Перечень документов, которые могут не оформляться на бумаге

Когда-то делопроизводители сопротивлялись переходу с бумажных журналов регистрации на системы электронного документооборота. Сегодня переход в цифру не вызывает таких опасений у бизнеса, потому что большинство компаний уже перевели внутреннее согласование в электронный вид. Возможности систем расширяются и дают компаниям больший эффект от цифровизации.

В нормативной базе по электронному документообороту еще есть белые пятна, хотя государство постоянно улучшает его и вносит изменения, пока «бумажное» законодательство постепенно изживает себя. Поэтому сейчас самое время переходить на электронные документы, а не доживать с бумагой ее век. Они надежны, хранить их выгоднее и судами уже принимаются.

Юридическая значимость электронного документа

Чтобы понять, какие документы могут жить без бумаги, нужно выяснить, как с юридической точки зрения расценивается электронный документ.

Юридическую значимость электронного документа определяет статья 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». В ней говорится, что электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью (КЭП) равнозначен бумажному с собственноручной подписью. С 1 сентября 2023 года сотрудники смогут подписывать документы от лица организации только КЭП физлица в связке с машиночитаемой доверенностью (МЧД).

Бумажная или электронная форма

Ранее требования к оформлению документов официально были закреплены только для бумажных экземпляров, хотя и не исключалось использование унифицированных электронных бланков. В июле 2018 года был утвержден Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016, в котором прописано, что его положения распространяются как на бумажные, так и электронные документы. Наряду с общими требованиями к оформлению, в стандарте отражены и специфические, характерные для электронных документов. Например, наличие штампа электронной подписи, защита от несанкционированных изменений и пр.

С каждым годом увеличивается количество документов, которые приобретают электронный вид по инициативе государственных органов. Например, Федеральная налоговая служба переводит в безбумажный формат взаимодействие с организациями по отчетности, а Пенсионный фонд России организует работу с электронными трудовыми книжками.

Классическое делопроизводство

Нет никаких препятствий для перевода в электронный вид документов классического делопроизводства — приказы, служебные записки, исходящие письма и пр. При условии, что у участников процесса есть электронная подпись.

Единственный момент, который потребуется решить — это организовать работу генерального директора в системе. Если такой возможности или желания нет, то необходимо передать права на подписание документов от его лица другим сотрудникам.

Хотя можно столкнуться с ситуацией, когда генеральный директор не желает работать в системе или передавать свои функции другим лицам, даже в рамках законодательства.

Кадровый учет

Первые серьезные изменения произошли в 2017 году: тогда вышел указ Президента РФ № 203 о стратегии развития информационного общества до 2030 года. В список приоритетных задач включили внедрение в стране электронного документооборота, а при Министерстве труда РФ сформировали рабочую группу по вопросам кадрового ЭДО.

С 2018 по 2021 год государство инициировало два эксперимента по использованию кадрового электронного документооборота. Во втором поучаствовали представители всех регионов России — 381 организация. Опыт компаний, подключившихся к инициативе, подтвердил перспективность КЭДО.

Неизвестно, как долго законодатели трудились бы над нормативным закреплением результатов экспериментов, если бы не пандемия. Она дала цифровизации мощнейший импульс: большинству компаний в кратчайшие сроки пришлось переводить сотрудников на удаленку и выстраивать с ними взаимодействие в новом формате, а государству — оперативно разрабатывать поправки в трудовое законодательство.

Так, в 2020 году Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ урегулировал порядок работы с удаленными сотрудниками, а в ноябре 2021 года был принят Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации», закрепляющий право на создание, подписание, использование и хранение кадровых документов в электронном виде без дублирования на бумаге. В результате изменений в трудовом законодательстве сформировалась полноценная правовая база для КЭДО.

Сегодня перевести в электронный вид можно заявление и приказ на отпуск, трудовой договор, заявление об увольнении, табель рабочего времени и пр. Требования к составу и формату электронных кадровых документов утверждает приказ Минтруда № 578н от 20.09.2022, который вступил в силу 1 марта 2023 года.

Однако часть документов по-прежнему приходится оформлять на бумаге:

• приказ об увольнении;
• акт о несчастном случае на производстве в установленной форме;
• журнал регистрации прохождения инструктажей по охране труда;
• трудовая книжка, если работник не дал согласие на ведение ее в электронном виде.

Первичные учётные документы

Сегодня первичка и регистры налогового и бухгалтерского учета можно вести в цифровом виде. Это прописано в ст. 9 и 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и ст. 314 НК РФ. Однако электронный документ придется дублировать на бумаге для предъявления другому лицу или государственному органу, если это предусмотрено законодательством или договором. Об этом стоит помнить при переходе на электронный документооборот.

ФНС предъявляет строгие требования к формату и способу обмена электронными документами. С вступлением в силу приказа ФНС России №ММВ-7-06/16@ от 18.01.2017, который утверждает новый формат XML-файла описи документов, появилась возможность обмениваться электронными и сканами бумажных документов по телекоммуникационным каналам связи (ТКС).

В опись для передачи в ФНС можно включать любые скан-образы, главное — соблюдать требования к ним. Для передачи документов по ТКС необходимо руководствоваться порядком, утвержденным приказом ФНС России №ЕД-7-2/448@ от 16.07.2020. А для передачи через личный кабинет налогоплательщика — приказом ФНС России №ММВ-7-17/617@ от 22.08.2017.

Важно помнить, что XML-формат применяется только для документов, которые включены в Классификатор налоговой документации (КНД) и имеют соответствующий код. С кодами КНД можно ознакомиться, например, на портале «КонсультантПлюс» — по СФНД и по СППФД, а также на сайте ФНС, скачав соответствующий справочник или воспользовавшись формой для поиска. Перечень документов с утвержденными XML-форматами постоянно расширяется, ознакомиться с ними можно на сайте ФНС. Список обновляется по мере появления новых и устаревания текущих форматов.

В контейнере, передаваемом в налоговую, могут содержаться одновременно как файлы с расширением XML, так и отсканированные — в соответствующих форматах. В ряде случаев, согласно п. 3 ст. 80 НК РФ, документы необходимо представлять исключительно в электронном виде по установленным форматам. Информация с описанием вариантов представления отчётности есть на сайте ФНС.

С 2021 года действует новая мера контроля — Национальная система прослеживаемости (НСП), которая обязывает участников обмена прослеживаемыми товарами составлять первичные документы и счета-фактуры, в том числе корректировочные, в электронном виде. Пока система распространяется на восемь товарных категорий.

Еще одним драйвером для перехода на электронный документооборот стала система маркировки. С 2022 года участники обмена обязаны передавать сведения о переходе права собственности на маркированную продукцию только через сервисы ЭДО.

Активно развивается электронный документооборот в логистике. Министерство транспорта РФ разработало Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). С 1 сентября 2022 году транспортные накладные, сопроводительные ведомости и заказ-наряды можно оформлять в электронном виде. А с 1 марта 2023 года перечень пополнится электронным путевым листом, договором фрахтования и заказом (заявкой).

И напоследок о главном

Чтобы переход на электронные документы был безболезненным, важно иметь поддержку со стороны вендоров и операторов ЭДО. Они всегда в курсе законодательных инициатив и новых технологий, помогут правильно выстроить безбумажную работу за счет интеграции систем электронного документооборота и сервисов юридически значимого обмена документами.

Сегодня создавать, согласовывать, подписывать, обмениваться и хранить документы можно в рамках одной системы. Узнайте подробности о возможностях безбумажного документооборота.

Статья опубликована с обновлениями на 09.03.2023.