Лучший обзор возможностей кадрового электронного документооборота и трудового законодательства

Евгения Сарварова, бизнес-аналитик DIRECTUM

Сегодня мы обмениваемся с контрагентами договорами и первичкой, используя системы обмена, отправляем документы в налоговую через личный кабинет, мы перевели ОРД в электронный вид, но кадровые документы до сих пор печатаем на бумаге и подписываем «живыми» подписями.

Давайте попробуем разобраться почему так происходит.

Трудовое законодательство

Законодательство диктует работодателям печатать документы и собирать подписи сотрудников. Далее речь пойдет про обычных работников, а не про дистанционных, которым уже сейчас разрешено обмениваться с работодателем документами в электронном виде (глава 49.1 ТК РФ).

Так, при приеме на работу на каждого нового сотрудника в организации появляется по 5-6 документов, минимум в трех из которых будущий работник обязан расписаться: заявление о приеме на работу (актуально только для госорганов, для остальных не обязательно), согласие на обработку персональных данных, трудовой договор, трудовая книжка, приказ о приеме и личная карточка. Так, например, ст.67 ТК РФ гласит: «Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя». Помимо этого, перед приемом на работу будущего сотрудника необходимо ознакомить «под роспись» с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Конечно же, речь идет про бумажные документы.

Все работники любых организаций имеют право на отпуск. Трудовое законодательство требует вести актуальный график отпусков. Ст.123 ТК РФ: «О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.» Форма извещения при этом никак не регулируется. Заявление на отпуск от самого работника при этом не требуется, но большинство работодателей для подстраховки на случай проверок все же заставляют своих работников писать заявления. И все же заявления будут требоваться: при переносе уже внесенного в график отпусков отпуска и при уходе в отпуск без сохранения заработной платы. Также будут печататься приказы о предоставлении отпусков. Допустим, что в год по каждому сотруднику появляется в среднем по 10 документов, связанными с отпусками и отгулами. 

Аналогично в других процессах: в течение года сотрудник осуществляет сверхурочную рабочую деятельность, ходит в отпуска, ездит в командировки, меняет должность и зарплату и т.д. На одного сотрудника может уйти до 50 листов бумаги в год (это при условии, что сотрудник часто берет отгулы, ездит в командировки и привлекается к сверхурочной работе). Ведение кадровых документов обходится дорого.

Сокращение затрат

Первая, казалось бы очевидная, статья расходов – это расходы на бумагу. Но для средней организации со среднесписочной численностью в 500 человек, затраты на бумагу обойдутся примерно в 12,5 тыс.руб. (это около 50 пачек бумаги). Сумма небольшая. Связанный вопрос – под такое количество документов, для многих из которых установлен срок хранения 75 лет, требуется отдельная комната. Выделение помещения – это тоже расходы.

Наибольшую долю затрат при работе с кадровыми документами занимают расходы, связанные с организацией подписания и пересылкой документов. Это актуально для любой организации, которая занимает больше, чем одно здание. На ознакомление под роспись с каждым документом сотрудника надо выдергивать с рабочего места и просить подойти подписать документ. Допустим, на дойти/подписать/вернуться на каждый документ тратится по 15 минут. 50 документов в год по 15 минут - это 12,5 ч. В организации из 500 сотрудников годовая потеря времени составляет 6250 часов. На производственном предприятии сотрудник ежечасно производит продукции в среднем на 500 руб. Итого такое предприятие в год недополучает более 3 млн. руб. выручки. Если же документы необходимо не просто перенести из здания в здание, а организовать доставку документов до, например, торговой точки, а после вернуть их обратно, то затраты будут ещё больше.

Переход на ЭДО в части кадрового документооборота позволил бы увеличить размер получаемой прибыли за счет сокращения времени на организацию подписания и пересылку документов.

Когда работодатели перейдут на электронный кадровый ДО?

Если затраты, связанные с ведением кадрового документооборота (ДО) на бумаге, так очевидны, почему до сих пор работодатели массово не ринулись автоматизировать кадровые процессы? Причин несколько.

Федеральный закон "Об электронной подписи" от 06.04.2011 N 63-ФЗ (п.1 ст.6): «Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.»

В ТК РФ при этом для документов, подписываемых не дистанционными работниками, зачастую явно указывается, что они должны быть оформлены письменно. Например, заявление о переносе отпуска: для таких заявлений в ТК РФ указана формулировка «по письменному заявлению работника». При этом для заявления на увольнение тоже сказано, что оно должно быть оформлено «в письменной форме», однако судебная практика допускает оформление заявления в электронной форме. Другое дело, что известных случаев судебной практики, когда электронный кадровый документ был признан правомерным, пока мало, и работодатели опасаются переходить на электронный кадровый ДО.

Связанный вопрос: достаточно высокая стоимость квалифицированной ЭП для физ.лиц – около 900 руб. Это ежегодные затраты на каждого работника. Но даже если всем 500 сотрудникам ежегодно перевыпускать ЭП за счет предприятия и тратить на это 450 тыс.руб., организация всё равно останется в плюсе, так как при этом она дополнительно будет получать более 3 млн руб. выручки за счет экономии на высвобождаемом времени работников и экономии на пересылке документов.

Ещё два камня преткновения – это проверяющие органы (трудовая инспекция, ФСС и т.д.) и архивные фонды. Так, Роструду явно запрещено проводить проверки в электронной форме (основание: Основание – п.42 Приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 30 октября 2012 г. N 354н Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральной службой по труду и занятости государственной функции по осуществлению федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права"). Законодательство, регулирующее работу архивных фондов, уже разрешает принимать документы в электронном виде, но не все архивы имеют техническую возможность это делать.

И все-таки...

Перевод кадровых документов в электронный вид уже не за горами

Причин тому несколько.

Во-первых, Минтруд России начинает эксперимент по электронному кадровому документообороту. На базе нескольких организаций (ОАО «РЖД», АО «Газпромбанк», ПАО «Мечел» и др.) Минтруд опробует работы с разными кадровыми документами в электронном виде. Помимо этого, одна из организаций пройдет проверку Роструда также в электронном виде. Хочется надеяться, что по результатам эксперимента будут в трудовое законодательство будут внесены такие правки, которые явно разрешат переводить кадровые документы в электронный вид не только для дистанционных работников, но и для обычных «стационарных» сотрудников.

Во-вторых, с 1 июля 2018 г. в силу вступает новый ГОСТ Р 7.0.97-2016. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Он явно вводит понятия «копия электронного документа» и «отметка об электронной подписи». То есть можно будет печатать подписанные ЭП документы с отметками (штампами) об ЭП и предъявлять их проверяющим органам.

В-третьих, уже сейчас частично разрешен обмен документами между проверяющими органами и работодателем. Пока, правда, это касается учредительных документов юридического лица. Причем, в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 18 апреля 2016 года №323 изначально проверяющие органы истребуют данные документы «друг у друга», но в электронной (!) форме. Если же предоставленные сведения вызывают сомнения, то проверяющий орган направляет запрос юр.лицу, которое имеет право отправить документы в электронном виде, заверенные квалифицированной ЭП. И акт, составленный по результатам проверки, проверяющие органы тоже могут направить в организацию в электронной форме. То есть взаимодействие в электронном формате между работодателем и проверяющими уже частично налажено.

Что можно делать уже сейчас

●    Переводите процессы делопроизводства и документооборота, уже разрешенные законодательством, в электронный вид: ОРД, служебные записки, доверенности, заявки на пропуска и др..

●    Переводите процессы согласования отпусков и служебных командировок и других кадровых документов в электронный вид, с подписанием бумажных документов только на конечном этапе.

●    Проводите ознакомление работников с локальными нормативными актами в системе ЭДО или на интранет-сайте.

●    Переводите процессы работы с бумажными документами в электронный вид, в том числе архивными документами.

●    Используйте HR-системы и поддерживайте электронные справочники сотрудников в актуальном состоянии.

●    Повысьте квалификацию HR-персонала по использованию ИТ.

* * *

Хочется надеяться, что массовый переход работодателей на электронный кадровый документооборот действительно не за горами. Если к тому же на законодательном уровне получится отказаться от обязательности использования квалифицированной ЭП в пользу неквалифицированной или простой ЭП, это существенно упростит перевод кадровых документов в электронный вид и снизит стоимость ЭДО организации.