Ритейл и e-commerce в России: все дороги ведут к ЭДО

Последние тренды на отечественном рынке электронного документооборота говорят о том, что все больше организаций переходят на безбумажное взаимодействие с контрагентами, что технология роуминга активно развивается, а системы класса ECM (Enterprise content management) уже прочно вошли в деловую сферу. Любопытно посмотреть на эти процессы изнутри, перенять опыт отечественных компаний, которые активно переводят работу с документами в электронный вид и в том числе проецируют практику взаимодействия с ЭДО на своих контрагентов.

Особенно примечателен опыт компаний в сфере ритейла. Именно их называют пионерами в области автоматизации процессов, так как без использования информационных систем этот бизнес не может претендовать на лидирующие позиции.

Предлагаю прямо сейчас погрузиться в отрасль ритейла и рассмотреть опыт четырех клиентов Synerdocs (два кейса рассмотрим в этой статье и два в следующей). Вы узнаете, что было сделано для автоматизации документооборота с поставщиками, как удалось минимизировать расходы и издержки, которые компании обычно несут из-за обмена бумагой.

Специфика договорной кампании

Представители ритейла ежегодно заключают тысячи договоров на поставку. От скорости подписания соглашения между сторонами зависит, насколько быстро стартуют продажи товара. Поставщик может неделями ожидать того момента, когда будет разрешено реализовывать продукцию.

Таким образом, возникают вполне очевидные потребности:

1.   Все участники сделки заинтересованы в том, чтобы ускорить заключение соглашений.

2.   У сторон появляется далеко не праздное желание отслеживать движение договоров.

3.   И торговые компании, и поставщики хотят управлять ежегодным перезаключением соглашений.

На последней потребности остановлюсь подробнее. Дело в том, что летом 2016 года были внесены поправки в Федеральный закон «Об основах государственного регулирования торговой деятельности в РФ» № 381-ФЗ. Поправки коренным образом повлияли на работу ритейлеров.

Оптимизация договорной кампании в Wildberries

Интересен пример из практики Wildberries – крупнейшего розничного интернет-магазина одежды, обуви и аксессуаров в России, лидирующего в сегменте e-commerce по объему выручки.  

Сейчас документооборот с поставщиками в компании полностью автоматизирован. Synerdocs – основной оператор ЭДО, именно через него контрагенты обмениваются с Wildberries электронными документами. Но так было не всегда. До 2014 года, когда в компании стартовал проект по переходу на ЭДО, заключение договоров систематически затягивалось до нескольких недель. Особенно медленно длилось согласование нестандартных договоров. Такое положение дел не устраивало ни клиента, ни его контрагентов.

Требовалось сократить срок согласования и доставки договорных документов до 2-3 дней. Кроме того, перед интернет-магазином стояли другие важные задачи – снизить трудоемкость и фонд оплаты труда сотрудников, занимающихся согласованием договоров и дополнительных соглашений; исключить курьерскую доставку; свести на нет потери бумажных документов.

Сегодня с помощью сервиса обмена Synerdocs процесс заключения договора выглядит следующим образом:

1.   На подготовительном этапе поставщик, как будущий партнер, знакомится с проектом договора – его шаблоном. Далее он регистрируется в сервисе обмена документами Synerdocs, загружая сертификат электронной подписи (сразу проходит проверка на соответствие данных сертификата данным компании).

2.   Поставщик загружает копии договорных документов в сервис и одновременно проверяет их и реквизиты своей компании на соответствие. Далее посылает документы в адрес интернет-магазина через сервис Synerdocs.

3.   Сотрудник Wildberries, ответственный за работу с договорными документами, проводит проверку копий, формирует электронный договор с нужными данными и подписывает его электронной подписью.

4.   Поставщик мгновенно получает подписанный договор через сервис и знакомится с его содержимым.

5.   Сотрудники Wildberries видят информацию о том, что договор подписан второй стороной. Значит, теперь можно начинать поставки.

Мнение эксперта

Впечатлениями о том, как развивался проект по переводу контрагентов на электронный документооборот, поделился руководитель бизнес-направления Synerdocs Иван Агапов:

Итоги проекта Wildberries – только электронные договоры

●    Сократились сроки подписания договоров: вместо нескольких недель до 2-3 дней.

●    Перешли на ведение единого реестра договоров, где отследить сроки действия можно в пару кликов.

●    Уменьшилось количество сотрудников, занятых работой с договорами.

●    Оптимизировали ресурсы на обработку бумажной документации.

●    Полностью исключили курьерскую доставку и «бумажные потери».

Безбумажный склад и электронные акты МХ в Levi's

Особенное место в деятельности торговых компаний занимают документы МХ-1 (акты о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение) и МХ-3 (акты о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение). По причине колоссальных объемов бумажных МХ от них стремится избавиться любой современный ритейлер. Не стал исключением и российский филиал американской компании Levi's® в России – ООО «Леви Штраусс Москва». Отмечу, что компания занимает принципиальную позицию Go green! и стремится к тому, чтобы полностью исключить из работы бумажные документы.

Разберемся, откуда берется такое количество актов. Ежедневно может производиться порядка 100 операций по сдаче и возврату товаров. На одну партию сотрудники склада составляют два документа МХ-1 и два МХ-3 (для каждой из сторон соответственно). По самым минимальным подсчетам, выходит 8 листов бумаги А4, но на практике это сотни страниц. Для хранения бумажных актов необходимы огромные площади. А теперь представьте, в какой квест превращается поиск конкретного документа среди этого многотысячного архива.

Отмечу, что законодательство разрешает переводить акты МХ в электронный вид. Но в отличие от других первичных учетных документов чаще всего они необходимы для внутреннего учета и сдачи отчетности. По словам наших клиентов, их могут затребовать «раз в пятилетку» в случае каких-либо проверок. Хотя даже это происходит крайне редко.

Логично, что торговые компании хотят уйти от традиции работы с бумажными МХ. Многие уже сейчас ставят перед собой задачи:

1.   Сократить расходы на обработку актов МХ (создание, распечатка, подписание, отправка).

2.   Упростить процесс архивации этих документов и доступ к архиву.

3.   Обеспечить быстрый поиск конкретных актов МХ.

4.   Высвободить площади, занимаемые бумагой, под более полезные цели.

5.   Сократить время ожидания подписанных документов

Рассмотрим, как перечисленные задачи планируется решить на проекте в Levi's, где как раз недавно стартовал обмен электронными актами МХ.

1.   Документ создает сотрудник склада, где хранится продукция. Он же подписывает МХ электронной подписью и отправляет в сторону Levi's.

2.   Сотрудник торговой сети получает документы в своей учетной системе через Synerdocs и подписывает электронной подписью.

3.   Таким образом, документ завизирован обеими сторонами и хранится в сервисе, или же документы можно хранить в своей корпоративной информационной системе.

Команда проекта убеждена, что в итоге компания сделает еще один уверенный шаг к отказу от бумажных документов и начнет обмениваться актами серии МХ исключительно в электронном виде. Это позволит Levi's получить оперативный доступ к архиву, где поиск необходимого документа в случае проверок займет буквально пару минут, не говоря уже об оперативной корректировке и отказе от почтовых пересылок.

Выводы

Переход компании на электронный документооборот с контрагентами позволяет решить множество задач, и две из них мы только что рассмотрели. Электронная договорная кампания, на мой взгляд, это то, с чего должно начинаться электронное взаимодействие, своеобразный первый шаг к полному переходу на ЭДО.

Кейс с актами серии МХ – один из примеров того, как отраслевой документ (а в ритейле их масса) можно перевести в электронный вид. И здесь главная задача оператора ЭДО состоит не в том, чтобы просто оцифровать бумагу, а в том, чтобы автоматизировать и сделать удобными процессы работы с данными документами.

Во второй части я познакомлю вас еще с двумя кейсами из сферы ритейла: расскажу, как в Wildberries сократили время на приемку товаров, а в Levi’s и торговой компании «Оптима» начали затрачивать на оформление документов по внутреннему перемещению товаров считанные часы.

Источник: Synerdocs