Документооборот в системе управления предприятием

Андрей Колесов

Парадоксальная ситуация: средства управления документами с незапамятных времен являются важным компонентом автоматизации деятельности предприятий, но в то же время занимают какое-то не очень определенное положение в составе корпоративных информационных систем. Скажем, входят ли задачи документооборота в понятие, определяемое как «управление предприятием»? Вот, например, IDC уже несколько лет проводит в России исследования софтверного рынка категории ИСУП (интегрированные системы управления предприятием, Enterprise Application Suite), но включает в него только ПО, относящееся к категории ERP.

Участники панельной дискуссии (слева направо): Сергей Курьянов (DocsVision), Владимир Карасёв («1С»), Василий Бабинцев (Directum), Александр Савельев («ИнтерТраст»), Игорь Ведехин (IBS), Сергей Бушмелев (Directum)

Каково же реальное положение систем электронного документооборота (СЭД) и других технологий, относящихся к категории ECM (Enterprise Content Management) в современном ИТ-комплексе управления предприятием? Как выбираются подходящие средства для решения тех или иных задач заказчика? Как решаются вопросы интеграции СЭД с другими компонентами корпоративной информационной системы? Именно эти вопросы стали предметом обсуждения на панельной дискуссии, прошедшей в рамках конференции DOCFLOW Day на осенней московской выставке Softool ‘2007 с участием представителей разных поставщиков - разработчиков СЭД и ERP-решений, системных интеграторов.

Система управления предприятием: что это такое?

Найти ответ на этот вопрос было очень непросто, хотя в результате коллективное мнение оказалось практически единым. Корпоративную информационную систему с точки зрения софта можно условно представить в виде двух основных частей-слоев: прикладное ПО, с которым имеют дело непосредственно пользователи, и инфраструктурное ПО, обеспечивающее работу приложений. Первая группа непосредственно предназначена для поддержки функционирования организации, и её, в свою очередь, можно разделить на две составляющие - обеспечение основной деятельности предприятия и поддержку управления этой деятельностью.

Проблема же заключается в том, что если прикладной и инфраструктурный программные слои поддаются довольно четкому делению, то граница внутри «пользовательского» уровня является условной и сильно зависит от рода деятельности организации, что, скажем, особенно ярко видно на примере коммерческих структур и органов государственной власти. Скажем, канцелярия в одном случае может быть отнесена к управленческим, а в другом — к основным функциям. Или одни и те же технологии на одном предприятии могут применяться для автоматизации разных подразделений - и производства, и управления.

Отсюда можно сделать вывод: понятие «средства управления» с точки зрения оценки рынка таких средств является очень расплывчатым, и поэтому лучше придерживаться классической ИТ-категоризации продуктов, связанной с классами решаемых задач: ERP, ECM, CRM, BI и пр.

Участники дискуссии отметили, что тождественность восприятия ERP как средств управления предприятием лежит в истории вопроса: автоматизация коммерческих компаний начиналась именно с решения учетных задач, в то время как главной сферой применения средств документооборота были государственные структуры. Но сейчас быстро растет спрос на СЭД и со стороны бизнеса, и отражением этой общемировой тенденции является, в частности, то, что ведущие ERP-вендоры быстро расширяют арсенал своих предложений за счет ПО для управления документами и контентом.

Повышение роли СЭД для бизнеса во многом объясняется тем, что задачи управления сегодня смещаются из области отслеживания материальных и финансовых ресурсов в сферу работы с людьми. Собственно само появление понятия «бизнес-процесс» связано с повышением значения человеческого фактора и базируется на подходах к управлению потоками работ (workflow), т. е. поддержке выполнения коллективной работы на основе движения документов. В частности, было отмечено, что интерес к повышению исполнительской дисциплины определяется в том числе переходом от единоначалия к коллегиальному режиму управления предприятием, а также передачей функций оперативного управления компанией от её собственника к наемным менеджерам.

Понятие «документ» с точки зрения управления

Тем не менее и ИТ-поставщики, и заказчики порой искренне не понимают, зачем нужны специализированные СЭД, если автоматизацию, например, канцелярии предприятия можно выполнить с помощью учетной системы. На самом деле такая точка зрения чаще всего базируется на представлении, будто управление документами заключается лишь в функциях их учета и контроля исполнительской дисциплины. Ограниченность такого видения ситуации становится ясна, если разобраться в том, как различаются понятия документа в ERP и в ECM. (далее идет про ERP, а про ECM нет?)

ERP — это транзакционные системы, и документ в них отражает факт хозяйственной операции, а потому его создание — фактически автоматическая процедура, в которой отсутствуют этапы подготовки и согласования контента. В случае же ECM именно процесс создания документа, преимущественно в условиях групповой работы (последовательной или параллельной), является одним из ключевых и к тому же слабо формализованным.

Эти различия хорошо видны на примере цифровой подписи. При использовании ERP в ней очень часто просто нет необходимости, так как достоверность документа легко проверяется исходными данными о транзакциях. В СЭД функции транзакции выполняет человек, который и фиксирует это своей подписью. Другой пример — ПО для поддержки принятия решений. При полном единоначалии директору вполне достаточно оперировать данными с помощью ERP- или BI-систем. Но если его решение принимается коллегиально и с учетом разных мнений, то нужны совсем иные средства работы с документами.

По ходу обсуждения отмечалось, что рост спроса на СЭД со стороны бизнеса определяется и тем, что вопросы эффективности деятельности из области производства материальных ценностей смещаются в сторону создания интеллектуальных продуктов и маркетинга. Отсюда резко возрастает значение решений класса CRM и СЭД. Так, срок составления коммерческих предложений с участием многих исполнителей становится критически важным показателем. Кстати, если проследить историю развития технологий CRM, то можно увидеть, что оно фактически сформировалось в отдельную сферу именно на стыке задач ERP и ECM. Другая область совместного использования различных технологий — бюджетирование, где наравне с обработкой числовой информации требуется поддержка групповой работы и процедур согласования.

До недавнего времени многие бизнес-заказчики считали, что все задачи документооборота можно решить средствами электронной почты. Но сейчас всем уже очевидно, что этого явно недостаточно. Ведь нужно поддерживать групповую работу, обеспечивать гарантированную доставку документов, контролировать их исполнение, хранить архив и пр. К тому же электронное взаимодействие, особенно при контактах с внешними контрагентами, совсем не отменяет обмен бумажными документами, в том числе юридически значимыми. А обеспечение взаимодействия бумажных и электронных документов — это традиционная сфера систем ECM.

На примере мировых лидеров мы видим: несмотря на развитие функций управления документами в рамках ERP в какой-то момент вендор создает (в том числе путем приобретения) и автономный набор ECM-решений. Причем это относится не только к управлению контентом, но и к другим прикладным областям, например к бизнес-аналитике.

Вопросы интеграции

Итак, еще одно общее мнение участников дискуссии таково: время, когда корпоративная информационная система представляла собой набор разрозненных прикладных решений для автоматизации отдельных служб и подразделений, прошло. Сегодня КИС должна быть не чем иным, как интегрированным софтверным комплексов, в рамках которого взаимодействуют различные компоненты, в том числе ERP и ECM.

Вопрос, как создать такую интегрированную систему, является непростым и может иметь несколько правильных ответов. Тут нужно вспомнить, что одним из идеологических посылов концепции ERP в конце 90-х была идея использования одной технологической платформы для решения всего комплекса задач управления предприятием. Однако уже в начале этого десятилетия стало ясно, что ни одна ERP-система не может решить все вопросы автоматизации. В результате термин «лоскутная автоматизация» (или «зоопарк»), поначалу имевший явно негативный оттенок, со временем стал восприниматься просто как объективная реальность, жить в которой заказчикам должен помочь подход SOA (сервисно-ориентированная архитектура).

Готовы ли имеющиеся на рынке СЭД к взаимодействию с ERP-решениями, которые так или иначе составляют основу систем автоматизации коммерческих предприятий? Участники дискуссии со стороны разработчиков средств документооборота дали на этот вопрос дружный утвердительный ответ и даже заявили, что предлагаемые ими технологии уже развиваются в направлении поддержки SOA.

Однако представитель системного интегратора (IBS) не согласился с таким мнением, указав на то, что именно проблемы интеграции с ERP-системами корпоративного уровня заставляют в качестве ECM выбирать технологии не российских, а зарубежных разработчиков. Более того, появление в арсенале глобальных ERP-вендоров продуктов для ECM объясняется не только желанием расширить сферу своего присутствия на рынке, но и стремлением решить проблемы интеграции если и не в рамках единой ERP-платформы, то все же в виде технологий от одного поставщика.

В целом обсуждение вопросов интероперабельности различных функциональных компонентов корпоративных информационных систем закончилось на мажорной ноте: все сошлись во мнении, что проблема обеспечения интеграции ERP и ECM для российских ИТ-проектов еще нова и отечественным разработчикам СЭД ее решение вполне по силам.