Журнал об электронном контенте, документах и бизнес-процессах
ИТ-директору Делопроизводителю Кадровику Бухгалтеру
Электронные архивы

Часть 5. Хранение электронных документов

  0 комментариев Добавить в закладки

 

Партнёр проекта «Электронный документооборот. Школа бухгалтера»:

Сервис обмена электронными документами Synerdocs

Одно дело – организовать внутренний и внешний электронный документооборот, изучить все нюансы применения электронной подписи или сдачи налоговой отчётности в цифровом виде. И совсем другое – выстроить правильное хранение электронных документов.

В пятой статье проекта рассказываем, в чем разница бумажного и электронного архива. А также выясним, что делать тем, кто работает и с печатными, и с цифровыми оригиналами.  

Хранение документов в электронном виде. Главные вопросы

С одной стороны, законодательством определены одни и те же правила – как для бумажных, так и для электронных оригиналов. Основные понятия и требования описывает ФЗ №125 «Об архивном деле в Российской Федерации».

С другой стороны, есть несколько важных моментов, которые нужно учесть при работе с документами в электронном виде.

Где хранить? 

Во-первых, нужно подготовиться технически. Придётся решать, где именно хранить электронные оригиналы: локально, в облаке или на носителях. Последние, кстати, быстро «устаревают» и изнашиваются – через 5-10 лет может случиться и так, что вы не сможете сохранённый когда-то открыть акт или счёт. И вот мы подобрались ко второму вопросу:

Как воспроизвести? 

Сохранить – это легко, но для ведения бухгалтерского архива недостаточно. Его нужно «прочитать» завтра, через месяц или 5-10 лет спустя. Плохая новость в том, что форматы постоянно меняются – недавно был .XLS, а теперь .XLSX. Плюс к тому утверждаются обязательные форматы для документов, которые переводят в статус «формализованные». Насколько быстро устареют те, что вы использовали до момента «икс»?

Важно: юридическое лицо несёт ответственность как за сохранность электронных документов, так и за их воспроизведение. В частности, такое требование содержится в ФЗ №402 «О бухгалтерском учёте».

 

Читайте также: 4 принципа построения электронного архива в ОЦО

 

Как организовать длительное хранение электронных документов? 

Закон требует хранить некоторые оригиналы более 50 лет. Что делать с ними? Какие меры нужно предпринять, чтобы документ можно было без проблем прочитать даже спустя полвека?

Решений на рынке пока немного. На их фоне выделяется «Долговременный архив» от Directum – централизованное хранение всех документов в течение любого срока, установленного государством. При этом соблюдается легитимность процесса и их юридическая сила.

Подробнее о решении «Долговременный архив» – на сайте Directum >>

 

Способы хранения электронных документов

Рассмотрим самые популярные варианты, которые точно соответствуют требованиям законодательства.

Локально. На самом деле нет разницы, как именно получаете и потом работаете с документами. В этом случае вы просто сохраняете на жесткий диск своего компьютера или в специально выделенную папку в локальной сети. 

«Недостаток этого способа – нет гарантии того, что документы будут в сохранности. Настроить ограниченный доступ к папкам очень сложно. При этом следить за тем, сколько уже хранится оригинал и мог ли кто-то внести в него изменения, придётся самому пользователю. Плюс для того, чтобы можно «воспроизвести» акт или счёт, придётся озаботиться соответствующим ПО – как минимум редакторами. И наконец, уже через год-два вы увидите, насколько масштабным стал архив. Найти в нём нужный документ будет очень сложно».

Иван Агапов, руководитель бизнес-направления Synerdocs

Электронный архив. Речь о специально разработанных под эти задачи решениях. Как правило, их предоставляют в рамках ECM- и других систем.

Приятных моментов здесь уже больше. Во-первых, работать с документами в так намного комфортнее. Найти необходимый акт или договор можно в пару кликов. Если нужно оставить какой-либо документ в тайне от сотрудников, которым знать о нём не положено, можно ограничить права доступа.

При этом не нужно устанавливать другие программы. Система отобразит документ в читаемом виде и предоставит дополнительную информацию о нём. А сроки для разных видов документов реализуются автоматически.

Пример – «Финансовый архив» Directum. Благодаря решению можно сократить сроки подготовки к проверке ФНС в 12 раз.

Хранение документов в облаке.  Вариант подходит компаниям, для которых покупка ECM-системы пока не по карману или не является первоочередной задачей.

Более того, хранить электронные оригиналы в облаке могут клиенты оператора ЭДО. Если ваша компания использует сервис обмена, то наверняка замечали – всё, что вы отправляли или получали, хранится прямо там же. И если под рукой будет интернет, то сможете с ними ознакомится – даже удалённо (дома, в отпуске и т.д.). 

Часто операторы хранят документы, даже если абонент их об этом не просит. Обратная ситуация – дополнительные настройки облачного хранилища. Допустим, вам нужно изменить правила доступа к файлам или обеспечить какими-либо дополнительными гарантиями, придётся обратиться к провайдеру. Такие функции оплачиваются отдельно.

Читайте также: Что учесть при создании электронного архива документов

Сроки хранения документов

Как долго нужно хранить электронные документы, определяет законодательство. В частности, требования к срокам содержатся в ФЗ №402 «О бухгалтерском учёте». Согласно закону первичные документы нужно хранить в течение 5 лет после года, когда их в последний раз использовали для отчётности.

Логичное наблюдение: чем значимее для государства (контролирующих органов) документ, тем дольше его необходимо хранить:

Архив и электронная подпись

Пока вы храните электронный документ, он должен иметь юридическую силу. На протяжении всего срока, что ему отведено государством. Главным гарантом его легитимности является электронная подпись.

Вопрос: что делать, если документ будет храниться ещё 2 года, а ваш сертификат подписи уже недействителен? Действительно, его выдают только на год.  А сроки обеспечения сохранности зачастую намного больше.

Однако трагедии в этой ситуации нет. ФЗ №63 «Об электронной подписи» говорит о том, что при проверке подписи сертификат ЭП должен быть либо действующим, либо должны быть доказательства, что он был таковым на момент подписания.

 

«Такими доказательствами могут быть, например, штампы времени и информация о действительности ЭП (OCSP-ответы или списки отзывов сертификатов – CRL-списки). Если взять, к примеру, наш сервис, то при передаче электронной подписи она как раз дополняется данными доказательствами. Фактически, мы делаем из квалифицированной ЭП – усовершенствованную подпись (расширенный формат), которая поможет снять все существующие на сегодняшний день опасения об обеспечении легитимности ЭД».

Иван Агапов, руководитель бизнес-направления Synerdocs

 

А если коротко

Закон определяет сроки хранения документов одинаково – что для бумажных, что для электронных оригиналов. Архив можно организовать прямо на жестком диске своего компьютера, в облаке (сервисе оператора ЭДО) или специализированном решении от разработчиков информационных и иных систем.

Какой вариант подойдет вашей компании, зависит от того нюансов – от необходимости обеспечить конфиденциальность коммерческих данных до желания ускорить процесс в работе с документами.

Читать ещё:

Больше материалов для бухгалтера на ECM-Journal >>

 

 

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (0)
Сейчас обсуждают
Больше комментариев