Зачем нужна индивидуальная разработка информационной системы, если суть всех бизнес-процессов одна?

Вопрос читателя: У всех компаний есть типичные бизнес-процессы: стратегическое планирование, продвижение, продажа и т.д. Зачем нужна индивидуальная разработка информационной системы, если суть всех бизнес-процессов одна?

Действительно, основные бизнес-процессы, а особенно процессы документооборота, похожи практически на всех предприятиях. Их отличают особенности и нюансы, присущие тем или иным отраслям, но в общем и целом порядок движения документов практически не меняется.

Базовый функционал

Большинство ведущих информационных систем (в первую очередь речь об ECM-системах) в своем базовом функционале имеют заранее настроенные маршруты/схемы/регламенты движения документов и позволяют автоматизировать работу с основными видами документов, такими как входящие и исходящие письма, приказы и распоряжения, служебные записки, договоры и т.д. Использовать стандартный функционал зачастую возможно без каких-либо модификаций, ограничиваясь лишь небольшими настройками (завести пользователей, указать исполнителей, определить форматы регистрационных номеров, внести номенклатуру дел и т.д.).

Акценты

Индивидуальные акценты могут быть нужны для документов, связанных со специфичными бизнес-процессами. Например, для страховой компании это могут быть документы связанные с согласованием выплат по страховому полису, для банков документы, связанные с согласованием кредитной заявки. Крупные компании обычно характеризуются бОльшим распределением функций, наличием филиалов и т.д. От этого зависит индивидуальность. Для быстрого выполнения критичных процессов хочется получить максимально подходящий вариант ИС – так чтобы пользователь максимально удобно выполнял действия, которые от него необходимы, не имел ничего лишнего и не совершал ошибок – убрать всё универсальное, дать индивидуальное.

Нужно/не нужно

Индивидуальная разработка информационной системы нужна далеко не всегда. Если предприятие готово корректировать свои бизнес-процессы, исключать те самые нюансы, которые отличаются от стандартной реализации (которая, как правило, строится на многолетнем опыте компаний-вендоров), то крупных доработок не потребуется.

На такой шаг готовы идти далеко не все предприятия. Этот подход ближе небольшим, молодым и динамичным компаниям, в которых традиции делопроизводства еще не успели сложиться или которые готовы легко отказаться от этих традиций в пользу сокращения затрат на внедрение информационной системы.

Надо понимать, что отказ от тех или иных особенностей процессов в пользу стандартного функционала может вызвать неприятие системы пользователями. Это в свою очередь значительно повышает риск того, что система не будет использоваться эффективно, пользователи будут искать способы, как обойтись без нее и сделать все по-старому, на бумаге, как привыкли. Естественно, чем больше коллектив предприятия, тем сложнее будет процесс привыкания к новой реализации знакомых процессов.

На мой взгляд, наиболее приемлемым вариантом является разумная адаптация системы под нюансы процессов заказчика и одновременная адаптация процессов под систему. То есть нужно постоянно находить некую «золотую середину».  Это позволит снизить затраты на внедрение, даст повод пересмотреть процессы и отказаться от неэффективных, но исторически сложившихся, деталей. В то же время такой подход не приведет к отторжению системы сотрудниками компании и гарантирует успешное завершение проекта внедрения.

В целом, решение о крупной индивидуальной разработке зависит от самого заказчика и от того, что он готов изменить, чтобы снизить свои затраты и повысить эффективность.

Источник: Журнал "Современнные технологии делопроизводства и документооборота"