Журнал об электронном контенте, документах и бизнес-процессах
ИТ-директору Делопроизводителю Кадровику Бухгалтеру
Нормативные документы и правовые аспекты

Перечень документов, которые могут не оформляться на бумаге

  1 комментариев Добавить в закладки

Когда-то делопроизводители сопротивлялись переходу с бумажных журналов регистрации в системы электронного документооборота. Сейчас в большинстве организаций внутреннее согласование документов уже проводится в электронном виде и не вызывает опасений. Теперь перед нами появились новые возможности, которые дают ещё больше перспектив для перехода на электронные документы. Однако вместе с тем нас начинают одолевать и новые страхи.

У некоторых может возникнуть неприятное чувство неуверенности и сомнения при прочтении словосочетания «электронные документы». Сразу в голову лезет столько вопросов: «Надежно ли это? Как хранить? Примут ли их суды?».

Но почему никто не задаётся такими же вопросами при работе с бумагой? Да просто потому, что это привычно и кажется надёжным. Хотя и «бумажное» законодательство несовершенно, и можно найти недочёты. Да, нормативная база по электронному документообороту тоже далека от идеала и ещё имеются белые пятна, но она развивается и постоянно улучшается, в то время как «бумажное» законодательство постепенно изживает себя.

Сейчас самое время, чтобы начать переход на электронные документы, а не доживать с бумагой её век. Они надежны, хранить их просто и судами уже принимаются.

Юридическая значимость электронного документа

Чтобы понять, какие документы могут обходиться без бумаги, необходимо в первую очередь узнать, как с юридической точки зрения расценивается электронный документ.

Согласно подпункту 11.1 статьи 2 Федерального закона №149 от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме. То есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Юридическую значимость электронного документа определяет статья 6 Федерального закона №63 от 06.04.2011 «Об электронной подписи». В том числе там написано, что информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признаётся электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

Бумажная или электронная форма

В законодательстве явно говорится лишь об одном виде документов, который не может существовать без бумаги, так как он составляется и имеет юридическую силу только в бумажном виде.

Согласно статье 4 Федерального закона №48 от 11.03.1997 «О переводном и простом векселе», переводной и простой вексель должен быть составлен только на бумаге (бумажном носителе). Это не говорит о том, что нет больше документов, для которых обязательно наличие бумажного экземпляра. В данном случае речь о том, что вексель в любом случае должен быть составлен только на бумаге. В то время как другие документы, требующие бумажного экземпляра, первоначально могут быть оформлены в электронном виде.

Ранее особые требования выдвигались для специальных бланков, правила оформления которых были прописаны только для бумажных экземпляров, хотя не исключалось использование электронных образцов унифицированных бланков. Но в июле 2018 года был утвержден новый ГОСТ Р 7.0.97-2016, где уже чётко прописано, что можно использовать бланки, оформленные в электронном виде. Наряду с общими требованиями, которые предъявляются обоим видам бланков, у электронных есть ряд своих, специфичных. Например, описано, какая информация должна содержаться в визуализированной электронной подписи. Также отдельно выделено, что шаблоны бланков в электронном виде должны быть защищены от несанкционированного изменения и т.д.

Законодательство не стоит на месте и всё больше документов из компетенции государственных органов переводятся в электронный вид. Пример – Федеральная налоговая служба, которая перевела в безбумажный формат взаимодействие с организациями по отчётности. Меняется отношение к электронным документам и в ПФР – работа по трудовым книжкам теперь тоже возможна в электронном виде, а организации уже сейчас могут заключать электронные договоры с дистанционными сотрудниками.

Межведомственное документальное взаимодействие тоже переводится в электронный вид. Для исполнения Постановления Правительства Российской Федерации №1494 от 25.12.2014 был составлен перечень видов документов, передаваемых в безбумажном формате при взаимодействии федеральных и региональных органов исполнительной власти, а также государственных внебюджетных фондов.

Первичные учётные документы

Согласно пункту 5 статьи 9 Федерального закона №402 от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете» первичный учётный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

При этом, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено, что документы должны быть предоставлены другому лицу или государственному органу на бумажном носителе, то по документам, которые ранее были оформлены в электронном виде, придётся делать бумажные копии за свой счёт (пункт 6 статьи 9). В равной степени вышесказанное касается и регистра бухгалтерского учёта (пункт 6 и 7 статьи 10).

Что касается сроков хранения электронных документов, то согласно законодательству, к ним применяются те же правила, что и к их бумажным аналогам. Дополнительно появляется требование на наличие средств, обеспечивающих воспроизведение информации и проверки подлинности электронной подписи. Данные средства должны храниться на протяжении всего срока существования документа.

При переходе на электронные документы необходимо помнить, что они должны быть готовы к передаче контрагентам, контролирующим органам и при необходимости судебным. В частности, ФНС предъявляет строгие требования к формату и способу обмена.

После вступления в силу Приказа ФНС России №ММВ-7-6/16@ от 18.01.2017, утвердившего новый формат XML-файла описи документов, появилась возможность представить по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) не только электронные документы, но и скан-образы документов, изначально составленных на бумаге. Требования к последним закреплены в том же приказе.

Важно помнить, что XML-формат применяется только для документов, которые включены в Классификатор налоговой документации (КНД) и имеют соответствующий код. С кодами КНД можно ознакомиться, например, на портале «КонсультантПлюс» – по СФНД и по СППФД, а также на сайте ФНС, скачав соответствующий справочник или воспользовавшись формой для поиска.

В опись для передачи в ФНС можно включать любые скан-образы, главное – соблюдать требования к ним. Для передачи документов по ТКС необходимо руководствоваться порядком, утвержденным приказом ФНС РФ №ММВ-7-2/168@ от 17.02.2011. А для передачи через личный кабинет налогоплательщика – приказом ФНС России №ММВ-7-17/617@ от 22.08.2017.

Ранее перечень документов с утвержденными XML-форматами был весьма мал. Но законодательство не стоит на месте, и список постоянно расширяется. Ознакомьтесь с актуальным перечнем документов и их форматами.

Список обновляется по мере появления новых и устаревания текущих форматов. И хотя сейчас некоторые приказы по ссылкам оказываются устаревшими, есть возможность сразу же обратиться к действующей редакции. Также с данной информацией можно ознакомиться на сайте ФНС.

В контейнере, передаваемом в налоговый орган, могут содержаться одновременно как файлы с расширением XML, так и отсканированные файлы в соответствующих форматах. В ряде случаев, например, согласно пункту 3 статьи 80 Налогового кодекса РФ, документы необходимо предоставлять исключительно в электронном виде по установленным форматам. Эта же информация с описанием вариантов предоставления отчётности есть на сайте ФНС. Там же можно скачать различные справочники с форматами документов и со ссылками на приказы, которыми утверждён тот или иной формат.

Кадровый учёт и классическое делопроизводство

На данный момент кадровое делопроизводство – один из самых сложных процессов для перевода на полностью безбумажный вариант работы. Это вызвано в первую очередь:

  • отсутствием в большинстве случаев у работника электронной подписи, которая гарантирует надёжность электронного документа. Без неё не получится заключить договор и подписать ряд других кадровых и не только документов;
  • требованием длительного, а в некоторых случаях и постоянного хранения. Кадровые документы – одни из самых «долгоиграющих», а долгосрочное хранение имеет ряд сложностей;
  • необходимостью подписания ряда документов более одного раза и т.д.

Но электронные документы завоёвывают и эту консервативную область. Даже такая, казалось бы, незыблемая бумажная вещь как трудовая книжка не устояла перед трендом. Она стала полноценным участником мира единиц и нулей, получив название «ЭТК» (электронная трудовая книжка).

Также, согласно статье 312.2 ТК РФ, трудовой договор с дистанционным сотрудником можно заключать в электронном виде. Правда пока его всё же придётся распечатать после согласования и направить в бумажном виде дистанционному сотруднику. Сейчас полностью прейти на электронный вид нельзя, но данная возможность уже сокращает время и издержки при согласовании договора.

Документы кадрового учёта, которые уже можно полностью перевести в электронный вид:

  • журнал регистраций трудовых договоров и изменений к ним;
  • журнал учёта приказов о приёме на работу;
  • форма Т-60 (записка-расчёт о предоставлении отпуска работнику);
  • форма Т-61 (записка-расчёт при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);
  • табель учёта рабочего времени и т.д.

 

В целом, при переводе кадрового документооборота в электронный вид необходимо руководствоваться одним правилом – если учётный кадровый документ не предполагает наличие собственноручных подписей сотрудников, то их можно вести в электронном виде. Однако необходимо организовать безопасное место длительного хранения.

Ранее, в 2018 году, уже проводился эксперимент Минтруда по электронному кадровому документообороту. Был выявлен ряд сложностей, однако в результате мы пришли к ЭТК. В 2020 году стартовал очередной эксперимент – он также нацелен на цифровизацию кадрового делопроизводства.

 

Небольшое отступление. Если вы решитесь взяться за цифровизацию кадров (или чего-то иного), то не стоит пытаться переводить в электронный вид всё подряд. Остановитесь и подумайте, что действительно вам необходимо с точки зрения законодательства и регламента работы в организации. Вполне возможно, удастся от чего-то отказаться или пересмотреть подход и тем самым сократить издержки или улучшить процесс.

Что же касается типичных для классического делопроизводства документов (приказы, служебные записки, исходящие письма и т.д.), то здесь нет каких-либо препятствий для перехода на полностью электронные документы. Конечно, при условии наличия у участников процесса электронной подписи (ЭП).

Единственный момент, который потребуется решить, – это организовать работу генерального директора в системе. Если такой возможности или желания нет, то необходимо передать права на подписание документов от его лица другим сотрудникам.

Хотя можно столкнуться с ситуацией, когда генеральный директор не желает работать в системе или передавать свои функции другим лицам, даже в рамках законодательства.

И напоследок о главном

Чтобы успевать в ногу со временем, необходимо всегда идти, а порой и бежать рука об руку с новинками. И чтобы этот бег был лёгкой прогулкой, нужно использовать все доступные инструменты.

Самые важные из них – система электронного документооборота (внутренний уровень) и сервисы юридически значимого электронного обмена (внешний). Вендоры и операторы держат руку на пульсе законодательства и технологий, могут проконсультировать и помочь вам правильно выстроить безбумажную работу. Именно с их поддержкой ваш переход на электронные документы будет безболезненным.

Источник: Статьи и аналитика экспертов DIRECTUM

Похожие записи
Комментарии (1)
Роман Гудков 10 июля 2017 г. 07:38  

Николай Фещенко спрашивает

"...другие документы, требующие бумажного экземпляра, первоначально могут быть оформлены в электронном виде (товарно-транспортная накладная, трудовой договор и т.д.)"

Трудовой договор в электронном виде только для дистанционных работников. О каком "первоначальном" оформлении в эможет идти речь,

Ответ:

 Под первоначальным оформлением в электронном виде конечно же подразумеваем создание проекта документа. Никто не запрещает предварительно согласовать, ознакомиться с таким документом в электронном виде - например, в той же СЭД. Так его проще пересылать, указывать свои замечания к документу. Окончательный - согласованный сторонами - трудовой договор печатается и подписывается.

Таким образом, минимизируем возможные доработки и исправления в бумажном документе.

Сейчас обсуждают
Больше комментариев