Организация системы электронного архива: старая задача в новых условиях

Казалось бы, задача построения электронного архива документов появилась тогда же, когда на российском рынке появились системы электронного документооборота (СЭД). За прошедшие 20 лет все юридические лица, заинтересованные в построении электронного архива корпоративного контента, давно сделали это. Вроде бы, вопрос должен быть давно решен, но большинство российских вендоров СЭД продолжают отмечать эту бизнес-задачу как тренд рынка СЭД в 2017 и 2018 году. В этой статье Артем Пермяков, директор по перспективному развитию компании DIRECTUM, анализирует эволюцию понятия системы «Электронный архив» и дает общие рекомендации относительно решения задачи построения этой системы в современных условиях.

Как предприятия внедряли электронный архив

Что учесть при создании электронного архива документов Стоит начать с того, какие подходы применялись к созданию архива:

Процессы плюс архив

В большинстве случаев электронный архив шел бесплатным приятным бонусом к автоматизации процессов. Например, предприятие автоматизировало работу с официальной перепиской и теперь документы не только регистрируются, рассматриваются и обрабатываются в СЭД, но и хранятся там постоянно. Любой пользователь в соответствии с правами доступа может обратиться к этому контенту. То есть ставили цель повысить скорость и эффективность процесса, а получали еще и архив. Согласитесь, приятно.

Только хранение

Случаи, когда система внедрялась исключительно для хранения, можно пересчитать по пальцам: для всех всегда было важно автоматизировать взаимодействие и только потом управлять артефактами, которые в рамках этого взаимодействия рождаются. Если взаимодействие по документам организационно-распорядительного характера велось в СЭД, то и хранились они в СЭД, финансовые документы обрабатывались в ERP и там же и хранились. Об объединенном хранилище чаще всего речи не шло.

Хранение электронных копий

Также стоит отметить, что классическая задача электронного архива — это хранение электронных копий бумажного документа. Например, предприятие автоматизировало работу по согласованию приказов и распоряжений. Документы создаются и согласуются в электронном виде, но на последнем этапе появляется утверждающий, который подписывает документ в бумажном виде. Так электронный документ становится неким черновиком, который использовался для принятия решения. В новую версию документа заносится скан-образ подписанного документа, а бумажный оригинал, который и становится основным документом, бережно помещают в дело и хранят на полке в архиве.

Таким образом, можно отметить два ключевых свойства первых электронных архивов — это хранение документов одной системы (в каждой системе собственный архив документов по направлениям деятельности), и хранение исключительно электронных копий документов для доступа к информации. Таким образом, нет ни единого электронного архива, ни управления электронными документами.

Современные предприятия, вставшие на путь цифровой трансформации, задумываются о едином электронном архиве, в котором аккумулировались бы документы из всех информационных систем компании. Более того, теперь речь идет не о хранении копий документов, а о хранении полностью электронных документов, которые были созданы в электронном виде, подписаны электронной подписью и бумажного оригинала не существует в принципе.

Для чего нужна система долговременного хранения документов?

Всё чаще в инфраструктуре информационных систем предприятий появляется новая система — система архивного хранения документов. Для чего нужна отдельная система? Почему бы, например, не оставить всё как есть или отправить все документы на хранение СЭД?

На это есть несколько причин:

● Разгрузка хранилищ других корпоративных систем за счет переноса редко используемых документов в отдельную систему. В информационных системах останутся только оперативные документы, работы по которым не завершены. Это позволит сэкономить на аппаратном обеспечении оперативных систем.

● Организовывать длительное хранение документов с обеспечением целостности и юридической значимости придется только в одной системе. В этой системе будут выполняться регламенты хранения, обеспечиваться юридическая значимость электронных документов (например, за счет механизма перештамповки с целью подтверждения валидности сертификата электронной подписи (ЭП) на момент подписания электронного документа), выполняться гарантированное уничтожение и т. д.

● Обеспечить своевременное уничтожение документов с истекшим сроком хранения.

● Обеспечить хранение документов в специализированном формате долговременного хранения — в виде zip-контейнеров.

● Снизить стоимость хранения. Меньшие требования к серверному оборудованию и системам хранения за счет более низкой нагрузки на систему.

● Снизить требования к SLA (Service Level Agreement — соглашение об уровне обслуживания) по обслуживанию и восстановлению системы после сбоев.

● Управлять хранением бумажных оригиналов документов будет только одна система.

● Упростить работу архивариусов и делопроизводителей за счет автоматизации их деятельности.

● Повысить оперативность доступа к архивным данным за счет автоматизации регламентов доступа (автоматизация запросов доступа, предоставление копий документов, функция «читального зала» для долговременного архива).

То есть реализовать всю перечисленную выше функциональность необходимо будет только в одной системе, что существенно дешевле, чем реализовывать похожую функциональность в разных системах с разными техническими возможностями и ограничениями, силами разных специалистов и подрядчиков. Остальные системы важно научить только «сдавать» документы.

Функциональность системы хранения

Итак, какой функциональностью должна обладать единая система долговременного архива? В первую очередь она должна поддерживать два логических уровня хранения: назовем их «временный», отвечающий за документальный фонд, и «долговременный», отвечающий за архивный фонд.

Схема работы системы долговременного хранения электронных документов

Временное хранение — это хранение документов, которые относятся к документальному фонду предприятия, но вышли из оперативного употребления. То есть общий срок хранения этих документов не превышает 10 лет и на бумаге такие документы в архив бы не сдавались, а хранились бы в подразделениях или в канцелярии. Тем не менее, объем таких электронных документов значителен и большинство из них практически не используются в работе, но хранить их нужно. Эти документы переносятся в единую систему хранения из оперативных информационных систем по истечении делопроизводственного или финансового года.

Долговременное хранение — это хранение документов, которые относятся к архивному фонду предприятия. То есть общий срок хранения этих документов составляет более 10 лет и на бумаге такие документы сдавались бы в архив предприятия.

На обоих логических уровнях к электронным документам применяются одни и те же принципы хранения:

● Документы хранятся в zip-контейнерах, которые содержат документ в исходном виде, файл в формате pdf, файл отсоединенной ЭП, файл метаданных.

● Документы подлежат хранению в разрезе дел. Для этого система синхронизирует номенклатуру дел с оперативной СЭД.

● Система хранения обеспечивает прием документов из различных информационных систем и автоматически определяет их в дела, даже если система-источник (например, ERP) не знает к какому делу относится документ.

● При приеме документов система проверяет валидность ЭП, целостность контейнера и корректность его состава. При приеме документов система проставляет штамп времени с использованием, например, службы штампов времени (TSP Server).

● Все документы подлежат регулярным процедурам, таким как проверка целостности и сохранности, перештамповка, контроль сроков хранения.

● По истечении срока хранения документы подлежат уничтожению с выполнением всех обязательных процедур: экспертиза ценности, акты о выделении к уничтожению, акты об уничтожении.

Ключевым отличием двух логических уровней является принцип ответственности за документы. За документы блока «Временное хранение» отвечают подразделения, в дела которых помещены электронные документы. Права доступа достаточно широкие — ими обладают сотрудники ответственных подразделений. То есть эти документы не перешли в зону ответственности сотрудников корпоративного архива.

Логический блок «Долговременное хранение» отличается: здесь хранятся документы сроком хранения от 10 лет, особые процедуры приема документов, учет ведется по специализированным архивным правилам, реализуются пользовательские процедуры — выдача временного доступа по запросам, выдача справок, выписок, архивных копий.

Таким образом, ключевыми задачами системы архивного хранения становятся:

● занесение электронных документов в архивную систему в специальном формате долговременного хранения;

● составление графика приема документов на архивное хранение;

● передача и прием документов на архивное хранение;

● обеспечение юридической силы документов в течение всего срока хранения;

● выдача дел и документов из архива во временное пользование;

● доступ в читальный зал с возможностью поиска по делам и документам, запроса прав доступа, архивных справок, выписок и копий;

● контроль сроков хранения и уничтожение документов с истекшим сроком хранения, в том числе без возможности восстановления;

● формирование отчетов для ведения архивной деятельности: сводные описи дел, книгу учета поступления и выбытия документов, различные виды актов, листы фондов и т. д.

Естественно, при внедрении системы архивного хранения возникнет ряд сложностей. В первую очередь необходимо решить вопросы синхронизации номенклатур дел и прав доступа, наладить своевременную выгрузку документов из оперативных систем. Также важно определиться, какие следы остаются в оперативной системе, какие объекты, связанные с документами, удаляются при его переносе.

Юридическая значимость при долговременном хранении

Один из ключевых вопросов, связанных с долговременным хранением, — юридическая значимость документов. На сегодняшний день нет четких методологических указаний и нормативной документации, указывающей, как необходимо обеспечивать эту самую юридическую значимость. В сложившейся ситуации наиболее прозрачным и правильным подходом видится использование службы штампов времени для соответствия требованиям № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Признание ЭП является одним из вопросов, который может быть поставлен под сомнение. Условия признания зафиксированы в № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Одним из условий является возможность проверки действительности сертификата электронной подписи на момент подписания или на момент проверки. Срок действия сертификата, как правило, 1 год. Поэтому, если мы рассматриваем длительное хранение документов, то на момент проверки срок действия сертификата скорее всего уже истечет. Возникает вопрос: как подтвердить действительность сертификата на момент подписания?

Однозначного признания проблемы обеспечения юридической значимости при длительном хранении не существует, как и нет единого способа ее решения. В первую очередь, это связано с отсутствием четкой нормативной базы, нехваткой практики организации хранения электронных документов и, соответственно, судебной практики. Часто наличие проблемы обосновывается необходимостью предпринять все возможные меры (возможно где-то даже «перестраховаться») для снижения рисков, которые могут возникнуть при необходимости подтверждения юридической силы.

Существуют и альтернативные взгляды, в которых высказываются сомнения в необходимости проведения каких-либо специальных технических мероприятий, направленных на «поддержание» юридической значимости документа. Или решения этой проблемы исключительно на методическом уровне.

Является ли обеспечение юридической значимости документа задачей электронного архива, или она должна обеспечиваться другими средствами? В явном виде в правилах и рекомендациях по работе архивов нет требований поддержания юридической силы документов, переданных на хранение в архив. При этом в «Основных правилах работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) говорится, что одной из основных задач архива является обеспечение «использования хранящихся в архиве документов». В это понятие включается, в том числе, предоставление документов по запросам граждан, организаций, контролирующих и судебных органов. Это подразумевает, что документы, предоставляемые архивом, должны быть юридически значимыми.

Электронные документы могут передаваться в архив организации на каких-либо носителях или через коммуникационные сети организации из информационных систем, в которых они были созданы (ИС-источники). После чего они размещаются в специализированной информационной системе (долгосрочный электронный архив).

Стоит заметить, что внутренний архив организации не может выступать третьей стороной в спорах. Поэтому нужно обеспечивать юридическую значимость в процессе хранения. Если бы мы передавали документы в какой-либо внешний независимый архив (например, государственный архив или в компанию с услугами внеофисного хранения, или оператору электронного документооборота), то можно было бы говорить о том, что достаточно обеспечить юридическую силу только при передаче.

Чтобы документ был юридически значимым при получении (запросе) из архива, должно соблюдаться два момента:

1. документ должен быть юридически значимым при передаче в архив — это задача информационной системы-источника;

2. юридическая значимость должна быть сохранена в процессе хранения — это работа архивной системы.

Рассмотрим наиболее распространенные варианты решения задачи поддержания юридической значимости документа.

Использование усовершенствованной электронной подписи и перештамповка

Формат усовершенствованной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) предусматривает обязательное включение в реквизиты подписанного документа доказательства момента создания подписи (штамп времени) и действительности сертификата в момент создания подписи. Таким образом, УКЭП позволяет избежать необходимости собирать доказательства действительности сертификата на момент подписания.

Если подписи созданы с помощью сертификатов доверенных (аккредитованных) удостоверяющих центров (УЦ), то для обеспечения доказательств действительности сертификата важно зафиксировать время подписания документа (штамп времени). При этом УЦ может выступать в спорах в качестве «третьей стороны» и при необходимости предоставить информацию о действительности сертификата на момент подписания.

Штамп времени и усовершенствованная ЭП обеспечивают юридическую силу, пока действует сертификат УЦ, которыми они были подписаны. Соответственно, после истечения срока действия сертификата надо иметь доказательства того, что сам штамп времени был сформирован в момент, когда сертификат был действителен. Такие рекомендации приведены также в «Концепции хранения и использования электронных документов с обеспечением их юридической силы для финансового рынка», разработанной ЦБ РФ. Концепция рассмотрена на Подкомиссии по использованию информационных технологий при предоставлении государственных и муниципальных услуг 31 марта 2017:

«Применительно к системам долговременного хранения, механизмы обеспечения юридической силы электронных документов (ЭД) могут базироваться на подходе, включающем следующие процедуры:

● формирование системой-источником и передача в специализированную информационную систему архивной единицы хранения, включающей ЭД, УКЭП, метаданные;

● проверка действительности ЭП на момент подписания ЭД при принятии на хранение с фиксацией результата проверки в метаданных;

● формирование метаданных ЭД, включающих в том числе: сведения об УКЭП и сертификате ключа проверки подписи, а также иные сведения, описывающие действия, совершенные с документом в ходе его подготовки, рассмотрения, исполнения и хранения, идентификационные данные;

● обеспечение аутентичности архивной единицы хранения, включающей ЭД, УКЭП, метаданные;

● обеспечение надежного соответствия и принадлежности документа его метаданным с возможностью проверки этого соответствия и принадлежности на всем периоде хранения документа путем его подписания и метаданных технологической ЭП. В том числе перед прекращением срока действия сертификата технологической ЭП должны быть сформированы метаданные о результате проверки текущей технологической ЭП. После проведения указанных процедур документ должен быть подписан новой технологической ЭП. Образованная таким способом цепочка метаданных, подписанных технологической ЭП, обеспечивает аутентичность данных о проверке достоверности исходной ЭП документа на момент его передачи на хранение».

Таким образом, до истечения срока действия сертификата службы штампов времени (Time Stamping Authority — TSA) документы нужно «перештамповать» с использованием нового сертификата TSA. В результате образуется цепочка электронных подписей, в «конце» которой всегда есть электронная подпись (штамп времени), сформированная с помощью действующего сертификата.

Что нужно учесть, приступая к внедрению

Вопрос нормативной базы для долговременного хранения электронных документов остается открытым. Тем не менее, при внедрении стоит ориентироваться на ряд документов:

1. Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций» (ВНИИДАД, 2013 год).

2. ГОСТ Р54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов».

3. «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (приложение к приказу Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526).

4. «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558).

5. «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007 г. № 1182).

Набор решений для обеспечения архивного хранения, представленных на российском рынке СЭД, достаточно широкий. Однако преимущество остается за комплексными решениями, которые:

● Имеют готовые интеграционные сценарии взаимодействия с системами-источниками.

● Обеспечивают хранение электронных документов с поддержкой юридической значимости.

● Позволяют управлять бумажным архивом и хранением электронных копий документов.

● Обеспечивают все обязательные процедуры архивного делопроизводства.

Решения для долговременного хранения документов будут бурно развиваться, т. к. доля электронных документов растет, и рано или поздно 99% документооборота предприятий перейдет в полностью электронный вид, и вопрос хранения будет не просто задачей «ближайших 5 лет», а насущной проблемой, которую придется решать здесь и сейчас.

Смотрите также запись вебинара

Долговременный электронный архив — вместо 1000 полок

Источник: Экономика и жизнь