Руководить цифровизацией с гуманитарным образованием. Интервью с Ольгой Борбат, «Рош Диабетес Кеа Рус»

Есть мнение, что заниматься цифровой трансформацией на предприятии должен ИТ-специалист. На деле это далеко не так. Пример – ООО «Рош Диабетес Кеа Рус». Руководитель группы правовой поддержки Ольга Борбат опровергает мифы о внедрении электронного документооборота и рассказывает, как цифровизация помогла компании на удалёнке.

– Ольга, как давно ваша компания использует электронный документооборот?

– Мы применяли различные инструменты для электронного обмена документами. Однако ими пользовались небольшие группы сотрудников и для решения узкого круга задач. Полноценный электронный документооборот в «Рош Диабетес Кеа Рус» начался с проекта внедрения системы Directum RX для внутреннего согласования всех видов гражданско-правовых договоров. Это произошло в сентябре 2018 года. Ранее для подтверждения статуса одобрения юридически значимых документов согласующие сотрудники их распечатывали и ставили собственноручную подпись.

– Вы были руководителем проекта внедрения электронного документооборота. Как он прошёл? И в чём проявился эффект цифровизации?

– Мы оценили скорость согласования договоров, ясность состояния реестра, прозрачность действий работников, возможность получать статистику работы и оценивать её эффективность, видеть историю согласования.

Всё это раньше было невозможно, так как не было единой электронной системы и чётких автоматизированных регламентов, а также онлайн-доступа к документам с учётом прав в любое время.

Теперь система определяет уровни достижения KPI тех сотрудников, в чьи задачи входит своевременное согласование документов. И это нормально, когда после внедрения новых электронных решений, влияющих на всех работников, начинается период психологической адаптации. Постепенно пользователи по достоинству оценивают систему. Так произошло у нас – примерно за год, а фаза активного внедрения электронного документооборота шла два месяца. Наш опыт (договорного блока группы правовой поддержки) дал уверенность, доверие и стимул другим подразделениям использовать систему для своих процессов.

– Что было сложнее: выстроить регламентирование процессов или «переложить» их в информационную систему?

– Выстроить регламентирование было сложнее. В самом начале внедрения нам казалось всё ясным и понятным. Но стоило только начать опытную эксплуатацию, как немедленно вскрылись новые факты, неизвестные нам процессы и участники. Поэтому регламенты приходилось срочно изменять, собирать совещания и вновь искать консенсус.

А «переложить» в систему согласованные регламенты было уже просто. Сейчас мы без привлечения сотрудников компании Directum и внутренних ИТ-служб модифицируем регламенты в системе самостоятельно.

– Как в вашей компании прошёл переход на удалённый режим работы? Помогла ли цифровизация документооборота?

– Да, сейчас мы трудимся дистанционно. Хотя много сотрудников уже работали так раньше. В системе можно согласовывать договоры из любого уголка страны, отслеживать весь процесс и этапы, на которых находятся документы, а также видеть ориентировочные сроки завершения согласования и подписания. Если есть необходимость, мы можем предпринять меры, заблаговременно скорректировать свои действия по заключению сделок.

А ещё есть автоматическая версионность документов и проставление штрих-кода – это удобно. В системе обеспечивается гарантия безопасности и сохранности текста.

– Что бы вы посоветовали компаниям, которые решили сохранить удалённый режим и освоить цифровые процессы?

– Нужно выделить наиболее значимые бизнес-процессы и описать их в виде схемы. Определить ответственных сотрудников на точках/вехах этих схем, обеспечить их полномочиями – например, доверенностью на право подписи, новой строчкой в должностной инструкции об обязанности согласовывать документы и т.п.

Но самое важное – перед запуском любого проекта, влияющего на юридически значимые процессы компании, нужно провести встречи с каждым реально или потенциально вовлеченным сотрудником. Необходимо опросить их о нуждах и проблемах в процессе, требующем автоматизации, сообщить лично об их роли, важности мнения и участия.

Приказы, распоряжения и регламенты – это всё хорошо и даже необходимо. Но важно создать проектную группу – у нас она называлась «Директум Клуб» и существовала неофициально, на добровольных началах. Нужно делиться опытом и всегда благодарить коллег за участие.

И только тогда можно приготовиться к плодотворной работе – на ближайшие два-три месяца отдать все свои силы внедрению системы. Тогда оно вернётся сторицей.

Беседовала Елена Питомцева, PR-менеджер Directum.

***

Переходите на цифровые процессы прямо сейчас – получите 90 дней бесплатной подписки на Directum RX и безлимитный пакет на обмен документами в сервисе Synerdocs. Предложение действует до 30 июня 2020 года.