Разбираемся в работе операторов ЭДО: вопросы и советы

Тема электронного документооборота (ЭДО) активно развивается последние два года. За это время вышло множество материалов, цель которых – растопить «лед недоверия» к ЭДО. В этих материалах операторы ЭДО убеждают бухгалтеров, экономистов, аудиторов и ИТ-специалистов в том, что электронный документ должен заменить бумажный. И каждый оператор строил этот процесс по своему разумению, в результате, не смотря на то, что электронный документ в нашем сознании уже укрепился, мы получили множество противоречий и заблуждений уже непосредственно о самих сервисах документооборота.

В этой статье я попытаюсь собрать воедино все заблуждения и дать советы тем, что уже стоит перед выбором ЭДО.

Почему у операторов цены на документы разные?

Всем интересно, почему электронный документ стоит именно столько, а не меньше, и из чего эта цифра формируется.

Обратимся к сайтам операторов. Тарифы, указанные на них – это усредненные цифры. Нельзя предусмотреть все ситуации, при которых можно сделать скидку или учесть в тарификации, поскольку у многих компаний есть свои особенности обмена. А если учесть максимальное количество особенностей, в тарифах невозможно будет разобраться. Поэтому оператор ЭДО берет критерии для расчета цен, которые подойдут любой компании. Как правило, это объем документооборота за период и сложность обработки разных видов документов. В стоимость услуг могут быть включены и другие составляющие, их знание поможет вам понять, на чем можно сэкономить.

Совет. Узнайте у оператора ЭДО, из чего состоит стоимость его услуг. Это поможет вам понять, с чего начать разговор о цене.

На практике оказывается, что у всех компаний есть индивидуальные особенности обмена. Одни отправляют всегда только определенные пакеты документов, другие обмениваются только неформализованными документами, третьи вообще получают только входящие документы, и так далее. Всё это может повлиять в итоге на стоимость услуг оператора ЭДО.

Совет. Обсуждайте с оператором ЭДО особенности обмена в вашей компании, тем более, если они связаны с количеством и видами документов. Это поможет вам повлиять на снижение цен, а оператору – предложить наиболее удобный для вас вариант обмена.

В завершении темы цен, подумайте о том, сколько выгоды вы получите с электронным документооборотом, даже если стоимость обмена будет не самой низкой. Как показывает практика, обмен электронными документами выгоднее в десятки раз. Поэтому:

Совет. Выбирайте оператора ЭДО по качеству услуг и опыту разработчика, а цены оставьте на потом. Только качественно выстроенный электронный документооборот принесет пользу, а не проблемы.

Почему не у всех операторов есть роуминг?

На самом деле, роуминг – это субъективная потребность. Многие почему-то выбирают себе оператора ЭДО «на вырост», считают, что сегодня он должен уметь все (и роуминг в том числе), даже если прямо сейчас это не нужно. Таким образом, такие заказчики просто лишают себя возможности попробовать электронный документооборот.

Если прямо сейчас у конкретного оператора нет роуминга, то можно подключиться к нескольким. Кстати, это поможет вам понять, какой сервис вам нравится больше.

Совет. Не бойтесь подключаться к нескольким операторам ЭДО. Цены у всех примерно одинаковы, подключение, как правило, бесплатное, и так вы поймете, какой сервис удобнее использовать.

Следует помнить, что роуминг на данном этапе разрабатывается под конкретного заказчика. Если у оператора ЭДО нет роуминга с другим сервисом, значит, клиенты его об этом ещё не попросили. И тут самое важное – желание оператора ЭДО двигаться в этом направлении и предлагаемые варианты взаимодействия для работ по роумингу.

Совет. Оцените готовность и желание оператора ЭДО делать для вас роуминг. Это станет сразу понятно, если он предложит вам несколько вариантов совместных действий, попросит контакты вашего контрагента и его оператора.

В-третьих, одно из главных условий роуминга – наличие вашего контрагента, подключенного к другому оператору. Сферический гипотетический роуминг в вакууме с выдуманным получателем бесполезен, ведь документы вы не отправляете в никуда. Кроме того, ваш контрагент сможет дать своему оператору дополнительную мотивацию начать работы по роумингу. А пока работы идут, вы всегда можете начать обмен с теми контрагентами, которые только планируют переход на электронный документооборот.

Совет. Начните общение по организации роуминга вместе с вашим контрагентом, подключенным к другому сервису. Это даст операторам ЭДО понять, что роуминг вам действительно нужен, само взаимодействие будет полным, а тестовый обмен – реальным.

Стоит ли подключаться к тем операторам, у кого больше абонентов?

На самом деле, мы достоверно не знаем, сколько у конкретного оператора подключенных абонентов. Любая цифра – это маркетинг, мы не знаем, как оператор ее получил и где приукрасил. Поэтому надо ориентироваться не на общее число абонентов, а на то – есть ли среди них ваши контрагенты.

Но если вы приступаете к выбору ЭДО только сейчас, то скорее всего, ваших контрагентов у оператора не будет. Рынок операторов ЭДО ещё только развивается, и если бы ваш контрагент начал использовать ЭДО, вы бы об этом узнали.

Совет. Даже если ваш контрагент есть в списке абонентов сервиса, оцените, насколько это сервис подходит вам. В первую очередь важно удобство работы, а подключение к разным операторам ЭДО рано или поздно решит роуминг.

А пока роуминга нет, главная задача оператора ЭДО – подключить как можно больше абонентов. Заботливый оператор предложит несколько вариантов подключения ваших контрагентов, разные способы взаимодействия, выгодные предложения. Он может взять работу полностью на себя, или подключить к взаимодействию вас, и вы при этом получите скидки. К примеру, бесплатный обмен в течение нескольких месяцев.

Совет. Узнайте у оператора ЭДО, какие схемы подключения ваших контрагентов может предложить оператор ЭДО. Чем больше есть разных интересных предложений, тем больше вероятность перехода на ЭДО ваших контрагентов.

ЭДО законно существует всего 3 года. Как оценить опыт оператора?

Закономерный вывод: если рынок молодой, то опытных игроков на нем нет. Мы же всегда ориентируемся на опыт производителя при выборе продукции. Как показывает практика, переход от бумажного документооборота к электронному в большинстве случаев затрагивает и внутренние процессы. Наверняка, придется что-то менять, по-новому согласовывать документы, учитывать их, и привыкать к тому, что всё происходит очень быстро. Если у оператора ЭДО есть опыт в выстраивании этих процессов, значит, он сможет максимально упростить и ускорить вашу работу как внутри компании, так и за её пределами.

Совет. Посмотрите на другие, более ранние проекты оператора ЭДО, почитайте историю разработчика. Если компания на рынке много лет, есть успешные проекты, связанные с документооборотом, в том числе и межкорпоративным, значит перед вами действительно опытный оператор ЭДО.

Опыт компании состоит также из опыта её сотрудников, экспертов в предметной области. Активно развивающаяся компания старается делиться знаниями с другими, в первую очередь с клиентами. А при обращении с любыми вопросами по предметной области эксперт хорошего оператора ЭДО, даже не зная изначально ответа, займется этим вопросом и предложит несколько вариантов решения проблемы.

Совет. Почитайте публикации экспертов компании. Если они есть, написаны понятным языком и нацелены на развитие ЭДО, значит перед вами квалифицированные сотрудники. Это поможет вам понять, какие знания есть у компании, и самому узнать что-то новое и полезное.

Делаем выводы

Когда мы делаем действительно важные покупки, мы стараемся найти как можно больше информации о производителе, функциях, технической поддержке. В выборе оператора ЭДО эти правила тоже действуют. Но всегда нужно понимать, что путь от бумажного документооборота к электронному – это всегда изменения. А понять, какие варианты перехода, условия обслуживания, знания, опыт есть у оператора ЭДО, вы сможете только при живом общении. Не бойтесь задавать вопросы и привлекать к этому процессу своих коллег.

Источник: Audit-it