7 вопросов о долговременном хранении электронных документов

Делопроизводители сегодня хорошо разбираются в системах электронного документооборота. При этом многие понимают, как важно организовать современное хранение документов и как это сделать правильно. Однако разобраться в теме иногда бывает непросто. Ответы на 7 самых популярных вопросов о долговременном архиве электронных документов — далее.

Организовать хранение электронных документов (ЭД) можно по-разному. Например, передавать их в архив на обособленных носителях информации — использовать для этого оптические диски. Второй вариант — создать информационную систему архива организации.

Как строится работа с такой системой, что нужно знать делопроизводителю? Все ответы будут позже, а пока давайте начнём с важных терминов.

1. Контейнер электронного документа. Для чего он нужен?

Электронные документы создаются, согласуются и подписываются в информационных системах организаций. При этом они «обрастают» дополнительной информацией, называемой метаданными. В результате кроме самого документа в системе хранятся его реквизиты, электронные подписи, история согласования и другая полезная информация.

Когда ЭД передают на архивное хранение, недостаточно просто выгрузить тело документа (например, файл в формате MS Word). Нужно собрать и передать информацию, которая в дальнейшем позволит обеспечить его юридическую значимость, читабельность, да и просто возможность поиска. Но мало того, что информацию нужно собрать, её нужно куда-то «положить». Для этой цели был придуман контейнер.

2. Что представляет собой контейнер?

Как отмечалось выше, электронный документ (в отличие от бумажного) не является «единым» объектом. Он включает в себя:

● непосредственно информацию о факте конкретной хозяйственной деятельности в исходном формате системы, в которой создали этот документ;

● метаданные, которые появляются в информационной системе в процессе работы с ним.

Состав метаданных зависит от вида документа и определяется самой организацией. Например, в зависимости от предполагаемых вариантов поиска ЭД в архивной системе.

Для воспроизводимости электронных документов в виде, понятном человеку на протяжении всего срока его хранения, рекомендуют использовать специальные форматы. Например, для текстовых — PDF/A.

При формировании контейнера должно выполняться преобразование формата. Правильнее, когда это делает система-источник, где «родился» документ, так как она умеет работать с исходным форматом и отвечает за преобразование в человекочитаемый вид.

Формат архивного хранения (PDF/A) в контейнере обязателен для документов длительного (более 10 лет) и постоянного срока хранения. Для ЭД со сроком хранения до 10 лет риск устаревания формата значительно ниже. Но при этом нужно учитывать, что:

● есть риски, связанные, например, с изменением срока хранения документа, а точнее с необходимостью его увеличить;

● в любом случае нужно обеспечить возможность просмотра ЭД.

Эти особенности определяют требования к контейнеру по Рекомендациям ВНИИДАД. Также в него могут быть включены другие файлы. Это могут быть файлы приложений, которые являются неотъемлемой частью документа и листы согласования.

Таким образом, контейнер электронного документа представляет собой ZIP-архив с набором файлов и позволяет обеспечить хранение ЭД отдельно от информационной системы, в которой его создали.

3. Как организовать формирование электронных дел?

Сделать это можно двумя способами:

● в информационных системах, являющихся источниками электронных документов;

● в архивной системе.

Независимо от того, какой вариант вы выберете, нужно предусмотреть в номенклатуре дел организации возможность их формирования в электронном виде.

ВНИИДАД предлагает выделять электронные дела. Но при этом правила такие же, как для документов на бумажных носителях — никаких особенностей на этот случай нет.

Но особенности есть. Системы-источники генерируют для передачи в архив большое число документов. Поэтому для автоматического формирования дел необходимы четкие критерии.

При разработке номенклатуры дел нужно:

1. Учесть, какое подразделение будет являться владельцем дела (несколько владельцев у дела быть не может — см. следующий вопрос).

2. Сопоставить дела и виды документов, используемые в организации.

3. Выделить критерии для автоматического отнесения ЭД к делам (в качестве таких критериев могут использоваться подразделение-владелец документа, его вид и дата).

Так формируются электронные дела

4. Можно ли списать электронный документ в несколько дел?

При работе с бумажным оригиналом каждое заинтересованное подразделение может сделать копию и списать её в своё дело. А электронный документ в системе один, копия не имеет смысла.

Если возникает желание списать его в несколько дел, то важно понимать последствия:

● появляется несколько «владельцев» ЭД;

● для разных дел могут быть установлены свои сроки хранения.

Лучший вариант в данном случае — создать правила определения одного подразделения-владельца электронного документа и его отнесения к делу данного подразделения. Всем остальным заинтересованным подразделениям в архивной системе можно выдавать доступ к документу.

5. Как определить, когда можно передать документ на хранение из оперативной системы в архивную?

Обратимся к «Правилам организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (Правила архивного фонда). Согласно документу, передача дел в архив организации идёт по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений и утверждённому руководителем организации.

Но при этом нельзя ставить знак равенства между передачей документа в архивную систему и его передачей в архив организации.

По логике в архивной системе может быть выделено несколько контуров хранения. Например, в решении «Долговременный архив», разработанном на базе системы Directum выделяется:

● оперативный контур — приём контейнеров ЭД и формирование электронных дел;

● контур временного хранения — для документов сроком хранения до 10 лет;

● контур длительного хранения — для документов сроком хранения более 10 лет.

Соответственно, требования Правил архивного фонда скорее относятся к передаче документов в контур длительного хранения архивной системы:

Основным критерием для передачи ЭД в архивную систему является завершение оперативной работы с ним. Для всех видов документов этот момент может наступать по-разному. Например, организационные распорядительные документы можно передавать после завершения их исполнения, а бухгалтерские — после закрытия отчётного периода.

Таким образом, для каждого вида документа нужно определить свои правила передачи на хранение в архивную систему:

При этом важно также учитывать особенности, которые накладываются архивной системой при работе с электронном документом. Например, после передачи ЭД в архивную систему в системе-источнике он не должен изменяться. Или после принятия документа на хранение «вернуть» его обратно в систему-источник нельзя. Также можно ограничить доступ пользователей к оригиналам, переданным в архив.

6. Предоставление электронных документов из архива. Что и в каком виде предоставлять?

Документы передают в архив не только для обеспечения их сохранности, но и чтобы при необходимости получить информацию из них. В случае с бумажными экземплярами предоставляются копии, справки, выписки. Реже это может быть оригинал документа, хранящийся в деле.

По похожему принципу можно построить работу в архивной системе. Так же делаются справки и выписки, только делопроизводитель использует электронные документы, а поиск проще, быстрее и больше возможностей.

Чтобы предоставить электронный документ из архивной системы, можно выдать доступ для просмотра файла в человекочитаемом виде из контейнера ЭД.

Также можно предоставить электронный документ за рамками архивной системы. Есть два варианта:

● в виде бумажной копии — распечатать и заверить её работником архива;

● выгрузить контейнер электронного документа (или его части, например, файлов ЭД и электронной подписи) и передать его на физически обособленном носителе, хотя можно и онлайн.

Важно: сам контейнер ЭД продолжает храниться в архивной системе — выгружается лишь его копия. Её верность подтверждается отсоединённой электронной подписью архива организации (см. Рекомендации ВНИИДАД). При этом контроль за предоставлением электронного документа можно автоматизировать.

7. Как контролировать сроки хранения и уничтожения электронного документа?

Внедрение архивной системы поможет автоматизировать контроль сроков хранения и уничтожения ЭД в архиве. И при правильной организации номенклатуры дел эти процессы выглядят так же, как в случае с бумажными документами.

Сроки хранения и уничтожения ЭД контролируются в разрезе электронных дел. Участие человека необходимо на этапе экспертизы ценности документов и принятия решения. При этом архивная система может помочь делопроизводителю — предоставить ему аналитическую информацию, например, о востребованности документа.

Есть одна техническая и важная особенность уничтожения ЭД. Для восстановления данных на случай сбоев при эксплуатации архивной системы создаются резервные копии. Чтобы при восстановлении информации не было проблем, когда уничтоженный документ «восстает из пепла», резервное копирование должно учитывать бизнес-процессы архивной системы. В этом делопроизводителям/архивистам помогут ИТ-специалисты организации.

* * *

Построение электронных архивов для долгосрочного хранения — обязательное условие, если вы планируете перейти на полностью электронный документооборот. Иначе ваши электронные документы так и останутся «приложением» к бумаге. Она уже становится анахронизмом и тяжёлым камнем для бизнеса, затрудняющим цифровой скачок в развитии. Рекомендуем изучить кейсы внедрения долговременных архивов — они демонстрируют положительный опыт, за которым можно и нужно следовать уже сейчас.

Мы продолжим знакомить вас с нюансами хранения электронных документов и разбирать вопросы делопроизводителей и архивистов. Если вы хотите узнать что-то по этой теме, пишите нам на editor@ecm-jourmal.ru.