Журнал об электронном контенте, документах и бизнес-процессах
ИТ-директору Делопроизводителю Кадровику Бухгалтеру
Тренды, мобильность и контент в жизни

Почему вам стоит рассмотреть покупку облачной ECM-системы

  0 комментариев Добавить в закладки

В начале 2017 года в Gartner заявили о «смерти ECM-систем» и начале эпохи контент-сервисов, что вызвало небольшой переполох в индустрии корпоративных технологий. Компании вкладывали огромные средства в ECM-системы и системы управления контентом с начала двухтысячных, поэтому исследовательской компании, даже такой как Gartner, было нелегко высказаться о необходимости перемен.

Прошло три года, а вопросы к исследованию Gartner всё ещё остались

Проблемы устаревших ECM-систем

Впрочем, когда технические директора и ИТ-специалисты начали изучать изменения, оказалось, что позиция Gartner не лишена смысла. В сфере корпоративных систем медленно, но верно протекали глобальные перемены, и контент-сервисы стали очевидным выходом для компаний, стремящихся к управлению собственными данными. Речь, разумеется, о хранении данных в облаке.

Безусловно, в сфере корпоративных систем появлялись и другие технологии, а концепция цифрового рабочего места начала постепенно становиться реальностью. В результате появились проблемы, с которыми устаревшие ECM-системы просто не могли справиться.

Управление контентом движется в сторону облачных технологий, и все больше внимания уделяется гибкости и инновациям. Поэтому перед компаниями, которые используют ECM-системы, возникает непростой выбор.

Жанетт Шерман – старший контент-менеджер Нью-Йоркского филиала компании Nuxeo. В своём блоге она недавно процитировала исследование Nuxeo в Великобритании. Согласно результатам исследования, в финансовых компаниях рядовые сотрудники умственного труда ежедневно тратят 11% рабочего времени на поиск контента, доступного только в определённых системах. Если умножить этот показатель на тысячи сотрудников и сотни рабочих дней в году, получается, что подобная рутина снижает эффективность работы компаний и обходится им в десятки или даже сотни миллионов долларов.

Впрочем, это далеко не новость. За годы исследований множество отчётов наглядно демонстрировали, что недоступность информации в нужный момент – это одна из главных проблем, с которыми сталкиваются компании. Существует множество практических путей решения этой проблемы, однако Шерман выделяет четыре момента, над которыми стоит задуматься.

1. Платформы vs Пакеты решений

Традиционные ECM-системы начинались с одного-единственного решения. Постепенно они превращались в полноценный пакет благодаря поглощению, слиянию или внутренней разработке новых решений силами компании.

2. Универсальный контент vs Документы и данные

Большинство компаний-разработчиков традиционных ECM-систем не осознают, насколько разнообразен современный контент, или просто не поспевают за ним.

3. «Рождённые в облаке» vs «Облачные новобранцы»

Облачные системы теперь используются повсеместно и предлагают лучшую производительность и безопасность в сравнении с традиционными локальными системами. Теперь разработчикам нужно срочно «перебросить ECM-системы в облако».

4. Обновление vs Непрерывное развитие

Как уже говорилось выше, разработчикам ECM-систем нужно серьёзно подготовиться к «облачному будущему». Однако зачастую результат обновления мало чем напоминает то, что мы называем облачной ECM-системой.

Уход от устаревших ECM-систем

Использование архаичных ECM-систем влечет за собой множество проблем, из-за которых всё больше компаний переходят на современное ПО. Как понять, что у вашей компании есть такие проблемы?

В конце 2017 года Центр оценки технологий (англ. Technology Evaluation Center) опубликовал список критериев, позволяющих оценить, стоит ли вам отказаться от устаревших, тяжёлых систем:

  1. Система справляется не со всеми поставленными задачами.
  2. Система работает очень медленно.
  3. Системные баги не исправляются.
  4. Система не позволяет компании оставаться конкурентоспособной.
  5. Система не поддерживается разработчиком.
  6. Система не нравится вашим сотрудникам.
  7. Система недружественна к пользователю.
  8. Система недостаточно мобильна.

Сара Гибсон, старший директор аналитического отдела компании TEC в Канаде, в своем интервью для сайта CMSWire сообщила, что зачастую компании предпочитали обновлять устаревшее ПО вместо перехода на новое. Этот вариант по-прежнему имеет право на существование, если в компании используется старая, собственноручно разработанная ECM-система, а у самой компании достаточно внутренних ресурсов и знаний, чтобы адаптировать её к современным стандартам производительности. Такое редко встречается в нашей практике.

Это приемлемый вариант и в том случае, если разработчик ПО взял на себя обязательство обновлять продукт в разумные сроки. К тому же, при обновлении ECM-системы не возникнет проблем с конвертацией данных, которые неизбежно появятся при переходе на новую систему.

Впрочем, с приходом цифровой трансформации обновлять системы стало практически бессмысленно. «Узкоспециализированные устаревшие системы, которые уже не могут удовлетворить потребностям бизнеса, должны были когда-то кануть в Лету, а мы должны были перейти на более современное корпоративное ПО. Так вот, этот момент настал», – считает Гибсон.

Для многих компаний, работающих с контентом, полнофункциональное ECM-решение – это единственная возможность провести полномасштабную цифровую трансформацию. Одной только этой причины достаточно, чтобы всерьёз задуматься о переходе на новую систему. Кроме того, современная ECM-система:

  • позволяет оцифровывать и «укрощать» огромные разрозненные массивы данных;
  • обеспечивает лучшее взаимодействие при создании контента;
  • использует искусственный интеллект для улучшения возможностей поиска, категоризации, формирования отчётов;
  • предоставляет более широкие возможности по использованию ПО на разнообразных устройствах и по интеграции с другими корпоративными системами.

Пришло время переносить данные

Компаниям стоит перенести данные в облако уже хотя бы потому, что появится возможность эти данные отслеживать. Уилл Эллис, основатель сайта Privacy Australia, считает, что устаревшие ECM-системы серьезно ограничивают возможности компаний, особенно в эпоху цифрового контента. Такие системы не получится «доработать» (они просто не поддерживаются редакторами программного кода), что впоследствии приведёт к большим затратам на их содержание. По мере роста затрат и отставания от современных технологий обеспечивать безопасность ваших данных будет всё сложнее.

«Моё предложение: переносите данные в новую систему и используйте современные технологии для более эффективного управления информацией, – говорит Эллис. – Кроме того, будет легче найти специалистов, которые уже работали с этими технологиями».

Современные системы позволяют ускорить процессы, повысить уровень их защищённости, а также поспевать за непрерывными изменениями в концепции цифрового рабочего места.

Перенести данные в одну систему – этого недостаточно

Многие устаревшие ECM-системы были разработаны 20, 30 или даже 40 лет назад, когда в ходу были совсем иные корпоративные технологии. Пол Хэмптон возглавляет службу товарного маркетинга Бостонского филиала компании Alfresco. По его словам, компания, использующая устаревшую систему (а скорее всего не одну) с закрытым исходным кодом, неизбежно сталкивается с трудностями в решении ряда ключевых бизнес-задач. Например, с каждым годом всё труднее найти программистов, у которых есть необходимые навыки и желание изучать устаревшие API-интерфейсы и языки программирования. Из-за этого всё сложнее разрабатывать и обновлять устаревшие платформы, чтобы они смогли удовлетворить современные бизнес-потребности.

Сегодня большинство компаний присматриваются к «облачным вычислениям». Они обходятся дешевле, их можно динамически масштабировать и легко установить, поскольку они не требуют огромных ресурсов в центрах обработки данных.

Так что же делать с устаревшими системами?

По мнению Хэмптона, хоть в наши дни и существует множество автоматизированных инструментов, позволяющих относительно легко переносить данные и контент из устаревших систем, переход на единственную облачную ECM-систему – не выход. Почему? «Основная проблема в том, что для работы со многими аспектами бизнеса используются устаревшие приложения, работающие на «древних» платформах. Попытка перенести такие приложения на современную платформу очень рискованна и потребует много времени и средств», – считает Хэмптон.

Сегодня компании смотрят в сторону новой федеративной архитектуры (англ. federated architecture) и выбирают современную облачную платформу, которую можно запустить на собственном виртуальном облаке. Это позволит интегрировать контент из нескольких устаревших систем в новую платформу. Впоследствии на базе облачной платформы можно разработать приложения для доступа к контенту в устаревших системах.

«Контент и приложения можно переносить постепенно, а не все сразу. Это позволит минимизировать неудобства для пользователей, а также сократить возможные бизнес-риски. Со временем использование устаревших архаичных систем сойдет на нет, а на их место придут новые приложения, разработанные для деятельности в облаке», – добавил Хэмптон.

 

Источник: CMS Wire

Похожие записи
Комментарии (0)
Сейчас обсуждают
Больше комментариев