Журнал об электронном контенте, документах и бизнес-процессах
Учебники Просто о СЭД ЭП/ЭЦП Внешний документооборот Цифровая трансформация Эксперты
Межкорпоративный документооборот (внешний ЭДО)

Переводим кадровый документооборот в «цифру». С чего начать?

  10 комментариев Добавить в закладки

Какие ограничения накладывает текущее законодательство, чем руководствоваться сейчас и на что рассчитывать при автоматизации документооборота в перспективе?

Для чего нужна трансформация?

Выгода безбумажного документооборота очевидна — это и сокращение затрат, и экономия драгоценных человеко-часов, и прозрачность работ.

Бизнес старается оцифровать ключевые процессы, которые влияют на его доходность. При этом оптимизируются и массовые — с максимальной вовлеченностью персонала, это позволяет снизить издержки компании. Как результат, экономятся тонны бумаги, годы человеческого времени и миллиарды нервных клеток миллионов людей.

Взгляд сверху

По подсчетам Минтруда РФ, компании используют около 40 типов кадровых документов в различных вариациях. С ними взаимодействуют 100% сотрудников компании, поэтому перевод этих бумаг в электронный вид и последующая автоматизация процессов экономят сразу кучу ресурсов.

Но дьявол кроется в мелочах. Первое, с чем предстоит столкнуться, — потребуется обеспечить значимость кадровых документов. Они могут потребоваться как самому работнику, так и десятку внешних организаций (Минтруд России, фонды пенсионные и обязательного медицинского страхования, суды и прочие инстанции).

С бумагой все понятно: на руках должен быть экземпляр с печатью и подписью. Что касается работы с электронными документами, практики пока не так много.

Оцифровка кадров, с чего начать?

Все кадровые документы условно можно разделить на 2 части:

1.     Личного характера — это трудовой договор и приказы, влияющие только на одного сотрудника (об изменении положений трудового договора, увольнении, принятии, переводе и т.д.).

2.     Массовые — всевозможные инструкции, распоряжения, регламенты, с которыми должны быть ознакомлены все сотрудники организации или соответствующие подразделения.

Не так сложно создать электронную форму документа, как в дальнейшем обеспечить его юридическую значимость. С одной стороны, есть Федеральный закон №63 от 06.04.2011 "Об электронной подписи". Он разрешает использовать электронную подпись (ЭП) и обязывает признавать равносильными документы, подписанные ею и собственноручно. С другой стороны — Трудовой кодекс Российской Федерации, который позволяет применять электронные документы только удаленным сотрудникам и лишь с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи — УКЭП.

УКЭП — это дорого!

Для получения сертификата квалифицированной подписи необходимо обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр (далее — УЦ). Он сформирует ключевую пару, с помощью которой подпись создается и проверяется.

В отличие от подписания бумаги собственноручно, выпуск сертификата УКЭП — услуга платная. Именно поэтому бизнес не торопится переводить штат на удаленную работу по новым правилам — переход на электронный кадровый документооборот кажется бесперспективным.

Встать, суд идет

Рассмотрим недавнюю судебную практику. Можно отметить интересные факты по применению электронных средств в сфере трудового права:

  •  суд счел легитимным ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами (далее — ЛНА) по электронной почте: Определение Приморского Краевого Суда от 6 марта 2014 г. по делу N 33-1126;
  • допустимо применение простой электронной подписи при ознакомлении с электронными документами: Решение Ново-Савиновского районного суда г. Казани от 16 января 2014 г. по делу N 2-1091/14.

Таким образом, следует переключить внимание с цифровизации всего кадрового потока на массовые документы. По крайней мере до тех пор, пока не будут внесены изменения в Трудовой кодекс.

Знакомство по новой

Что в итоге потребуется для «легализации» ознакомления с ЛНА без бумаги? Организовать процесс с локальными актами можно по электронной почте.

Для этого нужно:

  • утвердить соответствующее положение о порядке работы с email;
  • ознакомить сотрудника в письменной форме под подпись с ним;
  • закрепить адреса электронной почты в трудовом договоре или ином документе за подписью работника.

Положение должно включать:

  • регламент использования сотрудниками электронной почты;
  • сроки ответа на письма и хранения полученных и отправленных сообщений;
  • обязанность работника уведомлять отправителя о получении письма и регулярно проверять поступление электронной почты за установленный период;
  • пункт о том, что переписка между работодателем и работником приравнивается к обмену документами на бумажных носителях.

Надежнее будет фиксировать информацию, используя электронную подпись.

Подпись. Электронная. Своя

Электронная подпись представляет собой дополнительную информацию, которая нужна для определения подписанта, неизменности документа и его реквизитов. Главное преимущество ЭП перед ознакомлением через корпоративные системы — это невозможность никому, кроме владельца ключа, сформировать такой же набор информации.

Более экономичными вариантами являются усиленная неквалифицированная (УНЭП) и простая электронная (ПЭП) подписи.

Федеральный закон №63 позволяет применять неквалифицированную электронную подпись наравне с квалифицированной, но с некоторыми отличиями.

В случае с УНЭП удостоверяющий центр может не иметь аккредитации. При этом работодатель может самостоятельно развернуть сервисы для обслуживания инфраструктуры ЭП. Они позволят генерировать ключевые пары и выдавать их работникам, чтобы сотрудники могли подписывать документы в информационной системе.

Таким образом, компания создает «собственный удостоверяющий центр». Но его одного недостаточно для использования УНЭП. Работодатель также должен подготовить и ввести в действие комплект документов для корректного применения электронной подписи:

  • зоны ответственности и порядка работы УЦ;
  • правила использования ключей;
  • условия и средства формирования и проверки;
  • порядок учета заявок, выдачи, изъятия и уничтожения носителей и ключей.

В свою очередь сотрудник должен знать:

  • порядок получения ключей ЭП;
  • где ее применять;
  • какие действия в системе сформируют электронную подпись.

А также он должен понимать, что несет персональную ответственность за выданную ему ключевую пару, и ЭП является аналогом собственноручной подписи.

А проще можно?

Помимо УНЭП законом предусмотрено использование простой электронной подписи (ПЭП). Условия ее применения описаны в статье 9 ФЗ-63.

При применении ПЭП предполагается, что:

  • это прикрепленная или связанная информация с подписываемым документом;
  • ее задача — однозначное определение подписанта;
  • есть отличие от усиленных ЭП — она не обеспечивает целостность информации;
  • как и УНЭП или УКЭП, формируется на закрытом ключе;
  • организационно-технически должна иметь правила проверки и действие-подтверждение для установки на документ.

Всё вышеперечисленное необходимо описать и закрепить в правилах применения электронных подписей, разработанных наравне с соглашением об использовании ЭП. С этими документами нужно ознакомить сотрудников в письменной форме под подпись.

Текущее законодательство не позволяет оцифровать всю работу с персоналом. Но перевод ознакомлений с локальными документами в электронный вид и подготовка систем уже сделают ваши процессы эффективнее.

 

Источник: Петербургский правовой портал

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (10)
Вадим Майшев 29 июля 2019 г. 10:59  

Очередная проблема поиска баланса интересов между цифровой трансформацией электронной обработкой кадровой документации (содержащей персональные данные) и юридической значимостью электронных документов. Опять про дороговизну усиленной электронной подписи и агитация за простую (без учета того, что она не защищает документ от подделки, да и в природе пока отсутствует).

Если реализовать безопасную обработку персональных данных в защищенных электронных документах, то юридическая значимость с применением усиленной подписи будет в том числе решена.

Михаил Александров 29 июля 2019 г. 16:21  

Вадим, вся суть бизнеса – поиск и удержание баланса между затратами и приемлемыми результатами. 
"Электронная обработка" – это выгоднее. Почему мы хотели бы её использовать, и на основании чего пришли к таким выводам, описано в статье. 

По поводу обеспечения целостности документа – если для ПЭП это требование нигде не закреплено, это не значит, что такой тип подписи не может этого обеспечить. Минимальная необходимая функциональность для ПЭП – указать на лицо-подписанта, а ограничений, что ПЭП не должна применять при этом криптографию или гарантировать целостность, нет.

Алексей Микрюков 30 июля 2019 г. 10:32  
При применении ПЭП предполагается, что

И еще момент, который нужно учитывать, что простая ЭП устанавливается, как правило, в рамках какой-либо информационной системы и соответственно проверку этой подписи (установление связи с лицом, поставившим подпись) можно осуществить пока существует эта система.

Выбор ЭП хоть и важный, но не единственный вопрос который нужно решить при переводе кадровых процессов в электронный вид. Вне зависимости от используемой ЭП, нужно чтобы владельцы бизнес-процессов, в данном случае это кадровая служба, были готовы к переходу на электронный документооборот. Они не только должны хорошо знать свою предметную область, но и понимать особенности работы с ЭД. Начинать же имеет смысл с тех процессов которые несут наименьшие риски как с т.з. работодателя, таки с т.з. работников. Ознакомление с ЛНД вполне подходит под эти критерии.

Вадим Майшев 30 июля 2019 г. 11:26  
По поводу обеспечения целостности документа – если для ПЭП это требование нигде не закреплено, это не значит, что такой тип подписи не может этого обеспечить. Минимальная необходимая функциональность для ПЭП – указать на лицо-подписанта

такая вот волшебная ПЭП :-)

ограничений, что ПЭП не должна применять при этом криптографию или гарантировать целостность, нет.

Если криптографические механизмы применяются, то это усиленная подпись, и для нее установлены соответствующие требования (не получается юридически усиленной подписью пользоваться как ПЭП).

Начинать же имеет смысл с тех процессов которые несут наименьшие риски как с т.з. работодателя, таки с т.з. работников. Ознакомление с ЛНД вполне подходит под эти критерии.

Так может показаться, что не обрабатывая защищенно-распределенно персональные данные в кадровой ИСПДн, начнем с ознакомления и всем будет проще. А как быть с тем, что, к примеру, возникла ситуация в корпоративной ИС работодателя с некой внутренней ПЭП, и работник не ознакомился с важнейшим ЛНД (или ознакомился, а этот ЛНД подменили потом), а работодатель говорит, что есть ПЭП работника в ознакомлении с конкретным ЛНД, т.е. он виноват в случившейся беде? Кто и как проведет экспертизу ЭД/ЭП? А суд говорит, что нет оснований не доверять работодателю, там же ПЭП от ИС работодателя, и она не может врать? Зачем это работнику?

Зоя Писарь 30 июля 2019 г. 15:46  
перевод ознакомлений с локальными документами в электронный вид и подготовка систем уже сделают ваши процессы эффективнее

Именно над этим сейчас бьемся с нашими юристами. Не хотят они допустить ознакомления с ЛНД ПЭП, пугают "приостановкой деятельности предприятия до 90 дней". И вроде как правы они (ТК РФ, ага), но и мы, вроде как хотим от бумаги уйти, а тут эти бумажные листы ознакомления. 

Видимо, это пока не наш вариант.

Вадим Майшев 31 июля 2019 г. 09:00  
Минимальная необходимая функциональность для ПЭП – указать на лицо-подписанта

Это обеспечивается стандартной идентификацией+аутентификацией (одно/много-факторной). Защиты документа электронной подписью не может быть без контроля его целостности/модификации после фиксации/формирования подписи.

а тут эти бумажные листы ознакомления

Есть прямое запрещение законом применения квалифицированной ЭП для этой задачи?

Зоя Писарь 31 июля 2019 г. 09:09  
Есть прямое запрещение законом применения квалифицированной ЭП для этой задачи?

ТК РФ Статья 22 Работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Вот об эту фразу рушатся все планы, касающиеся листов ознакомления и ПЭП. Все стандарты организации и рабочие инструкции несут смысл "работник обязан". 

Вадим Майшев 01 августа 2019 г. 13:22  
ТК РФ Статья 22 Работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Не вижу прямого запрещения применения квалифицированной ЭП для этой задачи (если документ/лист ознакомления электронный). См. ч.1. ст.6. 63-ФЗ ("Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.")

Вот об эту фразу рушатся все планы, касающиеся листов ознакомления и ПЭП.

Про ПЭП/целостность ЭД/отсутствие технологии/.. комментировано выше.

Валерия Мурлакова 27 августа 2019 г. 08:40  

Пожалуйста, помогите. Прохожу курсы документоведа. Но не могу разобраться должен ли документовед этим заниматься? То есть, если кадровый работник не справляется  объемом поставленной задачи перевести все в цифровую копию, могу ли это делать я? Входит ли это в мои обязанности документоведа ? Почитала kedu.ru/press-center/profgid/dokumentoved, но про цифровое ничего не сказано. 

Елена Питомцева 28 августа 2019 г. 12:37  

Валерия, обязанности будут зависеть от должностной инструкции, но во многих компаниях это еще и зависит от вашей личной активности и позиции. Возьметесь за "цифровое", и это будет ваш конек и плюс для карьеры.  А вообще, сейчас по стандартам, уже должны быть не документоведы, а "Специалисты по документационному обеспечению управленияТак что берите выше!

 

Сейчас обсуждают
Больше комментариев