6 бумажных процедур в работе, убивающих вашу продуктивность

Андрей Власов, директор по развитию бизнеса SoftForce.

Многие организации тратят огромное количество времени на контроль и исполнение бумажной работы, а ведь это время можно было бы посвятить более важным вещам. Успех в управлении документами и связанными с ними процедурами лежит в грамотном расставлении приоритетов и усовершенствовании соответствующих бизнес-процессов. Ниже я предлагаю несколько рекомендаций для минимизации бумажной рутины, а так же список процессов подлежащих немедленной автоматизации и перевода в электронный формат.

Типичные «бумажные» проблемы организации

Поиск документов: Традиционная система архивного хранения становится все менее и менее эффективной и дорогостоящей. Сотрудник может потратить большое количество времени на поиск документа, который ошибочно размещен в другом месте или вообще не помещен в архив. Искомый документ может оказаться где угодно и даже в большой стопке бумаг на рабочем столе. Как прекратить эти поиски документов и начать использовать рабочее время более эффективно? Одним из решений может быть инструмент отслеживания нахождения оригинала документа в системах электронного документооборота.

Перемещение документов: Сколько времени вы тратите на физическое перемещение и передачу оригиналов документов? Люди могут ждать часами и днями, пока у них появится возможность ознакомиться с документом. При использовании цифровых копий документов, вам не придется нарезать километры по учреждению, а утверждение документов будет идти параллельно для всех участников процесса.

Потеря документов: Никакой архив не может предотвратить потерю документов. И неважно затерялся ли документ на чьем-то столе в стопке бумаг или вообще ошибочно был выкинут. Значение будет иметь только одно – это затраты на его восстановление или той информации, которая в нем была. Имея же архив электронных документов, вы убережете себя от их потери и упростите их поиск и как следствие уменьшите количество бумажной работы.

6 бумажных процедур требующих автоматизации с помощью СЭД

1. Заявки: В каждой организации есть свои правила по закупкам тех или иных материалов или услуг, требующих одобрения определенных лиц. Всю бумажную работу с заявками можно легко автоматизировать с помощью бизнес- процессов. Заявка создается ответственным сотрудником, далее по ней запускается необходимый процесс на ее утверждение и одобрение. При интеграции с бухгалтерской системой вся информация по заявке может так же отражаться и в ней. Причем все расхождения в заявке и выставленном по ней счете будут обнаружены автоматически, что сведет к минимуму ручную проверку документов.

2. Прием на работу: Количество бумажной работы при вводе сотрудника в должность всегда в избытке. Это заполнение форм, карточек, заявления, приказы и т.д. Вся эта информация может быть либо собрана в электронном виде, либо оцифрована для дальнейшей работы с ней в других документах или отделах, как внутри компании, так и вне ее.

3. Утверждение документов: Работа по утверждению бумажных документов, как правило, линейна. Пока не утвердит один сотрудник, документ невозможно передать другому. Постоянный перенос документов из одного кабинета в другой, со списком лиц принимающих участие в утверждении для сбора их подписей, отнимает большое количество времени. Работа с электронными же документами помогает переориентировать линейный подход в синхронный. Документы могут утверждаться одновременно всеми участниками процесса. Как результат быстрое утверждение документов и эффективная работа организации.

4. Согласование документов: Данная бумажная работа схожа с вышеописанной процедурой, ибо подразумевает так же, как минимум наличие подписи или одобрения версии документа. Разница лишь в том, что бумажной работы на этом этапе может быть гораздо больше. Всевозможные комментарии для исправлений тех или иных пунктов документа, доработки или перефразирование могут стать настоящим кошмаром, если учитывать их все поочередно. Возможность работать с электронными документами или их карточками позволяет высказать свои замечания или комментарии по документу сразу всем участникам процесса и внести все необходимые поправки одновременно. Вся история же изменений будет доступна в режиме онлайн.

5. Подготовка к аудиту: Проведение аудита в организации, как правило, отнимает очень много времени. Аудиторы постоянно запрашивают те или иные документы в той форме, в которой они хотят их видеть. Работа с бумажными документами означает постоянное обращение к архиву, нужной полке, папке и так далее, и хорошо, если архив находится недалеко, и он грамотно организован. А если нет, то вы неплохо себя подготовите к забегу в марафоне. При наличии электронного архива документов, все запрашиваемые аудиторами документы будут от вас на расстоянии двух кликов мыши.

6. Ввод информации с бумажных носителей: В некоторых организациях, особенно муниципальных, люди заполняют бумажные формы, после чего сотрудник учреждения вносит эту информацию в систему. Это двойная бумажная работа. Оцифровка процесса и документов, поможет избавиться от этого и консолидировать работу на электронных формах и процессах их обработки.

Шаги для перевода бумажных процессов в цифровые

1) Определите ваши основные расходы на операционную деятельность. Что мешает компании получать запланированную прибыль, и какие бизнес-процессы требуют скорейшего усовершенствования? Какая бумажная работа отнимает больше всего рабочего времени?

2) Задокументируйте процессы, которые необходимо автоматизировать в первую очередь (заявки на закупки, утверждение счетов на оплату, оформление сотрудников, утверждение внутренних документов и т.д.), и определите ключевых заинтересованных лиц этих процессов.

3) Разбейте проекты на мелкие этапы и достигайте маленьких побед. Не пытайтесь автоматизировать все и сразу.

Пример перевода бумажных процессов в цифровые из реальной жизни

В крупных организациях сотрудники сегментированы по функциональным обязанностям. Документы предназначенные для их утверждения или рассмотрения ожидают своей очереди, чтобы пройти этот этап. Иногда они «зависают» на время пока сотрудник не выйдет из отпуска или не вернется из командировки.

Неэффективность этого подхода не в том, что процесс утверждения или согласования занимает много времени, а в долгом переходе между самими этапами.

При работе с одним из клиентов у него было желание автоматизировать процесс утверждения документов. Процесс достаточно типичный для любой организации. Когда же мы начали анализировать то, как это было устроено в организации, выяснили, что каждый документ возвращался к секретарю как минимум три раза, прежде чем он все-таки попадал на стол руководителю. Когда же мы спросили его, зачем он трижды возвращается к секретарю, он объяснил, что это необходимо для того, чтобы она проверила, все ли соответствует процедуре и те ли ответственные лица его согласовали.

После внедрения СЭД системы, вся процедура бумажной работы по согласованию была полностью автоматизирована. Более 50% всех физических контактов с документом в процессе его утверждения удалось сократить. Стоит ли упоминать о том, как повысилась продуктивность всех участников данного процесса и работа организации в целом. Автоматизировав это процесс, они сделали первых шаг к организации будущего, а именно «организации без бумаги».

А вам знакомы такие ситуации?

Источник: SoftForce