Борьба с входящими

Если в компании все сотрудники используют электронную систему управления взаимодействием, то получаешь возможность ничего не забыть, т.к. все (или почти все) видно в папке входящих заданий.  Но лично на меня очень угнетающе действует переполненная папка входящих. Особенно просроченных. Причем большой папка начинает казаться, когда задания перестают помещаться на экран, т.е. где-то 30-40 заданий и более.

Дальше встает вопрос: как их разгребать, за что браться? Понятно, что есть общие правила: надо постараться выполнить задания в указанный срок (поэтому без срока некоторым сотрудникам задания лучше не посылать); задания, помеченные как важные, надо посмотреть в первую очередь (правда некоторые сотрудники этим знаком злоупотребляют) и т.д. Тут помогут и стандартные рекомендации по управлению временем. Но есть наверно у каждого свои дополнительные “хитрости”.

Например, я стараюсь чередовать задания, где надо “подумать” и мелочи, которые занимают 3-5 минут. “Чистка” таких мелких (иногда даже не срочных заданий) помогает сделать продуктивную паузу, разгрузить входящие и создать визуальное отражение того, что работа движется. Правда, тут главное не увлечься, а то вы просто будете идти на поводу у заданий-мелочей, забывая о важных и сложных задачах…

Если сроки позволяют, то можно выполнять группами однотипные задания  (согласование договоров, утверждение командировок, анализ отчетов по проектам и т.п.). Еще я себе статусами помечаю некоторые задания (важные или которые “никак не выполняются”) и стараюсь не отвлекаться на остальные, пока их не выполню. А вот разнесение заданий по разным папками мне только мешает - перенесенные из основной папки входящие задания у меня почему-то сильно застревают, хотя другие этот метод работы с заданиями используют. Иногда в качестве крайней меры хочется выгрузить СЭД, чтобы эту папку входящих вообще не видеть! Но при этом надо еще отключить телефон, чат и другие средства связи.

А для вас “много входящих” - это сколько? Есть ли, по-вашему, шанс "увидеть свет в конце тоннеля", если число входящих перевалило за 100? И какие методы работы с большим числом заданий применяете вы? Причем проблема актуальна не только для электронных заданий, но и бумажных, а также устных. Правда, методы "борьбы" будут другие.