Долговременный электронный архив. 1000 и 1 вопрос

Цифровую трансформацию активно поддерживают с разных сторон. Зачастую локомотивом выступает государство: вводятся новые формы взаимодействия с гражданами, бизнесом, на межведомственном уровне. Коммерческие структуры активно переходят на межкорпоративный юридически значимый ЭДО.

Задача построения внешних и внутренних процессов с электронными документами понятна, а вот проблематика их хранения, особенно долговременного, только сейчас в полной мере начала осознаваться российскими компаниями.

Предприятия уже накопили миллионы электронных документов, и ежедневно создаются еще тысячи. Учитывая, что в цифровой вид переводится все больший процент документации, проблема хранения столь огромного объема информации с головой накроет гораздо быстрее, чем ожидалось ранее. Откладывать решение этого вопроса больше нельзя.

Уже сегодня компаниям нужно комплексное решение — информационная система, которая обеспечит как управление бумажным архивом документов, так и юридически значимое хранение электронных документов с соблюдением всех процедур архивного делопроизводства.

Где и как хранить электронные документы

Что учесть при создании электронного архива документов Все электронные документы можно разделить на две группы: документальный фонд (срок хранения до 10 лет) и архивный фонд (срокам хранения от 10 лет и\или документы постоянного срока хранения).

Для каждой группы важно обеспечить:

● прием документов в архив из любой информационной системы;

● доступ пользователей в соответствии с полномочиями;

● юридическую значимость;

● целостность документов на протяжении всего срока хранения;

● возможность экспорта документов и доказательств их юридической значимости;

● своевременное уничтожение с соблюдением всех процедур.

Сегодня почти в каждой компании документы создаются в какой-либо информационной системе и там же они обрабатываются. Но, большинство систем не предназначены для длительного хранения документов — в них не реализован такой функционал.

Тем не менее, необходимо обеспечить единые принципы хранения документов вне зависимости от места их создания. Организовать архивное хранение можно во всех информационных системах, но это крайней дорогой, долгий и неэффективный путь. Наиболее правильным и эффективным решением будет создание отдельной системы для хранения электронных документов с выполнением всех перечисленных выше процедур.

Такая система позволит:

● Разгрузить оперативные хранилища за счет снижения нагрузки по обработке и хранению редко используемой информации (в информационных системах останутся только оперативные документы, работы по которым не завершены).

● Организовать централизованное длительное хранение документов с обеспечением целостности и юридической значимости. В одной системе обеспечивается выполнение регламентов и наличие технических средств для перештамповки документов с целью подтверждения валидности сертификата на момент подписания электронного документа.

● Обеспечить своевременное уничтожение документов с истекшим сроком хранения.

● Обеспечить хранение документов в специализированном формате долговременного хранения — в виде контейнеров, которые содержат документ в исходном формате, его отсоединенные подписи, файл метаданных и копию документа в формате архивного хранения (например, в.PDF/A).

● Снизить стоимость хранения (меньшие требования к серверному оборудованию и системам хранения).

● Снизить требования к SLA по обслуживанию и восстановлению системы после сбоев.

● Управлять хранением бумажных оригиналов документов будет только одна система.

● Упростить работу архивариусов и делопроизводителей за счет автоматизации их деятельности.

● Повысить оперативность доступа к архивным данным за счет автоматизации регламентов доступа (автоматизация запросов доступа, предоставление копий документов, функция «читального зала» для долговременного архива).

Важно продумать каждый шаг: когда переносить, в каком виде хранить и как обеспечить доступ

Документы создаются в разных системах, а передавать их на длительное хранение оптимально в единый архив. Поэтому развитые интеграционные механизмы и продуманные сценарии импорта играют огромную роль. Кроме того, надо учесть, что документы на долговременное хранение передаются в едином формате.

В архив могут быть переданы любые документы, вышедшие из оперативного употребления, т. е. те материалы, с которыми уже не работают сотрудники. Причем на хранение вместе с документом нужно передавать и его метаданные.

Еще один вопрос, который нельзя оставить без внимания, — что делать с документом в информационной системе? Логично, что физически документ удаляется из оперативного хранилища, но пользователю нужно видеть, что такой документ есть. То есть отсылка к документу из долговременного архива в информационной системе-источнике должна быть.

Как и в случае с обычным архивом бумажных документов, сотрудникам компании периодически нужны выписки, копии или документы целиком. В системах хранения электронных документов реализуются также пользовательские сценарии: выдача дел во временное пользование, исполнение запросов на выдачу архивных справок, выписок и копий.

Регулярные архивные процедуры

Должен ли архив «поддерживать» юридическую силу документов?

Еще один вопрос, связанный с долговременных хранением документов, — обеспечение и подтверждение их юридической значимости.

Однозначной общепринятой методологии пока не существует. В первую очередь, это связано с отсутствием четкой нормативной базы, нехваткой практики организации хранения электронных документов и судебной практики. Однако компании заинтересованы в том, чтобы заранее предпринять все возможные меры для снижения рисков, которые могут возникнуть при необходимости подтверждения юридической силы.

Существуют и альтернативные взгляды, в которых высказываются сомнения в необходимости проведения каких-либо специальных технических мероприятий, направленных на «поддержание» юридической значимости документа. Или решение этой проблемы кроется исключительно на методическом уровне.

И все же, является ли обеспечение юридической значимости документа задачей электронного архива или она должна обеспечиваться другими средствами? В явном виде в правилах и рекомендациях по работе архивов нет требований поддержания юридической силы документов, переданных на хранение. Поэтому единого варианта решения этого вопроса у поставщиков ИТ-решений пока нет. Однако, опираясь на международную практику, стандарты и законы, некоторые компании выработали собственные подходы. Один из них будет представлен на онлайн-семинаре «Долговременный электронный архив — вместо 1000 полок».

Проверка целостности и сохранности документов

Как уже было отмечено выше, одна из ключевых задач долговременного архива — обеспечение целостности и сохранности документов на протяжении всего срока хранения. Для этого в системе должны быть реализованы регулярные проверки. Суть этой процедуры в том, чтобы вычислить, изменился ли документ с момента поступления в архив. Если система обнаружит изменения, значит целостность нарушилась.

Уничтожать документы нужно по правилам

Важно не только правильно хранить документы, но и вовремя удалять их, иначе возможны санкции контролирующих органов. Как правило, автоматизируются процедуры контроля сроков хранения, выделение дел к уничтожению и экспертиза ценности. Помимо этого, системы хранения должны контролировать физическое удаление документов. Однако регламентирующих документов для этих процедур еще нет.

Открытым также остается вопрос хранения копий документов в бэкапах. Здесь возможны как чисто методические и организационные решения, так и использования механизмов шифрования: все документы, хранящиеся в архиве шифруются определенным сертификатом и после наступления сроков их хранения удаляется сами документы и уничтожается сертификат. Таким образом документы становятся недоступными в том числе в бэкапах системы.

***

Вопросов по теме долговременного хранения электронных документов много, и подробнее их рассмотрят эксперты DIRECTUM, смотрите запись вебинара «Долговременный электронный архив — вместо 1000 полок».

Источник: DIRECTUM. Аналитика. Архивы