Журнал об электронном контенте, документах и бизнес-процессах
ИТ-директору Делопроизводителю Кадровику Бухгалтеру
Электронные архивы

Что учесть при создании электронного архива документов

  2 комментариев Добавить в закладки

Количество электронных документов растёт, а длительность их использования вынуждает пользователей серьезнее относиться к хранению. Именно поэтому в последние годы всё чаще говорится о создании безбумажных архивов.

Раньше сдача электронного документа (ЭД) в архив ограничивалась тем, что в его реквизитах указывали, к какому делу он относится.  Но сами электронные документы продолжали хранить в системе электронного документооборота (СЭД). В архив передавали либо бумажные экземпляры, которые формировали перед подписанием, либо электронные документы на материальных носителях (магнитных/оптических дисках) в сопровождении бумажной описи. То есть архивы продолжали оставаться «материальными», а не электронными.

В этой статье поговорим о другом – создании архивов электронных документов, для которых бумажных экземпляров не существует. И ещё одно условие – на протяжении всего срока хранения нужно обеспечивать сохранность и юридическую значимость оригиналов, переданных в архив. 

Чтобы успешно организовать электронный архив, нужно решить организационные и технические вопросы. А для начала изучить два методических момента:

●   Что из себя представляет сдача электронного документа в архив?

●   Как подготовиться к созданию такого архива?

Требования к архиву электронных документов

Архивисты знакомы с «Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (утверждены Приказом № 526 от 31.03.2015 г. Минкультуры).

Если рассматривать правила обобщённо, то они говорят о том, что передача ЭД в архив несильно отличается от истории с бумажными документами. И это усыпляет бдительность специалистов. Хотя в реальности это не совсем так! Дело в том, что у электронных и бумажных документов есть большие различия. Главное из них зафиксировано в определении ЭД:

 

Электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

 

 

То есть информация отделена от носителя, а для ее восприятия человеком требуются специальные технические средства. С этим связаны и основные сложности, которые возникают в процессе хранения ЭД: обеспечение воспроизводимости, юридической значимости и т.д. И это необходимо учитывать при передаче электронных документов в архив.  Но не только это… 

Сам подход к работе с ЭД отличается от процессов с бумагами. Практически любой официальный документ в организации «проходит» через множество подразделений. При работе с бумажным экземпляром каждое из них может после завершения работы списать копию документа в дело своего подразделения, установив необходимый срок хранения.

В случае если взаимодействие с официальными документами в организации ведется в электронном виде (например, в СЭД), то все пользователи работают с одним ЭД. Копий при этом никто, как правило, не создает. Но когда работы по документу завершены, возникают вопросы: в какое дело списывать ЭД, кто будет являться владельцем этого дела? Эти вопросы необходимо проработать заранее при формировании номенклатуры дел, в которую включаются электронные дела (то есть дела, содержащие ЭД).

Рассмотрим, какие этапы работ нужно будет пройти для организации электронного архива:

●   проанализировать виды ЭД и определить, какие информационные системы (ИС) будут являться источниками поступления документов в архив;

●   определить, где будут храниться ЭД;

●   уточнить момент передачи ЭД в архив;

●   зафиксировать формат передачи документов;

●   сформировать дела;

●   передать ЭД на хранение.

В общем-то, этапы организации хранения бумажных документов и ЭД схожи. Рассмотрим особенности и отличия.

Анализируем виды электронных документов

Первое, с чего нужно начать, – уточнить, какие ЭД создаются в организации, и оценить их количество. Это поможет определить специфические требования, которые нужно предъявить к хранению электронных документов и сформировать с их учётом номенклатуру дел (НД). 

Как правило, большинство ЭД составляют документы временного (до 10 лет) срока хранения: служебные записки, первичные учетные и бухгалтерские документы и т.д. Они не подлежат передаче в архив – за хранение отвечают структурные подразделения организации. Но при этом и для них необходимо обеспечить правильное хранение в соответствии с установленными сроками. 

Фиксируем системы-источники  

Типичная ситуация: в крупной организации используется множество специализированных ИС (СЭД, ERP и т.д.), в которых создаются и обрабатываются документы. Каждая система определяет формат документов (docx, pdf, xml и т.д.), их метаданные, вид используемой электронной подписи (УКЭП, УНЭП, ПЭП) и формат ее хранения. Кроме того, один и тот же документ (или его метаданные) может храниться в нескольких системах.

Например, его могут создать и согласовать в СЭД, после чего информация по нему передается в учетную систему для выполнения бухгалтерской проводки. Другой вариант – изначально созданный в одной ИС первичный учетный документ передается в другую, где на его основании формируется бухгалтерский документ.

Возникает вопрос: «Откуда взять ЭД для передачи в архив?». Другими словами: «Какая система будет являться источником?». Имеет смысл выбрать ту ИС, в которой ЭД появился или сформировался изначально как официальный документ (ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Уточняем, где хранить электронные документы

Оперативное хранение ЭД, как правило, осуществляется в той системе, в которой он был создан. Это позволяет быстро обращаться к нему и использовать в оперативной деятельности. Для архивного хранения электронных документов использование оперативных ИС не всегда эффективно, особенно если говорить о долговременном и юридически значимом хранении. Поэтому вопрос «Где будет осуществляться архивное хранение электронных документов?» остается актуальным. 

Альтернатива использованию оперативных ИС для хранения – выделение в ИТ-инфраструктуре предприятия отдельной системы архивного хранения документов. Этот вариант интересен по ряду причин:

●   можно разгрузить хранилища оперативных ИС;

●   получится организовать длительное хранение документов по единым требованиям;

●   сокращается стоимость хранения;

●   снижаются требования к SLA;

●   проще работать архивариусам и делопроизводителям.

Если принимается решение о выделении специализированной системы для хранения ЭД, возникает вопрос передачи документов.

Определяем момент передачи документа в архивную систему


Электронный документ, создаваемый и поступающий в организацию, обрабатываются в одной их информационных систем. С ним идёт активная работа. На данном этапе не только велико количество обращений к ЭД, но и происходит его дополнение метаданными (информацией о подписантах, исполнителях и т.д.).

После завершения работы с документом возникает период, на протяжении которого вероятность и частота обращений к нему остаются высокими – документ остаётся востребованным в оперативной деятельности. Для разных видов документов этот период может различаться. Например, распорядительные документы могут передаваться в архивную систему в конце года, а бухгалтерские – после завершения отчётного периода. Момент передачи ЭД в архивную систему должен определяться типом документа и системой-источником, исходя из особенностей бизнес-процесса, в рамках которого создавался документ.

Определяем формат передачи документов

Выяснив «моменты», когда документы могут быть переданы в архивную систему, нужно ответить вопрос: Какую информацию по ним будем передавать (тело, подписи, метаданные), в каком формате? 

В упомянутых выше «Правилах» прописаны следующие требования к составу контейнера электронного документа:

●   он сам в исходном формате и информация о его подписании;

●   метаданные; 

●   копия документа в специальном формате (например, PDF/A), обеспечивающая возможность его воспроизводимости на протяжении срока его хранения.

Однако остается много вопросов на усмотрение самой организации. Например, какие метаданные передавать по документу? В зависимости от его вида они могут содержать не только реквизиты, но и другую «полезную» информацию, отражающую ход исполнения, согласования документа и т.д..

Формирование дел

Хранение ЭД в системе упрощает решение некоторых задач, для которых ранее использовались дела. В первую очередь это касается поиска документов.

Это не означает, что от дел можно совсем отказаться. Они позволяют группировать документы по критериям, которые сложно сформулировать поисковым запросом. Кроме того, включение ЭД в дело определяет срок его хранения и ответственного за хранение.

Для того чтобы передать электронные документы в архив, их нужно сформировать в дела. В номенклатуре дел отразятся все виды документов, которые есть в организации, в том числе и электронные.

Также потребуется немного пересмотреть подходы к формированию номенклатуры дел. С учётом больших объемов документов, создаваемых в различных системах-источниках, номенклатура должна позволять определять критерии или правила, по которым будут предварительно формироваться дела.

При этом большинство систем организации, например, бухгалтерские и учетные, ничего «не знают» о номенклатуре дел. Возникает вопрос: «Как тогда сформировать дела?»

Возможно два варианта:

1.     Списание ЭД в дела в системе-источнике и передача документа в архивную систему вместе с информацией о деле, к которому он относится. Здесь приходится решать проблему с системами-источниками, которые не «знают» о номенклатуре дел.

2.     Формирование дел непосредственно в архивной системе и распределение документов в них в момент приёма. Для этого необходимо, чтобы общая номенклатура дел организации была передана в архивную систему. Как правило, источником этого справочника является СЭД.

Процесс перевода дел в архив

 

Как только дела сформируются, электронные документы можно отправить в архив. Процесс передачи дел в архив в соответствии со всеми правилами можно реализовать как в СЭД, так и в архивной системе – запуском специальных сценариев (в несколько кнопок).

Подведем итоги

Управление бумажным архивом и оперативное хранение электронных документов достаточно давно и успешно реализуется с помощью СЭД. Организация архивного безбумажного хранения, в том числе долговременного, приводит к появлению новых требований, для реализации которых может потребоваться создание специализированной архивной системы. В этом случае СЭД может выступать как источник ЭД и нормативно-справочного аппарата (как источник номенклатуры дел).

Кроме того, для передачи электронных документов в архив организации необходимо решить ряд задач:

1.     Методические:

●   разработка правил и требований, предъявляемых к хранению всех существующих видов ЭД организации. При этом нужно учитывать, что все большее количество документов переводят в электронный вид;

●   пересмотр нормативной документации с учетом особенностей ЭД;

●   создание внутренних НПА, дополняющих существующую нормативную базу по организации хранения документов. 

2.     Организационные:

●   определение владельца процесса хранения ЭД и наделение его соответствующими полномочиями;

●   обеспечение исполнения разработанных НПА.

3.     Технические:

●   обеспечение комплекса технических и программных средств, необходимых для создания архива. Могут потребоваться значительные аппаратные ресурсы (дисковое пространство, оперативная память и т.д.), а также использование специального ПО, например, TSP-сервер; 

●   организация передачи ЭД в архив в соответствии с требованиями, определенными архивной системой. Это может потребовать доработки систем-источников. 

Следующие шаги возьмёт на себя автоматизированная архивная информационная система. Использование электронного архива позволяет организации:

●   ускорить и упростить доступ для сотрудников к документам, находящимся на хранении;

●   обеспечить сохранность всех документов организации, в том числе временного, до 10 лет, срока хранения; 

●   снизить нагрузку на оперативные хранилища, а также стоимость хранения документов за счёт меньших требований к серверному оборудованию и системам хранения по сравнения с требованиями к оперативным системам.

И наконец, не забывайте: архивное хранение электронных документов – это важная для организации задача. Документы являются подтверждением операционной деятельности организации. Поэтому необходимо обеспечить их сохранность и юридическую значимость на протяжении всего срока их хранения.

Автор: Алексей Микрюков, аналитик Directum 

 

Источник: GlobalCIO

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (2)
Айрат Сибгатуллин 18 февраля 2020 г. 08:06  

Алексей, вы пишите, что электронный архив может обеспечить "сохранность всех документов организации, в том числе временного, до 10 лет, срока хранения". Чем обусловлен именно такой срок? Как хранить электронные документы, срок временного хранения которых составляет 15, 20 и более лет?

Могли бы вы в следующей статье рассказать про особенности обращения с документами, находящимися в электронном архиве. Например, какие действия необходимо выполнить сотруднику, чтобы получить на ознакомление распорядительный документ, сданный в электронный архив 3-5 лет назад. Чем он отличается от процесса выемки бумажного документа?

Михаил Щеглов 30 августа 2020 г. 15:03  
Например, его могут создать и согласовать в СЭД, после чего информация по нему передается в учетную систему для выполнения бухгалтерской проводки. Другой вариант – изначально созданный в одной ИС первичный учетный документ передается в другую, где на его основании формируется бухгалтерский документ. Возникает вопрос: «Откуда взять ЭД для передачи в архив?». Другими словами: «Какая система будет являться источником?». Имеет смысл выбрать ту ИС, в которой ЭД появился или сформировался изначально как официальный документ (ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Мне кажется в данной ситуации нельзя однозначно говорить, что для передачи в архив нужно брать документ именно из той системы, в которой он сформировался как официальный документ.

Дополним пример. Документ создали и согласовали в СЭД, после чего информация по нему передается в учетную систему для выполнения бухгалтерской проводки. После этого (при закрытии периода), бухгалтерские документы, вместе с сопроводительными, передаются в архив и хранятся одним пакетом.

При такой организации работы в архиве будут храниться два документа. Первый из системы, в которой он сформировался как официальный документ, и второй, который попал в архив как один из элементов пакета по бухгалтерскому документу.

Вопросы остаются. Корректно ли такое хранение документа? Как правильно его сдавать в архив?

Сейчас обсуждают
Больше комментариев