Зачем в функционале СЭД нужна функция мгновенных сообщений?

Вопрос: Многие мои коллеги настаивают на наличии этой функции в системе, но не могут объяснить, в чем ее преимущество и отличие от обычных клиентов обмена мгновенными сообщениями (ICQ и пр.).

Начальник общего отдела, г. Мурманск

Наличие системы мгновенных сообщений – это необязательное требование для СЭД. В общем то, одно дело документы, другое дело – общение с людьми. Но в том то и вопрос, что работа с документами, как и бизнес-взаимодействие в целом, не может ограничиваться только обменом бумажками или формальными поручениями – часто вопросы нужно быстро решить в рабочем порядке. Тут как раз приходят на помощь мгновенные сообщения – гораздо быстрее и удобнее не звонить по телефону, а написать несколько слов человеку через службу мгновенных сообщений и сразу же получить ответ. Наличие такой встроенной функции в СЭД дает ряд преимуществ, поговорим о них ниже. Но есть и недостатки: так как поддержка мгновенных сообщений – это отдельный функционал в системе, то на его реализацию и развитие разработчику необходимо выделять ресурсы, и соответственно это удорожает основной продукт. При этом обычно встроенные средства имеют меньше функций, чем специальные отдельные программы. Поэтому если у вас в компании уже установлен клиент типа бесплатного ICQ, то, возможно, этого будет вполне достаточно. Что же дает нам взаимодействие системы мгновенных сообщений с СЭД?

● Понимание текущего статуса пользователя в СЭД. То есть непосредственно из СЭД мы можем увидеть, доступен ли ваш коллега для общения, находится ли в корпоративной сети и т.д.

● Прямо из системы есть возможность быстрого прямого контакта по интересующим вопросам. Так, например, с помощью системы мгновенных сообщений можно быстро отправить ссылку на необходимый документ или на запись справочника, задать уточняющие вопросы по выполняемой задаче.

● Поддержка прямого горизонтального общения. Благодаря системе мгновенных сообщений можно обратиться напрямую к любому сотруднику, что важно при работе в группах и проектах.

Последняя тенденция среди разработчиков СЭД – интеграция систем с полноценными программами мгновенных сообщений, и это может стать лучшим решением для любой компании. Например, интеграция с системой Microsoft Lync. Это мощное приложение, которое не только поддерживает мгновенные сообщения, но и предоставляет возможности цифрового голосового общения, коллективного взаимодействия рабочих групп и т.п. При работе с этим приложением нет необходимости добавлять каждого пользователя в свой список. Те, кто вам нужны по работе, будут автоматически доступны из корпоративной сети в зависимости от настроек администратора.

Источник: журнал «Современные технологи делопроизводства и документооборота», №1, 2012.