Пограничные задачи. Управление кадрами

Уже не раз говорилось, что существующее многообразие потребностей предприятия в автоматизации невозможно реализовать в рамках единой системы. Приходится делать интеграцию отдельных систем, решающих ту или иную группу задач. Однако очень часто возникает вопрос: в какой из смежных систем должна быть реализована та или иная функция.

Этим блогом мне хотелось бы открыть небольшой цикл под названием «Пограничные задачи», в котором рассмотреть примеры таких функций и варианты их реализации с использованием различных классов систем.

Начнем с управления кадрами. Это одна из областей деятельности на предприятии, которая заключается в постоянном движении документов (приказы, заявления, графики отпусков и т. д.). Казалось бы, задача просто «просится» решиться в рамках СЭД, и именно такие требования к СЭД часто выдвигаются заказчиками.

Однако, управление кадрами (именно управление кадрами, а не кадровое делопроизводство!) — отдельная большая задача, которую и решать надо отдельно. В ней есть функции, никак не связанные непосредственно с документооборотом, а требующие анализа структурированной информации (на работу с которой СЭД в основном не ориентирована): учет вакансий, ведение реестра кандидатов, планирование и учет обучения и аттестации работников, подготовка стандартных форм отчетности и произвольных выборок для анализа. К тому же всегда необходимо реализовать тесную связь управления кадрами и расчет зарплаты (данные для расчета отчислений в Пенсионный фонд, начисления на основании приказов, ведение табеля и т. п.). Поэтому выбирать систему для управления кадрами нужно отдельно из класса HR-систем.

При этом, конечно, даст значительный эффект тесная интеграция ее с СЭД: синхронизация справочников (работников, подразделений и пр.), организация согласования, подписания ЭЦП и хранения в СЭД текстов приказов, заявлений, служебных записок, фотографий, резюме и других документов.

Процесс при этом может выглядеть примерно так:

— в кадровую службу поступает резюме, которое заносится в СЭД;

— в системе управления персоналом заводится карточка кандидата, которая связывается с вакансией и занесенным в СЭД резюме;

— резюме workflow-средствами СЭД высылается на рассмотрение потенциальным руководителям;

— после принятия решения о приеме кандидата на работу в системе управления персоналом заводится личная карточка работника (часть данных переносится из справочника кандидатов);

— в системе управления персоналом формируется карточка приказа о приеме на работу, привязывающая личную карточку работника к штатной единице, определяющая даты начала работы и др. параметры;

— из карточки формируется текст приказа, который сохраняется в СЭД и отправляется средствами СЭД на согласование, подписание ЭЦП, печать;

— и т. д.

Продолжение следует…