Повышаем эффективность совещаний

Идея совершенствования бизнес-процессов посредством автоматизации давно владеет умами людей, в частности руководителей. Неотъемлемой частью управления любым предприятием являются совещания, эффективность которых зависит от их правильной организации.

В какой степени информационные системы могут помочь в правильной организации совещаний? Рассмотрим фактическую сторону вопроса: для чего и как проводятся совещания. И на каких этапах могут помочь информационные системы и ECM-системы в частности.

Совещания в контуре управления компанией

Служебные совещания должны стоять в центре системы менеджмента компании. Совещания, как площадка для личных встреч и обсуждения актуальных проблем, как метод активации способностей, снятия информационного вакуума и консолидации персонала, являются неотъемлемой составляющей управленческой культуры, несмотря на наличие компьютеров, электронной почты и телефонов.

Хорошие совещания экономят время менеджеров и повышают эффективность компании. Без тщательно подготовленных, эффективных совещаний, рабочее время в существенно бОльшем объеме будет неизбежно затрачено на спонтанные встречи менеджеров для решения (частичного, половинчатого) все тех же вопросов.

Как правило, совещания классифицируют по периодичности и тематике.

Цель инструктивных совещаний – передача необходимых сведений и распоряжений сверху вниз по схеме управления для скорейшего их выполнения. До сведения участников совещания доводятся принятые руководителем решения, распределяются задачи с соответствующим инструктажем, разъясняются неясные вопросы, определяются сроки и способы выполнения поручений.

Цель оперативных совещаний – получение информации о текущем состоянии дел. В отличие от инструктивных совещаний информация поступает снизу вверх по схеме управления. Участники такого совещания сообщают сведения о ходе работы на местах. Оперативные совещания проводятся регулярно, всегда в одно и то же время, список участников постоянный, специальной повестки дня не имеется, они посвящаются неотложным задачам текущего и последующих 2–3 дней (либо по итогам недели).

Цель проблемных совещаний – поиск наилучших решений определенной проблемы в кратчайшие сроки.

Кроме того, имеются специфические совещания, которые подчиняются более строгим правилам, такие как:

●    Собрания акционеров акционерных обществ

●    Собрания и заседания в органах исполнительной и законодательной власти

●    Судебные заседания

Это темы для отдельных материалов. Рассмотрим более «ординарные» служебные совещания, которые во много похожи с той или иной долей специфики. Часто специфика регламента даже в большей степени зависит от культуры управления и корпоративной культуры в конкретной организации. В то же время имеются рекомендации и наиболее рациональные практики, которые позволят сделать совещания наиболее эффективными.

Рассмотрим типовой, наиболее правильный, порядок проведения совещаний:

1. Подготовка и организация:

●    формулирование цели, темы и  необходимого результата;

●    формирование повестки совещания и плана совещания;

●    определение места проведения и списка участников.

●    подготовка материалов и информирование участников о предстоящем собрании.

2.  Проведение совещания:

●    обсуждение запланированных тем и вопросов совещания;

●    выработка и принятие решений;

●    подведение итогов и оформление протокола совещания;

●    утверждение, рассылка протокола и поручений к исполнению.

3. Контроль исполнения поручений:

●    мониторинг исполнения поручений совещания;

●    фиксация результатов исполнения поручений;

●    оценка исполнительской дисциплины.

4. Анализ совещаний:

●    анализ истории вопросов, поиск прецедентов в протоколах;

●    получение статистики затрат временных и рабочих ресурсов;

●    оценка качества совещаний и их совершенствование.

Корпоративная культура в организации определяет, как будут регламентированы (или не регламентированы) правила проведения совещаний. И обычно имеются формально закрепленные правила организации различных совещаний либо определенные неформально.

Это же касается порядка документального отражения проведенных совещаний (повестка, протокол, стенография и т.д.). Могут быть определены различные правила в зависимости от количества человек, цели и вида совещания. Имеются и нормативные требования по хранению протоколов различных совещаний, например, согласно перечню типовых архивных документов с указанием сроков хранения от 2010 г. установлены сроки хранения протоколов:

●    совещаний у руководителя организации - постоянно (оперативных совещаний - 5 л. ЭПК)

●    собраний трудовых коллективов организации - постоянно   

●    собраний структурных подразделений организации - 5 л. (при сложной структуре организации (структура в структуре) - 5 л. ЭПК)

●    документы протоколы рабочих групп комиссий по координации определенных видов деятельности организации  - 5 л. (ЭПК - после завершения деятельности рабочих групп)

●    и т.д.

Использование СЭД для организации совещаний и заседаний

Следовать установленному порядку на деле оказывается не так просто. Почему? Низкая исполнительская дисциплина, недостаточный контроль исполнения решений, плохая организация… Причин может быть множество. Так, совещания проходят сумбурно, решения не принимаются и должного эффекта деловое собрание не дает.

Главными заинтересованными лицами в повышении эффективности совещаний являются руководители. Инициативы рядовых сотрудников не получают должного воплощения и развития без их поддержки.  Как упомянуто выше, совещания – неотъемлемая часть управления, значит, они должны стать самостоятельным звеном системы управления. Требуются определенные усилия, чтобы это звено работало, было  результативным. Если в компании используется система электронного документооборота (СЭД), то имеет смысл автоматизировать управление совещаниями. Это будет особенно актуально для крупных организаций, а так же для организаций с территориально распределенной структурой. Функционал многих СЭД позволяет автоматизировать рутинную работу на всех этапах проведения служебных заседаний.

Конкретные советы и примеры по использованию СЭД для проведения совещаний и заседаний вы можете почерпнуть в следующих материалах:

●    Избавляемся от хронофагов

●    Совещание закончилось, но это еще не конец:)

●    Еще немного о коллективной работе над документом (протоколом совещания)

●    Управление совещаниями и заседаниями в бизнес-решении DIRECTUM

Другие инструменты и новые тренды

В зависимости от вида совещания, периодичности и количества человек могут быть применены различные информационные технологии и их сочетания. Например, если многие участники совещания активно используют календари Outlook, то для планирования совещания, удобно использовать этот популярный офисный пакет. Некоторые СЭД позволяют использовать его совместно с возможностями СЭД.

В каких-то случаях информационные технологии могут вообще исключить необходимость проведения очного совещания. Встреча участников может происходить виртуально (например,  в Skype или Microsoft Lync).

Говоря о совещаниях нельзя не упомянуть, что большинство вендоров рынка ECM предлагают мобильные решения для доступа к корпоративной информационной системе и документам. Таким образом, мобильный пользователь может, используя свой устройство (телефон или планшет), удаленно ознакомиться с планируемыми совещаниями. А так же и на очном совещании воспользоваться возможностью оперативного доступа к электронным документам и иллюстративным материалам для совещания.

От хаоса к эффективности

Безусловно, все «узкие места» совещаний современные технологии закрыть не смогут, так как немаловажную роль в проведении совещаний имеют личностные и организационные моменты (такие как  неявка, намеренное отхождение от темы, слабая подготовка окладчиков по повестке дня и так далее).

Но, по крайней мере, возможность потери информации исключена, будет обеспечен четкий контроль исполнения резолюций и сократится время на подготовку отчетности. Как и прежде руководителю придется решать вопросы дисциплинарного характера, следить за тем, чтобы участники не отклонялись от заданной темы, подводить итоги обсуждений и фиксировать их в протоколе.

Итак, что делает совещание эффективным инструментом управления:

●    четкая регламентация;

●    автоматизация;

●    анализ совещаний и устранение недостатков;

●    постоянный мониторинг исполнения поручений;

●    встраивание совещаний в контур управления компанией.

Комплексный подход к решению любых задач бизнеса, в том числе организации и проведения совещаний, является залогом результативной работы всей компании в целом.