Межкорпоративный документооборот: ECM или ERP (5 лет спустя)

Когда долго работаешь в одной отрасли, время от времени возвращаешься к темам, которыми уже занимался. Но, как правило, возврат происходит не в ту же точку, а по спирали развития.

На данный момент в поле моего зрения находится тема межкорпоративного документооборота (МКДО), и, изучая информацию, я с интересом обнаружила свой материал 5-ти летней давности "Межкорпоративный документооборот: ERP или ECM" (ну совсем про него забыла).

«Возможно, мы когда-то все же шагнем дальше счетов-фактур, и будет организован обмен документами (договорами, например), которые могут обойтись и без структурированного формата», — писала я и не ошиблась, шагнули. В нашу жизнь вошел и обмен неструктурированными документами, в т.ч. теми самыми договорами. Обмен структурированными документами при активной поддержке законодательства тоже развивается (счета-фактуры, акты, накладные, универсальные передаточные документы).

«В этом случае с системой межкорпоративного обмена будет достаточно взаимодействовать только СЭД», — тут я тоже почти угадала, хотя вопрос «ERP или ECM?» пока еще остался. Как же наиболее эффективная схема МКДО выглядит сейчас?

Что имеем на входе:

1.   На предприятиях повсеместно используются ERP или другие учетные системы, которые служат источником генерации первичных учетных документов. Причем на крупных предприятиях и в холдингах таких систем может быть несколько.

2.   Предприятия активно внедряют СЭД/ECM системы, хотя такого покрытия предприятий, как учетные системы, они еще не обеспечили (рынок активно растет). Задача управления договорами в рамках СЭД зачастую внедряется одной из первых, а вот работа с первичными документами в состав первоочередных задач, как правило, не входит (хотя последнее время ситуация начала меняться).

3.   Почти все сервисы сдачи налоговой отчетности развились до систем обмена юридически значимыми документами (СОД).  К ним присоединились другие, и теперь число операторов достигает уже нескольких десятков. Выбрать для предприятия одного оператора, с которым можно работать со всеми контрагентами, становится не просто даже при наличии роуминга, который пока развивается не так быстро, как хотелось бы.

4.   Довольно широкое применение получили системы обмена EDI-сообщениями, которые напрямую интегрируются с ERP. И на базе EDI-систем тоже возникают операторы СОД.

Все это изначально наталкивает на мысль, что проще реализовать связку ERP-СОД, т.к. она уже проверена и работает (налоговая отчетность и EDI). Зачем же нужна ECM система?

Для того, чтобы это понять, выделим все стадии, которые проходит финансовый документ на этапе своего ЖЦ, и постараемся оценить, где возникает потребность в использовании ECM-системы.

1.   Создание. Если структурированные документы (счета, накладные) «рождаются» в ERP-системе, то неструктурированные документы (договора, акты, письма и другие) чаще все же создаются в ECM-системе на основе шаблонов.

2.   Согласование. Не все документы требуют согласования, некоторые требуют массовой обработки и отправки. Но акты и договоры перед отправкой или оплатой в большинстве случаев нужно согласовать. Некоторые ERP-системы предоставляют встроенные инструменты для согласования, но они, как правило, носят довольно упрощенный характер. Сложные процессы согласования договоров реализовать в них бывает затруднительно, для этого больше подходят ECM-системы с развитыми инструментами настройки бизнес-процессов.

3.   Подписание. Электронная подпись (ЭП) получила широкое распространение. Ею пользуются уже не только бухгалтера для отправки отчетности и документов в банк. Все чаще ЭП в свое распоряжение получает руководитель. Хотя правды ради стоит отметить, что за «непродвинутых» руководителей ЭП частенько ставит секретарь, но это противоречит законодательству. Если делать все «по правилам», то руководителю нужно предоставить удобный механизм подписания всех электронных документов, независимо от того, в какой системе они появились. И для этого лучше подойдет ECM-система, в которой руководитель уже работает (рассматривает документы, выдает и принимает поручения). Оптимальным будет встроенное в ECM специальное рабочее место для руководителя (в идеале – мобильное).

4.   Отправка. Для организации отправки документа нужна не только интеграция с несколькими сервисами обмена, но и функции контроля возврата, обработки ответов и т.д. Это тоже функции ECM, хотя далеко не все системы пока такой функционал «освоили».

5.   Хранение. Тут вроде очевидно, что роль хранилища документов принадлежать должна ECM-системе, это одна из ее базовых функций, хотя и большинство ERP-систем файлы хранить умеют. Но любой юридически значимый документ представляет собой уже не один, а несколько файлов (с телом документа и служебной информацией), дополнительную сложность добавляют двойные титулы структурированных документов. Организовать удобное для пользователя хранение этой связанной информации позволит уже только ECM-система.  Не надо забывать также, что ни одно предприятие не переходит разом на электронный документооборот со всеми контрагентами, а значит, необходимо поддерживать работу и с бумажными документами (сканами).

6.   Предоставление. Наличие единого финансового архива в ECM-системе позволит быстро подготовить документы для налоговых проверок и сверок с контрагентами, независимо от того, в каком виде документы поступили в систему изначально (электронный юридически значимый или скан подписанного бумажного документа) и в каком должны быть представлены (электронные копии или бумажные). Безусловно, ECM-система при этом должна предоставить удобные сценарии выборки документов для проверки.

7.   Списание в архив. Тема архивов юридически значимых электронных документов на данный момент одна из самых неизученных. Наверное, потому, что электронные документы еще только начинают использоваться и только подходят к той стадии, когда пора задуматься об их долгосрочном хранении.

Таким образом, оптимальная архитектура систем для организации МКДО предприятия может выглядеть примерно так:

Предлагаю вам примерить ее на свое предприятие.

Теперь я уже почти уверена, что у меня будет повод вернуться к этой теме еще. Когда с электронными архивами станет понятнее, и операторы электронного обмена как-то «поделят мир», и исключением для предприятий станут уже бумажные документы, а не электронные. Надеюсь, что это произойдет быстрее, чем через 5 лет.