Журнал об электронном контенте, документах и бизнес-процессах
Учебники Просто о СЭД ЭП/ЭЦП Внешний документооборот Цифровая трансформация Эксперты
Делопроизводство и канцелярия

Электронное подписание наряд-допусков на работы повышенной опасности

  1 комментариев Добавить в закладки

Электронное оформление нарядов-допусков на опасные работы — способ сэкономить компаниям массу ресурсов. Для того чтобы реализовать эту модель, стоит внимательно изучить нюансы законодательства как об электронных подписях, так и по охране труда.

https://group100.com.au/assets/uploads/2018/06/banner_01-e1528942156381.jpg

Автоматизация документооборота, связанного со сферами повышенной опасности, сегодня получает все большую актуальность. К таким сферам относятся бурение нефтяных и газовых скважин, строительство на большой высоте, ремонт трубопроводов и прочее.

Для чего требуется наряд-допуск

На выполнение подобных процессов нужен специальный документ – наряд-допуск. Он содержит конкретные производственные задачи, определяет исполнителей, ответственных лиц, время, место и условия проведения работ. Наряд-допуск оформляется на бригаду рабочих. После ознакомления с условиями труда и инструктажем по охране труда документ закрепляется подписью каждого сотрудника, затем подписывается ответственным за проведение работ (мастером). Образец наряда-допуска на выполнение работ с повышенной опасностью выглядит следующим образом.

В переходе от ручного подписания наряда-допуска к электронному есть существенные плюсы: для подрядных организаций – возможность готовить комплекты документов удалённо, благодаря чему исключаются потери времени и затраты на транспортировку с действующих рабочих объектов; для лиц, ответственных за составление документа – быстрое согласование; для исполнителей – сокращение времени на оформление. Время оформления наряда-допуска в электронной форме существенно сократится, только если правильно организовать процессы. Поэтому в качестве нового инструмента подписания мы решили рассмотреть электронные идентификационные ключи.

Можно ли переводить наряд-допуск в e-форму?

Обратимся к Приказу Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору от 20.11.2017 года № 485 «Об утверждении Федеральных норм и правил в области промышленной безопасности «Правила безопасного ведения газоопасных‚ огневых и ремонтных работ»:

4.2.16. Записи в наряде-допуске на проведение ремонтных работ должны быть четкими и читаемыми. Допускается заполнение наряда-допуска с использованием персонального компьютера. Не допускается заполнение наряда-допуска карандашом. Исправления в тексте и подписи ответственных лиц с использованием факсимиле и их ксерокопии не допускаются.

Возможность использования ЭП при согласовании нарядов-допусков на проведение ремонтных работ устанавливается внутренними документами эксплуатирующей организации в соответствии с требованиями Федерального закона от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Допускается оформление и регистрация наряда-допуска на проведение ремонтов в e-виде. Но для того чтобы электронная форма наряда-допуска на производство работ повышенной опасности соответствовала всем требованиям, необходимо исключить возможность несанкционированного изменения информации в наряде-допуске на проведение ремонтных работ, и обеспечить условия хранения наряда-допуска на проведение ремонтов в течение одного года со дня его закрытия.

Таким образом, заполнение наряда-допуска в электронной форме допускается.

Можно ли фиксировать прохождение инструктажа с помощью ЭП

Согласно абзацу 8 части 2 статьи 212 ТК РФ работодатель обязан обеспечить обучение безопасным методам и приемам выполнения работ и оказанию первой помощи пострадавшим на производстве, проведение инструктажа по охране труда, стажировки на рабочем месте и проверки знания требований охраны труда.

Статья 225 ТК РФ устанавливает, что все работники, в том числе руководители организаций, и работодатели – индивидуальные предприниматели, обязаны проходить обучение по охране труда и проверку знания требований охраны труда в порядке, установленном уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений. Проведение всех видов инструктажей регистрируется в соответствующих журналах проведения инструктажей (в установленных случаях — в наряде-допуске на производство) с указанием подписи инструктируемого и подписи инструктирующего и даты проведения инструктажа.

Согласно статье 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи» информация в электронной форме, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и применяется в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе». Таким образом, фиксацию прохождения инструктажа с помощью ЭП считаем возможным.

 

Эргономичное решение задачи электронного подписания

Представьте, что вся бригада собирается в одном помещении, оснащённом отдельным персональным компьютером с подключенным к нему считывателем электронных ключей.

После прослушивания инструктажа сотрудники по очереди подходят к считывателю и прикладывают электронные идентификационные ключи — в системе фиксируется информация о подписании документа каждым из них. После этого документ таким же образом подписывается мастером и отправляется подрядчику.

Технически «подписание» выражается в формировании в системе множества усиленных неквалифицированных электронных подписей (УНЭП) работников и усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) мастера. Усиленная электронная подпись (а не простая) была выбрана по двум причинам:

1. Наряды-допуски применяются для обеспечения безопасности труда, поэтому их правильное оформление, соблюдение предписаний и проведение инструктажа бригады рабочих являются важным для работодателя.

2. Документ будет участвовать в электронном обмене между организациями (заказчиком и подрядчиком), поэтому требуется закрепить его юридическую значимость.

Можно ли отправлять документ подрядчику только с подписью мастера

В случае с применением работниками УНЭП для подписания наряда-допуска работодателю необходимо предусмотреть внутренний порядок ее использования и соблюсти требования статьи 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

При обмене нарядами-допусками с подрядчиком необходимо определить в двухстороннем соглашении, что наличие УКЭП мастера гарантирует наличие УНЭП работников о том, что они прошли инструктаж. Дополнительно в соглашении стоит предусмотреть для исключительных ситуаций, что подрядчик вправе запросить полную информацию о подписании наряда-допуска, предоставить такую информацию можно, выгрузив документ со всеми файлами ЭП из системы.

В описанной схеме получение подрядчиком наряда-допуска без НЭП работников об инструктаже считаем некритичным, достаточно указать данные работников.

Результат

В результате можно получить значительное ускорение процесса. Документ для ознакомления надежно хранится в системе вместе со всем перечнем подписей. В случае возникновения нежелательного инцидента по причине несоблюдения техники безопасности и при обращении пострадавшего сотрудника в страховую компанию с претензией на выплаты со стороны предприятия, само предприятие может защитить себя, предъявив документ с подписью сотрудника.

Какие еще документы по работе с персоналом можно перевести в электронный вид обсудим на вебинаре по цифровизации HR-процессов, регистрируйтесь.

https://ecm-journal.ru/images/36523150image002.png

 

Читайте также

Кадровые документы, от которых можно отказаться

Как ознакомить сотрудника с документом? Ограничения и возможности для предприятий

Выдача расчетных листков по электронной почте

Электронные авансовые отчеты: а что, так можно?

 

Больше статей на тему Электронный кадровый документооборот

 

 

Источник: КлубТК

Похожие записи
Комментарии (1)
Василий Лукин 31 октября 2019 г. 23:31  

Так как я 8 лет до Директум провел в нефтегазовой сфере напишу пару слов о том, как обстояли дела на тот момент. Работая на морских объектах компании SEIC проекта Сахалин 1 доводилось использовать систему электронных нарядов допусков ISSOW. Электронных ключей мы не использовали, при согласовании и подписании наряда использовалась ПЭП в виде логина и пароля пользователя в системе. Компьютера располагались как непосредственно на буровой, так и в жилой зоне. Из минусов - бумаги мы переводили очень много, каждый наряд распечатывался и обязательно должен был присутствовать как непосредственно в месте проведения работ, так и в виде копии в офисе инженера по ТБ (хотя в принципе он мог видеть все эти документы в системе, с местом положения работ на карте). Что касается инструктажей по ТБ, то все они фиксировались в журнале заверенные собственноручной подписью.

Сейчас обсуждают
Больше комментариев