Отсканированный документ хорош вовремя: как справиться с бумажной волокитой, заполняя налоговую декларацию

Близится конец налогового года: в это время, как правило, труднее всего приходится бухгалтерам и руководителям ИП. Согласно Федеральному закону от 28.06.2013 №134-Ф3, с 2014 года все плательщики НДС теперь переходят на сдачу деклараций в электронном виде. Но во время заполнения налоговой декларации вокруг нее возникают целые ворохи самых разнообразных бумаг: чеки, счета, билеты на поезд, инвойсы и квитанции.

Именно это становится «головной болью» бухгалтеров и часто побуждает людей отказываться от индивидуальной предпринимательской деятельности.

Считается, что заполнение «бумажек» — это одна из сложнейших задач повседневной деловой жизни. В последнее время мы привыкли решать любую проблему простым щелчком мыши или движением пальца по сенсорному экрану, поэтому работа с материальными документами превратилась для многих в непосильное испытание.

Однако на рынке существует целый ряд технологических решений, которые решают проблемы работы с бумажной документацией. Например:

·       Офисная техника: сканеры, факсы и др. Однако для многих из использование этой техники – давно не новинка. В отличие от следующего пункта.

·       Полезное ПО для сканирования. Оно способно перевести документ в цифровой формат и отправить его в виртуальное хранилище, из которого документ при необходимости можно будет быстро извлечь.

·       Полезное ПО для распознавания текстов. Отсканированный документ можно легко перевести из формата фотографии в формат текста – одним нажатием кнопки. Такие файлы будут поддерживать поиск.

·       Облачные технологии. Благодаря им вы сможете пользоваться этими документами с любого компьютера, даже не находясь в офисе.

Использование этих технологий крайне важно для лиц, заполняющих налоговые декларации и предприятий в целом. А вам больше не придется кропотливо разбирать кипы квитанций, накопившихся за несколько недель!

Интересный факт: затруднения с документацией не только влекут за собой неудобства и стресс, но и понижают рентабельность бизнеса!

Экономичность цифровых систем хранения файлов рассматривается в исследовании, опубликованном Fujitsu совместно с AIIM (Ассоциацией управления информацией и изображениями) (http://www.aiim.org/) — «Сканируйте больше, печатайте меньше — большая выгода для малого предприятия» (http://www.fujitsu.com/downloads/COMP/fel/scanners/documents/whitepapers/scan-more-print-less-eng.pdf).

AIIM, глобальное сообщество экспертов в области информации, полагает, что на составление одного бумажного документа у небольшого предприятия в Великобритании уходит примерно 13 фунтов. Потеря или неправильное заполнение документов приводит к дальнейшему росту издержек — по подсчетам AIIM, каждый утерянный документ обходится предприятию в среднем в 80 фунтов. Ассоциация ARMA International (http://www.arma.org/), некоммерческое объединение экспертов в информационной сфере, в свою очередь, указывает на то, что среднестатистическое предприятие в Великобритании неправильно заполняет около 20% документов.

Таким образом, предприятие может терять огромные деньги из-за плохо организованного документооборота. А затраты на внедрение в компании технологий сканирования и обработки документов, напротив, окупаются очень быстро. Исследования, проведенные Fujitsu в области окупаемости технологий обработки изображений, показывают, что только один сканер способен помочь небольшому предприятию в Великобритании сэкономить до 1030 фунтов в год.

Сейчас, в конце налогового года, вложения в эффективную обработку печатных документов смогут повлиять на быстроту и качество сдачи декларации. А если вы будете применять эти технологии в течение всего календарного года, вы избавите себя от затрат и стресса во время заполнения следующей налоговой декларации.

Сабин Холочер — специалист по маркетингу в регионе EMEA и представитель компании PFU Imaging Solutions Europe Ltd.

Смотрите ролик о том, как сэкономить время при заполнении налоговой декларации: http://youtu.be/tZOHY4nTvtg (или на Facebook*).

* - организация, признанна экстремистской на территории РФ