Быть или не быть ... СЭД?
На основании чего руководитель может принять решение о необходимости внедрения СЭД
О
связи стратегии развития предприятия и стратегии развития ИТ написано уже не
мало. Ни для кого не секрет, что решение о внедрении информационной системы на
предприятии – это стратегическое решение, особенно если речь идет о такой
массовой системе как СЭД, к тому же кардинально меняющей принципы работы
организации.
Конечно, есть масса методов принятия решения, в том числе по развитию компании, есть масса критериев, но человек – это субъект, а потому решения чаще всего принимает субъективные. Хотя объективную оценку ситуации грамотный руководитель всегда проводит, но на решительный шаг часто нужна некая интуиция, присущая талантливым руководителям, или другой какой-то стимул.
Не будем пока останавливаться на том, КАКУЮ выбрать СЭД, рассмотрим основания для решение вопроса, НУЖНА ли СЭД.
Что же может повлиять на решение руководителя:
- надоевшие кипы бумаг, в очередной раз упавшие со стола;
- сорванный контракт с важным заказчиком из-за того, что вовремя не оформили нужные документы;
- очередное решение президента, чей портрет серьезно глядит со стены, в рамках проекта «Электронная Россия»;
- восторженные отзывы, полученные при встрече в кулуарах на конференции от знакомого директора, который уже внедрил СЭД;
- решение вышестоящей организации;
- стремление быть не хуже конкурента, который анонсировал улучшение качества обслуживания клиентов в связи с переходом на электронный документооборот;
- и т.д.
Понимаю, что в силу занятости этот материал не многие руководители прочитают, а потому не смогут пополнить данный список. Но ведь большинство специалистов знают или понимают, что могло или может повлиять на решение их руководителя. Дополните?
Похожие статьи
Комментарии 5
- Желание Генерального иметь возможность контролировать всех и вся, вплоть до последнего дворника,
- Возможность находить нужные документы за конечное время,
- Доступность документов даже тогда, когда исполнитель уволился, или ушёл в отпуск, заболел и т.д.,
- Иногда - возможность на несколько пунктов поднять курс акций компании.
Руководитель не бог, а просто менеджер. Решения он принимает в рамках своего круга задач (если компания большая, то стратегического уровня) на основании целей и задач бизнеса, а не личных интересов. Если компания адекватная, то решение о СЭД (слово совковое, так же как и изложенная мысль) принимается на основе прогноза о повышении капитализации компании или не повышении. В принципе ECM, в той или иной форме, нужна всем и должна внедряться в векторе общего развития ИТ-инфраструктуры и никак не отдельно. Вопрос масштаба автоматизации процессов управления неструктурированной информацией определяется ИТ менеджерами на основе целей и задач целевых бизнес-процессов.
Если компания постсоветского или постбандитского уровня, то решение примет кто-то кто близко к телу на основании какого угодно собственно мнения. Например потому что "СЭД" нужна Марьи Ивановне или потому что "Колян так уже сделал". Есть шанс, конечно, что какой нибудь Итешник хлебнет 100 грамм, соберет всю волю в кулак и пойдет на ковер просить денег на интересный лично для него проект. Обоснует так же чем угодно.
Руководитель где-то бог, где-то менеджер, но в первую очередь он человек, и эмоциональную составляющую от него не отключить. Речь ведь идет не о принятии решения только на основании этого мотива, а о некой "последней капле" на чашу весов. Я встречала вполне адекватные компании среднего масштаба с современным уровнем управления, в которых, безусловно, оценивали эффективность внедрения СЭД, но конечное решение во многом определялось надоевшими руководителю проблемами с бумагами.
Кстати вот о практике. На проектах компании ST если руководитель высшего уровня включался в электронный документооборот, то нужны были огромные усилия чтобы для него бумажных документов стало меньше. Всякая мелочевка типа служебок, которые можно полностью перевести в электронный вид, к нему и раньше не приходила - не по погонам. А вот всякие договора, приказы, нормативные документы для гос. органов и т.д. ему так и так приходиться подписывать на бумаге.
Так что бедные топы - хотят меньше бумаги, но тут кардинально им поможет только государство, введя нормальную систему юридической значимости электронных документов.
И я бы не стал своим клиентам говорить что бумаги у Вас будет меньше - ибо не правда это.
По поводу несчастной доли топов абослютно согласна. Тут видимо другой практики в текущей ситуации быть и не может: у них исходящей бумаги не уменьшается. А вот входящую вполне можно перевести в электронный вид (письма, служебки и проч.), если конечно руководитель к этому морально готов.
Есть еще одна проблема руководителей, которая в СЭД решается почти как на бумаге, но более эффективно. У руководителя очень быстро могут накапливаться задания, которые чаще всего нужно просто переадресовать, а потом проверить исполнение. Так вот на это (сортировку заданий, из анализ и приемку и т.п.) у руководителя часто времени не хватает. Но за него вполне может поработать секретарь, а руководитель может сам отслеживать только наиболее критичные проблемы, требующие его непосредственного контроля.
И даже если он не будет контролировать реально все и вся, но сознание подчиненными того, что он в любой момент может это сделать достаточно неплохой стимул.