Как операторы ЭДО подключают контрагентов? Стратегия и приёмы

Представьте, что вам нужно перевести на электронный документооборот если не всех контрагентов, то хотя бы подавляющую часть. Задача усложняется, когда организаций несколько сотен или даже тысяч. С чего начать и как убедить их в переходе на ЭДО? В случае с большой базой поставщиков, партнеров, подрядчиков или покупателей добиться желаемого результата помогает проект подключения.

«У меня все ходы записаны!»

Проект подключения (далее – ПП) представляет собой стратегию по переводу контрагентов на обмен электронными документами. Включает в себя мероприятия по информированию, мотивации и сопровождению контрагентов. ПП состоит из этапов планирования, реализации и подведения итогов:

Стандартный проект подключения контрагентов включает в себя три стадии

ПП разрабатывает и проводит команда, в которую входят специалисты оператора ЭДО и сотрудники заказчика. Со стороны исполнителя держит руку на пульсе руководитель проекта подключения (далее – РПП). Интересы компании, чьих контрагентов предстоит подключать, представляет руководитель проекта от заказчика (далее – РПЗ). С этой ролью, как подчеркивают специалисты оператора ЭДО, лучше всего справляются сотрудники, чья работа напрямую связана с документооборотом, и кто влияет на соответствующие процессы организации. Выделение такого человека повышает успех проекта. Например, это может быть главный бухгалтер или руководитель отдела. Еще один удачный кандидат на роль РПЗ – инициативный, умеющий планировать и достигать результатов project-менеджер. Правда, в его случае должно быть подспорье, например, приказ от высшего руководства о внедрении в компании межкорпоративного документооборота.

Извещение о переходе на электронный документооборот

На первом этапе проекта подключения важно обеспечивать контрагентам максимальный доступ к информации.  Для того чтобы оповестить всех о возможности перехода на ЭДО, команда проекта определяет, какие мероприятия могут в этом помочь. Например:

●    рассылки писем по адресам электронной почты;

●    печатная реклама на документах и конвертах исходящей корреспонденции;

●    SMS-рассылка. Такой вариант информирования больше всего подходит для проектов, где контрагенты «не привязаны» к офису. Это страховые агенты, водители такси и др.;

●    размещение информации на сайтах, внутренних порталах, в личных кабинетах. Например, интернет-провайдер «МАРК-ИТТ» опубликовал новость на своем официальном сайте. Это был один из каналов, с помощью которого контрагенты узнали, что бизнес-партнер переходит на обмен электронными документами:

Компания «Марк-ИТТ» выбрала информирование через сайт

Активная фаза: подключение и сопровождение

Итак, руководители проекта со стороны исполнителя и заказчика определили набор мероприятий, с помощью которых будут проинформированы контрагенты. Первая волна кампании, как показывает практика, подогревает интерес контрагентов, заставляет задуматься о необходимости перемен.

Сразу после первых обзвонов и рассылок к сервису ЭДО подключаются не все. Остается часть контрагентов, которые будут сомневаться, проигнорируют, пропустят или не заинтересуются приглашением. С ними работа ведется плотнее и в ход идут более изощренные, мотивационные уловки. Но об этом чуть позже.

Проект подключения подразумевает под собой и сопровождение контрагентов – начиная от получения ими первичной информации о том, что такое ЭДО, и заканчивая консультированием по работе в сервисе. На все возникающие вопросы контрагенты получают своевременные и развернутые ответы, причем в разных форматах.

Индивидуальные демонстрации

Специалист оператора ЭДО проводит удаленную презентацию, рассказывает о возможностях электронного документооборота, показывает, как работать в сервисе обмена и что в техническом плане для этого необходимо.

Онлайн-обучение

Представители сервиса обмена Synerdocs регулярно проводят вебинары для всех, кто заинтересован в переходе на ЭДО или пока только присматривается и хочет получить ответы на вопросы.

Источники информации и руководства

Контрагенту высылается набор справочных материалов, воспользовавшись которыми, он сможет самостоятельно подключиться к сервису обмена электронными документами и начать в нем работать.

Страницы сайта с гайдами

Такой вариант сопровождения доказал свою эффективность на особо крупных проектах, где количество контрагентов исчисляется тысячами. Страница отражает последовательность действий, которые нужно предпринять для подключении к оператору ЭДО. Здесь же прописываются индивидуальные условия (если таковые имеются). Например, промокод для льготного приобретения сертификата электронной подписи.

Удаленный инструктаж по подключению

Подходит для контрагентов, которые с новыми технологиями на «вы». Специалисты оператора ЭДО подключаются к рабочему столу в удаленном режиме и регистрируют абонента в сервисе. Далее проводится инструктаж по основной функциональности – как подписывать документы, отправлять их и др.

Берите на заметку: способы мотивации

Для того чтобы контрагент захотел подключиться к ЭДО, он должен быть замотивирован. В случаях, когда явного желания переходить на электронный документооборот нет, его создают.

Итак, что же это за способы мотивации:

***

Со стороны процесс подключения контрагентов наверняка выглядит труднореализуемым, ресурсоемким, затяжным. Но на самом деле сложность ПП раздута. Вне зависимости от того, какое число контрагентов предстоит подключать, команде проекта под силу это сделать.

Большую часть хлопот по работе с контрагентами – их информированию, сопровождению, мотивации, подключению – берет на себя РП со стороны исполнителя. Главное, придерживаться разработанного плана и использовать опыт специалистов оператора ЭДО, которые разбираются в предметной области документооборота и точно знают, как отразить любые возражения контрагентов.

Завершение проекта подключения вовсе не означает его конец. Специалисты оператора ЭДО продолжают консультировать РПЗ по вопросам подключения новых контрагентов, при необходимости продумывают дополнительную мотивация для «крепких орешков», кто все еще уклоняется от работы с электронными документами.

Источник: Synerdocs