду в бухгалтерском учете согласно законодательству (прозрачность для собственников, для акционеров и инвесторов). Для СМБ, а тем более микробизнеса эти выгоды не совсем актуальны, поэтому они в большей мере пытаются «оптимизировать» налоговую базу своих предприятий.

Риски «двойной жизни»

Основным риском при ведении двойной бухгалтерии является ее выявление и, следовательно, само хранение документов, подтверждающих такую деятельность. В связи с этим компании организуют удаленные серверы с данными либо склады с документами, либо просто организуют удаленную работу на дому сотрудника, о котором никто не знает.

Если же компания решит перевести документы в электронный вид и обмениваться ими, то контролирующие органы по решению суда могут запросить данные по контрагенту у операторов электронного обмена, и они обязаны их предоставить. Получается, если у предприятия большая часть бухгалтерии «черная», «серая» либо двойная, что одно и то же, то переводить белую бухгалтерию в электронный вид становится уже не столь выгодно. Уговорить контрагентов работать в электронном виде будет сложнее, чем продолжить обмениваться бумагой.

«Светлая сторона»

У экспертов есть мнение, что пока государство не принудит обмениваться между контрагентами электронными документами, многие предприятия так и будут работать с бумагой. Да, типичное предприятие уже сегодня с одним или двумя крупными контрагентами обменивается через сервисы электронного обмена, но значительная часть документов так и существует в бумажном виде.

Говоря о государстве, уже сейчас становится понятно, что ФНС преследует цель сделать компании и их контент прозрачными для проверок, сверок и пр. УПД уже функционирует, налоговая декларация по НДС в бумаге больше не принимается. Планируется перевод трудовых книжек в электронный вид, а суды уже готовы принимать электронные документы. Видится, что бизнесу логично заранее быть готовым к изменениям, которые с большей вероятностью будут и причем скоро.

Написанное выше наводит на мысль, что преимущества электронных документов выгодны в большей степени государству нежели бизнесу, часть которого работает в «тени». Видимо поэтому государство делает шаги в сторону перевода документов в электронный вид. А возможно ли, что такая модель бизнеса в России неискоренима?  СЭД и ЭДО под это придется подстроится, внедрив кнопку «Уничтожить все данные»?

В контексте данной статьи получается, что в компаниях нужно одновременно начинать внедрение ЭДО и «выход из тени», прививать сотрудникам правильную культуру работы со всем контентом, который рождается внутри компании.

Подводим итоги

Бизнесу выгоднее уже сейчас начинать переход на цифровой контент, и на то есть две существенные причины:

·         Цифровизация контента на предприятии - это не только технические изменения, но и «культурное перестроение» всех сотрудников организации, к которому неизбежно идет все человечество. Помимо этого, придется провести мероприятия по выбору и тестированию информационных систем, поставщиков и исполнителей. Все эти моменты потребуют значительного времени. Планировать, начинать нужно уже сейчас.

·         Нужно идти к повышению прозрачности бизнеса. Начать перевод в электронный вид «белой» части документов. Это повлечет за собой экономическую выгоду за счет экономии средств на доставке, подготовке и хранении контента. Возможно, сэкономленные средства еще помогут вывести из тени часть бизнеса.