Чат-боты открывают новые возможности для бизнеса

 «По мере того, как чат-боты все больше и больше входят в норму, компании с более совершенными системами будут на шаг впереди своих конкурентов в глазах потребителей».

Омар Джаваид, директор отдела по контролю производства в компании Vonage.
 

Цифровая трансформация стимулирует современные предприятия идти в ногу со временем, вводить новые формы взаимодействия. В начале года в статье Чат-боты в ECM. Альтернативная мобильность от директора до рабочего была представлена концепция использования мессенджеров – в качестве варианта доступа сотрудников к корпоративным информационным системам. В сентябре компания DIRECTUM представила собственный бизнес-бот. Сегодня предлагаю рассмотреть варианты применения ботов для оптимизации внутренних процессов, а не только для общения с клиентами B2C-сектора, где, например, банки уже широко используют их для взаимодействия с клиентами.

Из истории одной Компании

Компания существует на рынке производства и продажи запасных частей для иномарок уже более 15 лет, прочно заняла свою нишу и активно развивается. Центральный офис и производство расположено в Екатеринбурге, развита оптово-розничная сеть продаж, есть представительства по России и в Казахстане. Более 500 сотрудников штата ежедневно работают в офисе и имеют доступ к информационной системе, другая часть – около 600 сотрудников – занята на производстве, в торговых залах и складах.

Подбор персонала

В связи с развитием оптовых продаж появилась потребность в обеспечении Компании квалифицированными кадрами. Большой поток соискателей проходит через HR-менеджеров, которые не всегда вовремя справляются со своими задачами по подбору: публикации вакансий, обработка поступивших анкет, предварительные собеседования.

Руководство приняло решение автоматизировать процесс подбора персонала посредством мессенджеров: функции предварительного собеседования передали чат-боту, что значительно упростило работу специалистов, которые могли уже больше внимания уделить кандидатам, прошедшим предварительный отбор.  

HR-служба Компании отмечает, что время на предварительный анализ резюме сократилось, а процедура подбора персонала стала качественнее и эффективнее за счет формирования банка резюме и рассылки уведомлений при появлении вакансии заинтересованным кандидатам.

Онлайн-гид для новых сотрудников

Так как практика использования мессенджеров показала первые хорошие результаты, развиваться продолжили в том же направлении: с помощью консультант-бота решили адаптировать «новичков» к новому месту работы.

Использование бота способствует сокращению времени на проведение инструктажа, помогает быстрее адаптироваться на новом месте, а также в целом повышает лояльность к Компании, которая в игровой форме, с использованием современных технологий взаимодействует с новым сотрудником.

Корпоративное обучение

Безусловно, главной задачей любого работника является качественно и своевременно выполненная работа. Для того чтобы сотрудник показал высокие результаты, его нужно не только плавно ввести в должность и адаптировать, но и правильно обучить, сочетая теорию с практикой. Обучение всегда актуально для всех сотрудников, особенно для тех, у кого нет доступа к ПК.

До внедрения интерактивного обучения HR-менеджер оформлял заявки за всех работников, формировал группы и курировал процесс. Теперь организация обучения выглядит иначе.

Таким образом, чат-бот органично вписался в процесс корпоративного обучения, сделав его более доступным, быстрым и интересным. Всё это способствует повышению компетентности работников «без отрыва от производства», а также росту качества выполненной работы.

Организация совещаний и исполнение поручений по совещанию

Когда бизнес-бот доказал свою эффективность в сравнительно простых процессах, Компания приняла решение расширить его возможности. Требовалось сократить время на организацию совещаний, а также на последующую отправку поручений по протоколу совещания.

Руководители и участники совещаний отметили удобство применения решения, особенно порадовала возможность мобильного согласования протокола и исполнение поручений в мессенджере.

Оформление командировки

Ранее процесс согласования командировки в электронном виде был доступен только для автоматизированных пользователей в СЭД, а бронирование билетов и гостиницы осуществлялось через интернет, что порой вызывало некоторые неудобства, особенно если оформить выезд нужно было срочно. С внедрением новых практик все изменилось.

Процесс согласования командировки стал удобным и быстрым для всех сотрудников, добавилась возможность бронирования гостиниц, покупки билетов и предоставления отчетности посредством умного бота.

***

Благодаря чат-ботам, Компания закрыла широкий спектр бизнес-задач. К приобретенным преимуществам можно отнести:

●   Вовлечение в цифровое взаимодействие неавтоматизированных работников, доступ к корпоративным сервисам есть у всех сотрудников.

●   Снижение затрат на подключение к ИС – Компании не нужно тратить средства на закупку дополнительного оборудования, чтобы работать с решением, пользователю достаточно установить мессенджер на мобильном устройстве и авторизоваться в чате.

●   Повышение лояльности сотрудников, так как сократилось время выполнения типовых операций: запросы обрабатываются быстрее, отсутствует бумажная волокита, инструмент взаимодействия простой и удобный (нужен только доступ в интернет).

●   У Компании появилась возможность быстро адаптировать и самостоятельно разрабатывать бизнес-процессы под нужды своего бизнеса.

Сегодня наблюдается устойчивый тренд по применению чат-ботов в бизнесе, многие компании уже по достоинству оценили их преимущества, функциональные и интеграционные возможности. Использование мессенджеров совместно с современными информационными системами позволяют закрыть совершенно не типичные, на первый взгляд, для ботов задачи. Работать становится не только удобно и просто, но и интересно, что вызывает отклик у сотрудников и желание взаимодействовать.

Если вы заинтересованы в цифровом развитии своей компании, знакомьтесь с решением DIRECTUM Bot и смотрите запись онлайн-семинара «Practicum DIRECTUM: Бизнесу нужен чат-бот. Для чего?».