Журнал об электронном контенте, документах и бизнес-процессах
ИТ-директору Делопроизводителю Кадровику Бухгалтеру
Внедрение электронного документооборота

Удалёнка в «РОСГОНКАХ». Что общего у Формулы 1, пит-стопа и электронных документов

  0 комментариев Добавить в закладки

Руководитель аппарата АНО «РОСГОНКИ» Елена Игуменова рассказала, насколько изменилась работа организатора Формулы 1 в России из-за самоизоляции. Читайте в интервью: как цифровые процессы помогли сотрудникам и удалось ли компании обеспечить безопасность данных.

Несмотря на особый режим, организаторы Гран-при России в Сочи продолжают подготовку к этапу, который должен пройти в конце сентября. В интервью ТАСС генеральный директор АНО «РОСГОНКИ» заявил, что пока всё идёт по графику.

– Елена, чем сейчас занимается ваша компания?

– Ключевые цели АНО «РОСГОНКИ» – это подготовка и проведение российского этапа чемпионата мира Формулы 1, организация эффективной круглогодичной работы Сочи Автодрома, развитие и популяризация автомотоспорта в стране. За шесть предыдущих Гран-при России мы накопили большой опыт по решению самых разных задач. И мы готовы к новым вызовам.

Очевидно, что для организации любого масштабного мероприятия, а также обеспечения круглогодичной работы автодрома требуется серьёзная подготовка и оперативность.

Как и на пит-стопе в Формуле 1, необходима слаженная работа всей команды, в которую входят отделы организации мероприятий и закупок, юридический и финансовый блоки, службы эксплуатации автодрома и другие подразделения.

Все они выполняют огромный фронт работы, в том числе связанный с организацией визита команд Формулы 1. К гонке их нужно снабдить целым списком необходимого: предоставить помещения, мебель, технические газы (для накачки шин), технику, оборудование и т.д. Нужно быть в постоянном контакте с западными организаторами и представителями команд, ничего не забыть, не потерять и проконтролировать.

– Этой весной многие опробовали новые форматы работы. Например, вы стали поддерживать трансляции кибергонок на симуляторах. А как на новый формат работы отреагировали ваши офисные сотрудники? Как они справляются с документами дома?

– Большинство сотрудников компании мы перевели на удалёнку. Многие из них успешно используют систему Directum RX. Право на работу в ней есть у 96 человек.

Приём документов идёт в основном в электронном виде. Если же документы отправлены, например, Почтой России или курьерской службой, то ответственный сотрудник сам получает корреспонденцию и направляет в электронном виде коллегам.

– Какие процессы удалось ускорить?

– Благодаря системе мы ускорили согласование основных документов в компании: договоров, исходящих ознакомление сотрудников с внутренними нормативными актами.

Система помогает в организации закупочной деятельности, автоматизирует исполнение поручений руководства и контроль исполнительской дисциплины сотрудников.

Генеральный директор АНО «РОСГОНКИ» использует усиленную квалифицированную электронную подпись. Она позволяет удаленно обрабатывать все основные документы, в том числе бухгалтерскую и налоговую отчётность.

Некоторые документы приходится подписывать в бумажном виде, для таких сейчас у нас организована доставка.

– Удаётся ли эффективно взаимодействовать с командой, смежными департаментами?

– Карантин влияет на работу сотрудников, но на самом деле взаимодействие между подразделениями у нас не усложнилось. Сотрудники просто чаще стали обсуждать и решать рабочие вопросы с помощью имеющихся онлайн-инструментов. По телефону, электронной почте или, например, в Microsoft Teams.

– И наконец, актуальный для ИТ-директоров вопрос. Как обеспечиваете безопасность данных при удалённой работе?

– Мы перенесли большинство корпоративных данных в геораспределённые облачные сервисы и хранилища. При этом есть резервное копирование, а с документами можно работать одновременно. Все сервисы и хранилища соответствуют международным стандартам по обеспечению информационной безопасности.

При доступе к локальным ресурсам часть сотрудников использует защищённый VPN и удалённый доступ RDP – через межсетевые экраны с жёсткими ограничениями.

 

Беседовала Елена Питомцева, PR-менеджер Directum

Фото: f1report.ru

 

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (0)
Сейчас обсуждают
Больше комментариев