Внедрение системы электронного документооборота: как это происходит на практике

Внедрение системы электронного документооборота в организации состоит из нескольких этапов. В первую очередь рекомендуется автоматизировать работу отделов, через которые проходят наибольшие потоки документов, в которых необходим строгий контроль документов и где внедрение системы электронного документооборота дает максимальный эффект. Как правило, служба ДОУ - это то подразделение, где СЭД внедряется в первую очередь.

Подготовительный этап

Уточнение целей, которые хочет достичь заказчик, внедряя систему электронного документооборота. Этот этап уже был подробно описан в предыдущем материале, посвященном формированию технического задания (ТЗ), поэтому сейчас мы не будем детально его разбирать.

Самое главное - это то, что понимание цели внедрения начинается с анализа и классификации проблем, например таких:

●    информация теряется;

●    приходит не по назначению;

●    приходит с опозданием;

●    поступает не к тому, к кому следует;

●    не полна или не точна;

●    достается дорого и т. п.

Именно сотрудники службы ДОУ, как правило, владеют ситуацией, связанной с перемещением документов в организации, могут дать полный и исчерпывающий перечень проблем и, кроме того, проранжировать их по степени критичности и выраженности.

Необходимо также получить ответы от сотрудников организации на следующие вопросы:

Для каких именно документов требуется электронный документооборот?

С какой целью планируется внедрение? В чем состоит предполагаемая выгода? Какая будет мотивация у различных категорий сотрудников?

Какой процент документов подлежит формализации? Какой последующий тираж документа? Как часто вы перестраиваете компанию (каждые 4 месяца, каждые полгода, один раз в год)?

Ответы на эти вопросы специалисты службы ДОУ тоже могут дать, и эти ответы принесут большую пользу руководству компании при принятии решения о внедрении.

Обследование и оптимизация документооборота заказчика

Особенностью технологии внедрения информационной системы в российской организации является проведение обследования документооборота. В отличие от западных компаний, где документооборот, как правило, формализован и ничего обследовать уже не требуется.

Обследование необходимо провести, чтобы уточнить существующую схему документооборота (маршруты и типы документов, правила их регистрации, секретность документов и многие другие, связанные с этим вопросы).

При обследовании проводится аудит технической инфраструктуры организации, квалификации пользователей. Чем детальнее это будет проведено, тем более гарантированным будет учет пожеланий всех отделов, участвующих в документообороте, и, соответственно, более успешным внедрение системы.

Важно знать!

Обследование вполне может быть выполнено силами сотрудников службы ДОУ, по крайней мере та его часть, которая касается документопотока.

Обследование включает:

●    анализ организационной структуры, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ и формальное описание схемы движения документов.

Для выполнения этих работ сотрудники службы ДОУ могут привлекаться как эксперты;

составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций.

Эту часть работ лучше специалистов службы ДОУ никто не сможет выполнить просто потому, что лучше них никто не владеет ситуацией;

●    анализ IТ-инфраструктуры и используемых учетных систем.

Данную часть работ обычно выполняют сотрудники IТ-подразделений, как и следующую;

●    валидация (сверка) характеристик оборудования Заказчика на предмет соответствия поставленным целям и требованиям программного продукта;

На заметку!

Часто возникает ситуация, когда обследование показывает, что существующее оборудование «не потянет», и тогда необходимо решать вопрос его замены.

●    выявление целесообразности внесения дополнительного функционала в систему. Этот вопрос решается путем переговоров с руководителями Заказчика, поскольку дополнительный функционал требует дополнительных финансовых затрат, что не всегда целесообразно.

На этом этапе сотрудники службы ДОУ могут привлекаться в качестве предметных экспертов, консультантов, а также выступать модераторами в случае дискуссии и расхождения во мнениях среди других участников команды внедрения;

●    согласование этапов и сроков внедрения со всеми заинтересованными лицами. Здесь необходимо учитывать отпуска, объем текущей загрузки и другие специфические нюансы бизнеса заказчика (например, сезонность).

Сотрудники службы ДОУ могут частично взять на себя роль менеджеров проекта, поскольку они обычно знают текущий уровень загрузки различных служб и могут оценить сроки внедрения достаточно реалистично;

●    формирование рабочей группы, разграничение зон ответственности.

Важно знать!

Сотрудники службы ДОУ обязательно входят в состав рабочей группы и часто являются координаторами проекта внедрения.

Обследование организации на предмет возможного внедрения системы электронного документооборота производится сверху вниз в соответствии с организационной структурой, начиная от опроса высшего и среднего руководящего звена и заканчивая анализом движения документооборота на рабочих местах.

В рамках обследования движения документооборота формируется особая группа сотрудников, называемых «ключевыми пользователями». Данные сотрудники играют существенную роль в ходе выполнения проекта.

На стадии обследования предприятия ключевые пользователи участвуют в анкетировании и интервьюировании, а на последующих этапах проекта выполняют роль связующего звена между проектной группой со стороны Исполнителя и конечными пользователями Заказчика.

В ходе обследования используются следующие методы сбора информации:

●    запрос на предоставление информации;

●    анкетирование;

●    интервьюирование и обсуждение.

На заметку!

Цель интервью - получить более детальные сведения о документообороте на предприятии.

Запросы на предоставление информации и анкетирование используются на ранних стадиях обследования для сбора первичной информации. Анкеты готовятся консультантами Исполнителя и заполняются респондентами Заказчика.

Вопросы в анкетах соответствуют предметной области респондента и направлены на получение информации, непосредственно связанной с внедрением электронного документооборота в организации. Как правило, это вопросы о потоке документов, их количестве, сроках поступления и передачи, маршрутах прохождения, степени конфиденциальности и др.

Во время проведения интервью с респондентами Заказчика консультанты Исполнителя задают вопросы на основе информации, полученной в результате предварительного анкетирования.

Помимо предварительных опросов, одинаковых для всех сотрудников организации, в ходе обследований могут проводиться и специализированные опросы среди сотрудников, а также персональное интервьюирование.

Но главное: при анализе проведенного обследования нужно найти те возможности для усовершенствования, которые будут востребованы каждым из участников (хотя бы на уровне руководителей подразделений). После этого нужно эти преимущества будущей системы активно продвинуть (внутренние коммуникации) и заручиться поддержкой большинства участников. Для этого необходимо объяснить пользователям, какие выгоды и преимущества они получат после внедрения системы. Тогда эти люди будут поддерживать проект внедрения и помогать решать возникающие в процессе внедрения проблемы.

Если же система электронного документооборота будет внедрена «как есть», то проблемы, которые в любом случае возникнут, решать будет гораздо сложнее, поскольку они будут вызывать только негативные реакции участников процесса.

Этап подготовки технического задания

Важно знать!

Без поддержки сотрудников службы ДОУ проект внедрения может застопориться.

При подготовке ТЗ фиксируются требования:

●    к объему функциональности системы;

●    к настройке системы;

●    к организационной структуре:

●    структура системы управления;

●    перечень ответственных за эксплуатацию системы лиц;

●    к техническим характеристикам системы (планируемый режим использования и объем обрабатываемой информации, количество обслуживаемых пользователей, ожидаемые периоды их пиковой активности);

●    к способам обеспечения безопасности и надежности;

●    к технической инфраструктуре:

●    аппаратные требования к рабочим станциям;

●    аппаратные требования к серверам;

●    список оборудования, на которое необходимо установить систему (включает местоположение и конфигурацию);

●    к объему работ:

●    детальное описание требований по изменению функциональности;

●    описание дополнительных услуг;

●    описание процесса и объемов обучения;

●    к перечню серверов;

●    к перечню рабочих мест (с указанием способа подключения к серверу):

●    конфигурация сети;

●    требования к операционной системе, установленной на серверах и рабочих станциях;

●    тип используемых серверов баз данных.

Этап заключения договора

Утверждение ТЗ. Оно необходимо для понимания обеими сторонами объема и состава работ для минимизации возможных недоразумений типа: «Вы же нам обещали?» - «А вы ТЗ почитайте, там про это ничего не написано».

Утверждение графика и стоимости работ.

Утверждение объема и режима технической поддержки.

Этап подготовки инфраструктуры

Приведение технической инфраструктуры заказчика в соответствие с требованиями технического задания. Сюда входит закупка и установка необходимого оборудования.

На этом и последующем этапах роль сотрудников службы ДОУ в основном контролирующая (чтобы все мероприятия были выполнены качественно и в срок, даже если за их содержание несут ответственность другие службы).

Этап инсталляции системы

Инсталляция системы состоит из следующих этапов.

Установка серверного ПО.

Установка пользовательских рабочих мест.

Тестирование работоспособности системы.

Настройка системы в соответствии с организационной структурой организации.

Этап обучения

Обучение технического специалиста - включает полный курс обучения администратора системы:

●    установка системы на сервер;

●    установка и настройка клиентской части системы;

●    работа и настройка системы;

●    настройка организационной структуры;

●    администрирование системы.

Групповое обучение пользователей в режиме презентации: обзор возможностей программного продукта, интересные особенности.

Этап опытной эксплуатации

Испытание системы в условиях, приближенных к условиям последующей штатной эксплуатации, с целью выявления скрытых отклонений от технического задания и неучтенных требований.

Опытная эксплуатация заключается в непосредственной работе сотрудников организации с функционирующей и настроенной системой.

Этап корректировки

Корректировка функционала системы на основе результатов опытной эксплуатации.

На заметку!

Во время опытной эксплуатации проверяется правильность функционирования системы при выполнении каждой функции и готовность персонала к работе в реальных условиях.

Здесь сотрудники службы ДОУ могут проверять, насколько точно разработчики и внедренцы учли пожелания компании-заказчика и насколько корректно в целом работает СЭД с точки зрения пользователей.

Ввод в промышленную эксплуатацию

Ввод системы в промышленную эксплуатацию с передачей на сопровождение специалистам и службе технической поддержки компании-заказчика. Подписание акта о завершении работ по проекту.

Источник: Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера"