Наверх

Переводим кадровый документооборот в «цифру». С чего начать?

Время чтения: 6 минут
10
Переводим кадровый документооборот в «цифру». С чего начать?

Какие ограничения накладывает текущее законодательство, чем руководствоваться сейчас и на что рассчитывать при автоматизации документооборота в перспективе?

Какие ограничения накладывает текущее законодательство, чем руководствоваться сейчас и на что рассчитывать при автоматизации документооборота в перспективе?

Для чего нужна трансформация?

Выгода безбумажного документооборота очевидна — это и сокращение затрат, и экономия драгоценных человеко-часов, и прозрачность работ.

Бизнес старается оцифровать ключевые процессы, которые влияют на его доходность. При этом оптимизируются и массовые — с максимальной вовлеченностью персонала, это позволяет снизить издержки компании. Как результат, экономятся тонны бумаги, годы человеческого времени и миллиарды нервных клеток миллионов людей.

Взгляд сверху

По подсчетам Минтруда РФ, компании используют около 40 типов кадровых документов в различных вариациях. С ними взаимодействуют 100% сотрудников компании, поэтому перевод этих бумаг в электронный вид и последующая автоматизация процессов экономят сразу кучу ресурсов.

Но дьявол кроется в мелочах. Первое, с чем предстоит столкнуться, — потребуется обеспечить значимость кадровых документов. Они могут потребоваться как самому работнику, так и десятку внешних организаций (Минтруд России, фонды пенсионные и обязательного медицинского страхования, суды и прочие инстанции).

С бумагой все понятно: на руках должен быть экземпляр с печатью и подписью. Что касается работы с электронными документами, практики пока не так много.

Оцифровка кадров, с чего начать?

Все кадровые документы условно можно разделить на 2 части:

1.     Личного характера — это трудовой договор и приказы, влияющие только на одного сотрудника (об изменении положений трудового договора, увольнении, принятии, переводе и т.д.).

2.     Массовые — всевозможные инструкции, распоряжения, регламенты, с которыми должны быть ознакомлены все сотрудники организации или соответствующие подразделения.

Не так сложно создать электронную форму документа, как в дальнейшем обеспечить его юридическую значимость. С одной стороны, есть Федеральный закон №63 от 06.04.2011 "Об электронной подписи". Он разрешает использовать электронную подпись (ЭП) и обязывает признавать равносильными документы, подписанные ею и собственноручно. С другой стороны — Трудовой кодекс Российской Федерации, который позволяет применять электронные документы только удаленным сотрудникам и лишь с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи — УКЭП.

УКЭП — это дорого!

Для получения сертификата квалифицированной подписи необходимо обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр (далее — УЦ). Он сформирует ключевую пару, с помощью которой подпись создается и проверяется.

В отличие от подписания бумаги собственноручно, выпуск сертификата УКЭП — услуга платная. Именно поэтому бизнес не торопится переводить штат на удаленную работу по новым правилам — переход на электронный кадровый документооборот кажется бесперспективным.

Встать, суд идет

Рассмотрим недавнюю судебную практику. Можно отметить интересные факты по применению электронных средств в сфере трудового права:

  •  суд счел легитимным ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами (далее — ЛНА) по электронной почте: Определение Приморского Краевого Суда от 6 марта 2014 г. по делу N 33-1126;
  • допустимо применение простой электронной подписи при ознакомлении с электронными документами: Решение Ново-Савиновского районного суда г. Казани от 16 января 2014 г. по делу N 2-1091/14.

Таким образом, следует переключить внимание с цифровизации всего кадрового потока на массовые документы. По крайней мере до тех пор, пока не будут внесены изменения в Трудовой кодекс.

Знакомство по новой

Что в итоге потребуется для «легализации» ознакомления с ЛНА без бумаги? Организовать процесс с локальными актами можно по электронной почте.

Для этого нужно:

  • утвердить соответствующее положение о порядке работы с email;
  • ознакомить сотрудника в письменной форме под подпись с ним;
  • закрепить адреса электронной почты в трудовом договоре или ином документе за подписью работника.

Положение должно включать:

  • регламент использования сотрудниками электронной почты;
  • сроки ответа на письма и хранения полученных и отправленных сообщений;
  • обязанность работника уведомлять отправителя о получении письма и регулярно проверять поступление электронной почты за установленный период;
  • пункт о том, что переписка между работодателем и работником приравнивается к обмену документами на бумажных носителях.

Надежнее будет фиксировать информацию, используя электронную подпись.

Подпись. Электронная. Своя

Электронная подпись представляет собой дополнительную информацию, которая нужна для определения подписанта, неизменности документа и его реквизитов. Главное преимущество ЭП перед ознакомлением через корпоративные системы — это невозможность никому, кроме владельца ключа, сформировать такой же набор информации.

Более экономичными вариантами являются усиленная неквалифицированная (УНЭП) и простая электронная (ПЭП) подписи.

Федеральный закон №63 позволяет применять неквалифицированную электронную подпись наравне с квалифицированной, но с некоторыми отличиями.

В случае с УНЭП удостоверяющий центр может не иметь аккредитации. При этом работодатель может самостоятельно развернуть сервисы для обслуживания инфраструктуры ЭП. Они позволят генерировать ключевые пары и выдавать их работникам, чтобы сотрудники могли подписывать документы в информационной системе.

Таким образом, компания создает «собственный удостоверяющий центр». Но его одного недостаточно для использования УНЭП. Работодатель также должен подготовить и ввести в действие комплект документов для корректного применения электронной подписи:

  • зоны ответственности и порядка работы УЦ;
  • правила использования ключей;
  • условия и средства формирования и проверки;
  • порядок учета заявок, выдачи, изъятия и уничтожения носителей и ключей.

В свою очередь сотрудник должен знать:

  • порядок получения ключей ЭП;
  • где ее применять;
  • какие действия в системе сформируют электронную подпись.

А также он должен понимать, что несет персональную ответственность за выданную ему ключевую пару, и ЭП является аналогом собственноручной подписи.

А проще можно?

Помимо УНЭП законом предусмотрено использование простой электронной подписи (ПЭП). Условия ее применения описаны в статье 9 ФЗ-63.

При применении ПЭП предполагается, что:

  • это прикрепленная или связанная информация с подписываемым документом;
  • ее задача — однозначное определение подписанта;
  • есть отличие от усиленных ЭП — она не обеспечивает целостность информации;
  • как и УНЭП или УКЭП, формируется на закрытом ключе;
  • организационно-технически должна иметь правила проверки и действие-подтверждение для установки на документ.

Всё вышеперечисленное необходимо описать и закрепить в правилах применения электронных подписей, разработанных наравне с соглашением об использовании ЭП. С этими документами нужно ознакомить сотрудников в письменной форме под подпись.

Текущее законодательство не позволяет оцифровать всю работу с персоналом. Но перевод ознакомлений с локальными документами в электронный вид и подготовка систем уже сделают ваши процессы эффективнее.

Источник: Петербургский правовой портал

Чтобы прочитать эту статью до конца,
или зарегистрируйтесь

Комментарии 10

Очередная проблема поиска баланса интересов между цифровой трансформацией электронной обработкой кадровой документации (содержащей персональные данные) и юридической значимостью электронных документов. Опять про дороговизну усиленной электронной подписи и агитация за простую (без учета того, что она не защищает документ от подделки, да и в природе пока отсутствует).

Если реализовать безопасную обработку персональных данных в защищенных электронных документах, то юридическая значимость с применением усиленной подписи будет в том числе решена.

Вадим, вся суть бизнеса – поиск и удержание баланса между затратами и приемлемыми результатами. 
"Электронная обработка" – это выгоднее. Почему мы хотели бы её использовать, и на основании чего пришли к таким выводам, описано в статье. 

По поводу обеспечения целостности документа – если для ПЭП это требование нигде не закреплено, это не значит, что такой тип подписи не может этого обеспечить. Минимальная необходимая функциональность для ПЭП – указать на лицо-подписанта, а ограничений, что ПЭП не должна применять при этом криптографию или гарантировать целостность, нет.

При применении ПЭП предполагается, что

И еще момент, который нужно учитывать, что простая ЭП устанавливается, как правило, в рамках какой-либо информационной системы и соответственно проверку этой подписи (установление связи с лицом, поставившим подпись) можно осуществить пока существует эта система.

Выбор ЭП хоть и важный, но не единственный вопрос который нужно решить при переводе кадровых процессов в электронный вид. Вне зависимости от используемой ЭП, нужно чтобы владельцы бизнес-процессов, в данном случае это кадровая служба, были готовы к переходу на электронный документооборот. Они не только должны хорошо знать свою предметную область, но и понимать особенности работы с ЭД. Начинать же имеет смысл с тех процессов которые несут наименьшие риски как с т.з. работодателя, таки с т.з. работников. Ознакомление с ЛНД вполне подходит под эти критерии.

По поводу обеспечения целостности документа – если для ПЭП это требование нигде не закреплено, это не значит, что такой тип подписи не может этого обеспечить. Минимальная необходимая функциональность для ПЭП – указать на лицо-подписанта

такая вот волшебная ПЭП :-)

ограничений, что ПЭП не должна применять при этом криптографию или гарантировать целостность, нет.

Если криптографические механизмы применяются, то это усиленная подпись, и для нее установлены соответствующие требования (не получается юридически усиленной подписью пользоваться как ПЭП).

Начинать же имеет смысл с тех процессов которые несут наименьшие риски как с т.з. работодателя, таки с т.з. работников. Ознакомление с ЛНД вполне подходит под эти критерии.

Так может показаться, что не обрабатывая защищенно-распределенно персональные данные в кадровой ИСПДн, начнем с ознакомления и всем будет проще. А как быть с тем, что, к примеру, возникла ситуация в корпоративной ИС работодателя с некой внутренней ПЭП, и работник не ознакомился с важнейшим ЛНД (или ознакомился, а этот ЛНД подменили потом), а работодатель говорит, что есть ПЭП работника в ознакомлении с конкретным ЛНД, т.е. он виноват в случившейся беде? Кто и как проведет экспертизу ЭД/ЭП? А суд говорит, что нет оснований не доверять работодателю, там же ПЭП от ИС работодателя, и она не может врать? Зачем это работнику?

Зоя Писарь 30 июля 2019
перевод ознакомлений с локальными документами в электронный вид и подготовка систем уже сделают ваши процессы эффективнее

Именно над этим сейчас бьемся с нашими юристами. Не хотят они допустить ознакомления с ЛНД ПЭП, пугают "приостановкой деятельности предприятия до 90 дней". И вроде как правы они (ТК РФ, ага), но и мы, вроде как хотим от бумаги уйти, а тут эти бумажные листы ознакомления. 

Видимо, это пока не наш вариант.

Минимальная необходимая функциональность для ПЭП – указать на лицо-подписанта

Это обеспечивается стандартной идентификацией+аутентификацией (одно/много-факторной). Защиты документа электронной подписью не может быть без контроля его целостности/модификации после фиксации/формирования подписи.

а тут эти бумажные листы ознакомления

Есть прямое запрещение законом применения квалифицированной ЭП для этой задачи?

Зоя Писарь 31 июля 2019
Есть прямое запрещение законом применения квалифицированной ЭП для этой задачи?

ТК РФ Статья 22 Работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Вот об эту фразу рушатся все планы, касающиеся листов ознакомления и ПЭП. Все стандарты организации и рабочие инструкции несут смысл "работник обязан". 

Вадим Майшев 1 августа 2019
ТК РФ Статья 22 Работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Не вижу прямого запрещения применения квалифицированной ЭП для этой задачи (если документ/лист ознакомления электронный). См. ч.1. ст.6. 63-ФЗ ("Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.")

Вот об эту фразу рушатся все планы, касающиеся листов ознакомления и ПЭП.

Про ПЭП/целостность ЭД/отсутствие технологии/.. комментировано выше.

Пожалуйста, помогите. Прохожу курсы документоведа. Но не могу разобраться должен ли документовед этим заниматься? То есть, если кадровый работник не справляется  объемом поставленной задачи перевести все в цифровую копию, могу ли это делать я? Входит ли это в мои обязанности документоведа ? Почитала kedu.ru/press-center/profgid/dokumentoved, но про цифровое ничего не сказано. 

Елена Питомцева 28 августа 2019

Валерия, обязанности будут зависеть от должностной инструкции, но во многих компаниях это еще и зависит от вашей личной активности и позиции. Возьметесь за "цифровое", и это будет ваш конек и плюс для карьеры.  А вообще, сейчас по стандартам, уже должны быть не документоведы, а "Специалисты по документационному обеспечению управленияТак что берите выше!

Чтобы прокомментировать, или зарегистрируйтесь