Планы по изменению нормативной базы в части организации хранения электронных документов на 2018-2020 гг.

О недостатке нормативной базы, в части организации хранения ЭД, говорится уже очень давно. Проблемы, которые в связи с этим возникают, также давно известны. Одна из основных проблем – обеспечение юридической силы документов при долговременном хранении.

Основные «игроки», от которых ожидалась активность в проработке вопросов и устранении пробелов в нормативной базе, казалось бы, давно определены - Росархив и ВНИИДАД. Но на протяжении уже многих лет ситуация принципиально не изменяется, вопросов меньше не становится.

Это не означает, что вообще ничего не происходит. Например, в 2015 году были утверждены всем известные «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». Но они в первую очередь отражают практику работы с бумажными документами и не учитывают особенностей работы с ЭД, а, следовательно, вопросы остаются открытыми.

Почему так происходит? Как на практике решаются проблемы в условиях недостатка нормативной базы? Какие изменения планируются?

Все эти вопросы обсуждались на форуме ИНФОАРХИВ-ВЛАСТЬ 2017. Форум был посвящён проблемам хранения документов как на бумажных, так и электронных носителях. По итогам которого, сложилось впечатление, что инициатива в устранении пробелов нормативного регулирования перешла к Минкомсвязи России и Минэкономразвития России.

В связи с этим интересно посмотреть:

1.     В каких направлениях планируются работы и какие конкретно изменение можно ожидать в ближайшие 2-3 года - «Проект плана мероприятий раздела «Нормативное регулирование» программы «Цифровая экономика Российской Федерации»».

2.     Сопоставить задачи, решаемые в плане мероприятий по программе «Цифровая экономика Российской Федерации» и задачи, решение, которых запланировано Росархивом в «Плане научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ на 2018 год».

Мероприятия по программе «Цифровая экономика Российской Федерации»

Мероприятия по программе «Цифровая экономика Российской Федерации», которые затрагивают тему хранения (в т.ч. долговременного хранения) ЭД в архивах организаций:

1.     Разработка проекта федерального закона, направленного на установление унифицированных требований к универсальной (единой) усиленной квалифицированной электронной подписи, визуализации электронной подписи в электронном документе, уточнение правового статуса аккредитованного удостоверяющего центра.

Плановый срок принятия изменений: 12.2018 г.

Ожидается, что будут:

●   закреплены унифицированные требования к усиленной квалифицированной электронной подписи

●   установлены требований по визуализации электронной подписи в электронных документах

2.     Разработка проекта федерального закона в части уточнения понятия электронного документа, определения процедур хранения документов, в том числе электронных, использования и хранения электронного дубликата (электронного образа) документа.

Плановый срок принятия изменений: 12.2018 г.

Ожидается, что будут:

●   определены и уточнены понятие электронного дубликата/образа бумажного документа

●   определены и уточнены условия признания юридической силы электронного документа (в т.ч. в процессе его долговременного и постоянного хранения)

●   определена структура электронного документа в том числе необходимого и достаточного набора метаданных для обеспечения долговременного и постоянного хранения электронных документов

●   установлены единые функциональные, технические и технологические требования к процессу передачи электронных документов из информационных систем на долговременное и постоянное хранение;

●   установлены функциональные, технические, технологические  требования к системе хранения, комплектования, учета и использования электронных документов

●   требования к процедуре идентификации и аутентификации субъектов при предоставлении им доступа к электронным документам, находящимся в режиме хранения; критерии и/или перечень документов, которые существуют только в электронном виде

●   принципы обеспечения юридической силы документов, полученных в результате преобразования из бумажной в электронную форму, а также из электронной формы в бумажную, в том числе с возможным последующим уничтожением исходного документа на бумажном носителе;

●   требования к формату архивного электронного документа, устанавливающие, в том числе требования к процедуре преобразования электронных документов в архивный формат, а также виды электронной подписи на документах, передаваемых на долговременное хранение, в случае, если в федеральном законе они не установлены, либо в случае, когда требуемый вид электронной подписи целесообразно изменить;

●   требования к порядку уничтожения электронных документов по истечении сроков хранения;

●   требования к порядку преобразования электронных документов в новые форматы и/или переносу в новые информационные системы для обеспечения их сохранности.

●   установлены требования к обеспечению соответствия систем хранения электронных документов требованиям по безопасности информационных систем, программно-аппаратных комплексов и программного обеспечения, устанавливаемым  федеральным органом исполнительной власти в области обеспечения безопасности и федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области противодействия техническим разведкам и технической защиты информации, а также требований по проведению контроля выполнения указанных требований по информационной безопасности, в том числе в форме аудита безопасности.

●   возможность хранения документов по месту нахождения исполнительного органа и в иных местах, установленных Уставом либо иным локальным нормативным актом; возможность хранения корпоративных документов в электронном виде

●   установлены требования к процедуре передачи электронных документов организации на хранение в общероссийский архив электронных документов, либо в иной государственный (муниципальный) архив, имеющий соответствующие технические и технологические возможности.

●   исключены коллизии в определении понятия «электронного документа» между ГК РФ и ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации».

●   установлена обязанность организаций и государственных органов принимать документы в виде электронных документов и/или электронных дубликатов документов; исключена обязанность гражданина предоставлять уже выданные ранее гос. органом оригиналы (копии) документов, необходимые для предоставления государственных услуг

3.     Разработка проектов федеральных законов в части унификации правил подачи исковых заявлений, жалоб, ходатайств, а также иных заявлений и ходатайств в электронной форме, а также допустимости электронных доказательств.

Плановый срок принятия изменений: 05.2019 г.

Ожидается, что будут устранены правовые ограничения на электронный документооборот посредством:

●   установления порядка электронного, в том числе автоматизированного, взаимодействия между участниками процесса, судами и Федеральной службой судебных приставов, а также иными органами и организациями при исполнении судебного решения

●   унификации положений процессуальных кодексов в части возможности представления в суд доказательств в электронной форме (в т.ч. при совершении таких действий в сети «Интернет», по сетям подвижной связи и т.п.);

4.     Разработка проекта федерального закона в части установления правового статуса электронных систем фиксации юридических фактов.

Плановый срок принятия изменений: 06.2019 г.

Ожидается, что будут

●   определены функции электронных систем независимой фиксации юридических фактов как третьей доверенной стороны (в т.ч. с помощью технологий распределенных реестров и т.п.)

Коммментарии:

Кроме того, в проекте плана предусмотрены мероприятия, которые могут дать толчок к появлению большого количества документов, которые могут вестись в электронном виде. В частности, это:

●    контракты

●    финансовые и банковские документы

●    конструкторская и эксплуатационная документация

●    нотариальные документы

●    товаросопроводительные документы и документы, опосредующие перевозку и прием и передачу товаров.

Таким образом уже существующая задача организации хранения ЭД в компаниях может получить дополнительный импульс. И готовиться к ее решению стоит уже сейчас.

При этом особенный интерес для лиц заинтересованных в решении задач долговременного хранения ЭД, в т.ч. для разработчиков информационных систем управления документами, представляет п.2. Хочется верить, что запланированные мероприятия будут проведены качественно и помогут уточнить требования и закрыть существующие пробелы в нормативной базе.

Планы Росархива

Теперь, рассмотрим «План научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ на 2018 год» Росархива. В план включено 11 тем. Наиболее интересными из которых, с точки зрения решения задач долговременного хранения ЭД, являются:

1.     Подготовка проекта Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях.

2.     Подготовка проекта «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков хранения» и инструкции по его применению.

3.     Подготовка аналитического обзора «Исследование международных стандартов и проектов международных стандартов ИСО и других материалов по управлению документами за 2017 год, определение целесообразности разработки на их основе соответствующих национальных стандартов Российской Федерации».

4.     Исследование и анализ зарубежной периодической литературы, материалов официальных интернет-сайтов, конференций, международных научных проектов по проблемам электронного документооборота и электронных документов.

Комментарии:

Особенный интерес представляют п. 1. и п. 2.

Выше уже говорилось, о том, что существующие «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов» практически не учитывают особенностей хранения ЭД. Возможно, что и эта ситуация будет исправлена.

Росархив указан в качестве одного из ответственных по «Разработке проекта федерального закона в части уточнения понятия электронного документа, определения процедур хранения документов, в том числе электронных, использования и хранения электронного дубликата (электронного образа) документа» по программе «Цифровая экономика Российской Федерации» и логично ожидать, что требования, которые будут сформулированы при подготовке проектов ФЗ найдут свое отражение в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов». При этом настораживает отсутствие привязки этих работ к плану работ по программе «Цифровая экономика Российской Федерации».