Долговременное хранение электронных документов. Что, где и как?

Чтобы правильно выстроить учёт и хранение электронных документов на предприятии, недостаточно подойти к вопросу только технически. Нужно организовать процесс с оглядкой на законодательство и учесть форматы, которые позволят обращаться к оригиналам даже спустя 30 лет.

С каждым годом в компаниях увеличивается количество документов, переведённых в цифру. И если раньше этот рост был незначительным, то в 2020 году многие эксперты отметили «бум» отказа от бумаг в бизнесе. Причины понятны – электронный документооборот позволил российским компаниям остаться на плаву в условиях, когда работа по-старому из-за пандемии была уже невозможной.

Вместе с тем повсюду стал обсуждаться вопрос хранения электронных документов: как в бизнесе, так и на уровне федеральной власти. Так, в прошлом году стало известно о подготовке нового федерального законопроекта об электронных архивах.

Где хранить электронные документы

Пока текущим законодательством утверждены единые правила для хранения всех документов – и бумажных, и электронных. Они описываются в 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».

Как и где именно хранить электронные оригиналы – вопрос, который приходится решать компаниям самостоятельно. При этом если документы будут утрачены или перестанут воспроизводиться, отвечать тоже им. Такое требование, например, есть в 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».

Самое печальное в этой истории – формат, в котором вы сейчас храните электронные документы, через 30 лет может устареть. Например, раньше вы использовали doc, а теперь – docx. При этом у некоторых видов документов появляются свои, обязательные форматы, которые утверждают на законодательном уровне.

Как обеспечить долговременное юридически значимое хранение электронных документов

Существует три основных способа: в облачном хранилище, локально или в специальном электронном архиве. Какие преимущества и минусы есть у каждого из них, советуем прочитать в статье из серии «Бухгалтеру».

Намного важнее обеспечить правильное хранение для юридически значимых электронных документов. Особенно если речь идёт об оригиналах с длительными сроками хранения, указанными в законодательстве.

Гарантом юридической значимости выступают метки доверенного времени (CAdES). Они, как и ответ на запрос от удостоверяющего центра, подтверждают действительность сертификата ЭП.

Ещё одна важная сущность в долговременном хранении электронных документов – штамп времени. Технически это метка доверенного времени, которая гарантирует, что во время подписания документа сертификат ЭП был действующим. В дальнейшем обеспечивать его постоянную действительность помогают службы штампов времени TSA (Time Stamping Authority).

Эксперты уверяют, что если компания планирует обеспечить юридически значимое долговременное хранение электронных документов, то потребуется специализированное решение (например, Долговременный архив от компании Directum). Привычные HRM-, ECM-системы или СЭД далеко не всегда могут предоставить весь необходимый для этого функционал.

Читайте также:

• 7 вопросов о долговременном электронном хранении документов
• Что учесть при организации архива электронных документов
• Долговременный архив: как и зачем его создавать