Журнал о системах электронного документооброта (СЭД)
Учебники Просто о СЭД ЭП/ЭЦП Внешний документооборот Цифровая трансформация Рубрики
Тренды, мобильность и контент в жизни

Чат-боты открывают новые возможности для бизнеса. Кейсы применения

  0 комментариев Добавить в закладки

 «По мере того, как чат-боты все больше и больше входят в норму, компании с более совершенными системами будут на шаг впереди своих конкурентов в глазах потребителей».

Омар Джаваид, директор отдела по контролю производства в компании Vonage.
 

Цифровая трансформация стимулирует современные предприятия идти в ногу со временем, вводить новые формы взаимодействия. В начале года в статье Чат-боты в ECM. Альтернативная мобильность от директора до рабочего была представлена концепция использования мессенджеров – в качестве варианта доступа сотрудников к корпоративным информационным системам. В сентябре компания DIRECTUM представила собственный бизнес-бот. Сегодня предлагаю рассмотреть варианты применения ботов для оптимизации внутренних процессов, а не только для общения с клиентами B2C-сектора, где, например, банки уже широко используют их для взаимодействия с клиентами.

Из истории одной Компании

Компания существует на рынке производства и продажи запасных частей для иномарок уже более 15 лет, прочно заняла свою нишу и активно развивается. Центральный офис и производство расположено в Екатеринбурге, развита оптово-розничная сеть продаж, есть представительства по России и в Казахстане. Более 500 сотрудников штата ежедневно работают в офисе и имеют доступ к информационной системе, другая часть – около 600 сотрудников – занята на производстве, в торговых залах и складах.

Подбор персонала

В связи с развитием оптовых продаж появилась потребность в обеспечении Компании квалифицированными кадрами. Большой поток соискателей проходит через HR-менеджеров, которые не всегда вовремя справляются со своими задачами по подбору: публикации вакансий, обработка поступивших анкет, предварительные собеседования.

Руководство приняло решение автоматизировать процесс подбора персонала посредством мессенджеров: функции предварительного собеседования передали чат-боту, что значительно упростило работу специалистов, которые могли уже больше внимания уделить кандидатам, прошедшим предварительный отбор.  

Соискатель в мессенджере находит паблик-аккаунт Компании, авторизуется, нажимает кнопку Хочу работать у вас, отвечает на сообщения – желаемая должность, ФИО, образование, опыт работы, профессиональные навыки и т.п.

Бот анализирует введенную информацию, предлагает подходящие вакансии. Если подходящих вакансий нет – бот сохранит резюме кандидата в базе данных, а когда вакансия появится – пришлет соответствующее уведомление в чат.

Если вакансия найдена, соискатель делает выбор, нажимая на кнопку Это мне подходит!

Бот согласует с соискателем дату и время для следующего этапа собеседования, бронирует помещение и время выделенного специалиста в календаре. Параллельно в проводнике СЭД HR-менеджеру приходит резюме кандидата.

HR-служба Компании отмечает, что время на предварительный анализ резюме сократилось, а процедура подбора персонала стала качественнее и эффективнее за счет формирования банка резюме и рассылки уведомлений при появлении вакансии заинтересованным кандидатам.

Онлайн-гид для новых сотрудников

Так как практика использования мессенджеров показала первые хорошие результаты, развиваться продолжили в том же направлении: с помощью консультант-бота решили адаптировать «новичков» к новому месту работы.

Бот отправляет напоминание о первом рабочем дне, рассылает схему проезда до офиса, список документов, необходимых для оформления, уведомляет о корпоративной культуре.

Работник может заказать пропуска на вход в здание, въезд на парковку, запросить справочную информацию о сотрудниках или ознакомиться с оргструктурой компании.

В первый рабочий день с помощью бота можно организовать настоящий квест: найти и «зачекиниться» в бухгалтерии, в кадрах, в приемной генерального и в столовой.

Использование бота способствует сокращению времени на проведение инструктажа, помогает быстрее адаптироваться на новом месте, а также в целом повышает лояльность к Компании, которая в игровой форме, с использованием современных технологий взаимодействует с новым сотрудником.

Корпоративное обучение

Безусловно, главной задачей любого работника является качественно и своевременно выполненная работа. Для того чтобы сотрудник показал высокие результаты, его нужно не только плавно ввести в должность и адаптировать, но и правильно обучить, сочетая теорию с практикой. Обучение всегда актуально для всех сотрудников, особенно для тех, у кого нет доступа к ПК.

До внедрения интерактивного обучения HR-менеджер оформлял заявки за всех работников, формировал группы и курировал процесс. Теперь организация обучения выглядит иначе.

Сотрудник в чате-боте оформляет заявку на обучение и выбирает курс.

Тренеру в ИС приходит задание на подготовку программы обучения и методических материалов, которые направляются работнику в мессенджер.

Сотрудник в удобное ему время знакомится с материалами, после окончания обучения нажимает кнопку Ознакомился, Пройти тестирование. По результатам зачета приходит сертификат о пройденном курсе.

Информация автоматически заносится в карточку работника, тренер получает уведомление о прохождении обучения.

Таким образом, чат-бот органично вписался в процесс корпоративного обучения, сделав его более доступным, быстрым и интересным. Всё это способствует повышению компетентности работников «без отрыва от производства», а также росту качества выполненной работы.

Организация совещаний и исполнение поручений по совещанию

Когда бизнес-бот доказал свою эффективность в сравнительно простых процессах, Компания приняла решение расширить его возможности. Требовалось сократить время на организацию совещаний, а также на последующую отправку поручений по протоколу совещания.

Инициатор встречи создает совещание в интерфейсе информационной системы, где указывает наименование, время, участников, вводит пункты повестки совещания.

Информация о предстоящей встрече, вместе с сформированной повесткой совещания направляется участникам в бот.

По итогам встречи инициатор фиксирует пункты протокола в карточке совещания и отправляет протокол на согласование.

Участники выбирают один из вариантов, предложенных ботом: Согласовать, Согласовать с замечанием, На доработку.

По согласованию протокола совещания, пункты протокола автоматически отправляются исполнителям в мессенджер.

Работники без доступа к ПК, на выезде исполняют поручения в один клик – Исполнено с результатом. Отчет по поручению отображается в соответствующей карточке поручения в информационной системе.

Руководители и участники совещаний отметили удобство применения решения, особенно порадовала возможность мобильного согласования протокола и исполнение поручений в мессенджере.

Оформление командировки

Ранее процесс согласования командировки в электронном виде был доступен только для автоматизированных пользователей в СЭД, а бронирование билетов и гостиницы осуществлялось через интернет, что порой вызывало некоторые неудобства, особенно если оформить выезд нужно было срочно. С внедрением новых практик все изменилось.

Сотрудник оформляет заявление на командировку, вводит дополнительные параметры (период, город, цель).

В ИС формируется задание на согласование руководителю сотрудника.

Бухгалтер рассчитывает и начисляет командировочные после согласования заявления.

Бот осуществляет поиск билетов, гостиниц после поступления денежных средств, выводит наиболее оптимальные варианты, по необходимости осуществляет покупку и бронирование.

Бот напоминает о времени предоставлении отчетности по итогам командировки, заполняет авансовый отчет на основании данных из переписки.

Процесс согласования командировки стал удобным и быстрым для всех сотрудников, добавилась возможность бронирования гостиниц, покупки билетов и предоставления отчетности посредством умного бота.

***

Благодаря чат-ботам, Компания закрыла широкий спектр бизнес-задач. К приобретенным преимуществам можно отнести:

●   Вовлечение в цифровое взаимодействие неавтоматизированных работников, доступ к корпоративным сервисам есть у всех сотрудников.

●   Снижение затрат на подключение к ИС – Компании не нужно тратить средства на закупку дополнительного оборудования, чтобы работать с решением, пользователю достаточно установить мессенджер на мобильном устройстве и авторизоваться в чате.

●   Повышение лояльности сотрудников, так как сократилось время выполнения типовых операций: запросы обрабатываются быстрее, отсутствует бумажная волокита, инструмент взаимодействия простой и удобный (нужен только доступ в интернет).

●   У Компании появилась возможность быстро адаптировать и самостоятельно разрабатывать бизнес-процессы под нужды своего бизнеса.

Сегодня наблюдается устойчивый тренд по применению чат-ботов в бизнесе, многие компании уже по достоинству оценили их преимущества, функциональные и интеграционные возможности. Использование мессенджеров совместно с современными информационными системами позволяют закрыть совершенно не типичные, на первый взгляд, для ботов задачи. Работать становится не только удобно и просто, но и интересно, что вызывает отклик у сотрудников и желание взаимодействовать.

Если вы заинтересованы в цифровом развитии своей компании, знакомьтесь с решением DIRECTUM Bot и смотрите запись онлайн-семинара «Practicum DIRECTUM: Бизнесу нужен чат-бот. Для чего?».

Похожие записи
Комментарии (0)
Сейчас обсуждают
Больше комментариев