Виды электронной подписи для кадровых документов: что и когда можно применять

Всё больше компаний хотят перевести кадровые документы в цифру. Всё чаще возникают вопросы о применимости того или иного вида электронной подписи. Давайте разбираться, что уже можно использовать сейчас, а что ещё только ждёт своего часа.

Квалифицированная, неквалифицированная или простая – какую подпись выбрать?

Для всех случаев, когда между работником и работодателем разрешён обмен электронными кадровыми документами, работодатель будет использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Выбирать вид подписи можно только для работников. Вот об этом и поговорим подробнее.

Как сейчас

В Трудовом кодексе РФ (ТК) обмен электронными документами закреплен между работодателем и дистанционными работниками. При этом дистанционными считаются работники, которые трудятся удалённо на постоянной основе либо с определённой периодичностью (ст.312.1).

Если ранее ТК всегда требовал со стороны дистанционного работника УКЭП, то сейчас есть послабления. Усиленная квалифицированная или неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) будет требоваться только при заключении, изменении и расторжении:

• трудового договора;
• дополнительного соглашения к трудовому договору;
• договора о материальной ответственности;
• ученического договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.

Для обмена другими видами документов с работодателем дистанционный работник может использовать простую электронную подпись (ПЭП).

Что впереди

Эксперимент Минтруда буквально на днях был продлен до 15 ноября. Ожидается, что к этой дате будут внесены поправки в законодательство. Стать участником эксперимента можно было до 1 декабря 2020-го – казалось бы, опоздавшим остаётся только ждать. На самом деле нет.

Есть 2 пути перехода к электронному кадровому документообороту, которые можно использовать уже сейчас:

• перевести стационарных сотрудников в разряд дистанционных и тем самым сократить количество бумаг. Такое возможно не для всех случаев. Работника с конвейерного производства нельзя перевести на удалёнку, а ИТ-специалиста или экономиста — пожалуйста. 
• в электронный вид перевести документы, для которых в ТК РФ и других НПА нет требования о бумажной форме. Например, приказы о командировках. При переводе учитывать 63-ФЗ. Если со стороны работника будет использоваться ПЭП, то необходимо руководствоваться требованиями ст.9, в том числе к содержанию соглашения между участниками электронного взаимодействия. Если же будет использоваться УНЭП, то в соглашении необходимо прописать порядок проверки электронной подписи.

Изменения в трудовом законодательстве не за горами. Одна из причин увеличения сроков эксперимента – необходимость своевременного принятия поправок в НПА, чтобы участники эксперимента могли сохранить документы в электронном виде без возврата к бумажной форме. Ждём полезных перемен к концу года.