Специфические задачи для банков, решаемые ECM-системами

Ковалев Вадим, эксперт компании DIRECTUM-M

В этой статье мы разберем задачи, которые являются актуальными в банковском секторе и могут быть решены на базе ECM-систем. Но для начала обозначим те области, которые в статье обсуждаться не будут. Их можно назвать избитым, но не теряющим актуальности термином: «классические задачи СЭД». Мы не будем говорить о заключении хозяйственных договоров, полностью опустим всё классическое делопроизводство. Отошлем к сайтам вендоров для ознакомления с решениями по управлению совещаниями и автоматизации процесса закупок. Исключим работу с доверенностями и вычеркнем из списка все кадровые процессы вместе с командировками.

Если у кого-то возник вопрос, почему отброшен такой широкий перечень решаемых задач, поясню: все эти направления не имеют четкой отраслевой специфики и любой желающий, проведя несколько часов в Интернете, поймет, что их все можно и нужно автоматизировать.

Теперь попробуем выделить не столь очевидные направления. При этом следует учесть, что в некоторых случаях грань будет весьма тонка. Например, обработка входящего запроса от Центрального Банка с точки зрения системы принципиально не сильно отличается от обработки любого другого входящего письма, но для бизнеса разница огромна. За несвоевременный ответ на подобный запрос можно серьезно поплатиться. И этот факт стоит учитывать при планировании стратегии развития или внедрения ECM-системы в финансовых учреждениях.

Первое из возможных направлений – это автоматизация архива клиентских досье, которые оформляются при запросе на любой продукт из портфеля банка: открытие вклада, выдачу кредита, оформление пластиковой карты и так далее. Да, именно система документооборота может нивелировать сложности работы с огромным архивом досье как физических, так и юридических лиц. Изучая эту задачу, можно выделить два ключевых блока:

1.    Автоматизация процесса создания комплекта документов при оформлении заказа – в этом случае необходимо обеспечить быстрый ввод документов и занесение структурированной информации. В современных ECM-системах это решается с использованием штрихкодов и потоковых сканеров. Причем возможны варианты отсроченного сканирования в специальных центрах. Вероятно, актуальна будет и интеграция ECM-систем и систем, автоматизирующих процессы принятия решений по заказам.

2.    Создание удобного электронного архива для последующей работы. Основная цель создания такого архива – учет хранения и использования документов, входящих в состав досье клиентов. Важным моментом является то, что досье постоянно пополняется в соответствии с развитием отношений с клиентом. Возможность структурирования информации и просмотра изменений, автоматизация процессов изменения и дополнения досье, все это выводит клиентский сервис на новый уровень.

Следующее направление – создание и согласование кредитных договоров. Оформление кредитов одно из важнейших направлений в банковской деятельности. При современных требованиях к скорости и качеству протекания подобных процессов достичь нужного результата без использования ECM-системы практически невозможно. Типовые шаблоны и конструкторы документов, настройка разветвленных маршрутов согласования любой сложности, интеграция с автоматизированными банковскими системами, контроль ключевых показателей сотрудников, задействованных в процессе – все это реализуется при грамотном внедрении ECM-системы.

Обработка запросов регулирующих органов. Этот процесс, несмотря на кажущуюся простоту, может являться весьма интересным объектом автоматизации. Согласитесь, важно быть уверенным в том, что новое постановление Центрального Банка корректно зарегистрировано и обработано, что по нему назначены точные сроки и ответственные, а процесс сопровождается необходимыми автоматическими напоминаниями и эскалациями.

Создание электронного архива документов дня. Эта задача стала актуальна для всех банков с выходом постановления ЦБ 2346-У «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета». Теперь банки получили возможность избавиться от огромного количества бумажных документов, сократить площади архивов и работать с электронными копиями документов. ECM-вендоры не остались в стороне, разработав специализированные продукты, которые зачастую более доступны и функциональны, чем аналогичные решения от разработчиков автоматизированных банковских систем. ECM-системы по своей сути адаптированы для хранения большого количества печатных форм документов и, кроме того, предоставляют удобный функционал для доступа к этому электронному архиву. Наличие развитых workflow-модулей позволяет выстраивать процессы записи и хранения электронных носителей.

Автоматизация работы с внешним архивом. Даже те счастливчики, которые перевели в электронный вид часть документов, на основании постановления 2346-У все еще обязаны хранить колоссальные объемы бумажных документов. Крупные банки вынуждены печатать сотни тысяч документов в день. Для оптимизации процесса хранения многие финансовые организации прибегают к услугам внешних архивов. Но использование внешнего архива, избавляя нас от ряда проблем, ставит новые задачи:

●   Создание электронного архива документов, хранящихся на удаленном складе, для возможности оперативной работы с электронными копиями.

●   Учет коробов внешнего архива.

●   Автоматизация процесса запросов оригиналов из внешнего архива, в рамках которого может проходить многоуровневое согласование.

●   Интеграция с информационными системами внешнего архива.

Решить эти задачи без участия современной системы электронного документооборота не представляется возможным.

Автоматизация процесса перевода документов. Безусловно, 100%-спецификой этот процесс не обладает, но, тем не менее, на нашем рынке представлено достаточное количество зарубежных банков. Процесс перевода необходимых документов на язык зарубежных коллег может быть довольно сложным, например, включать в себя согласование заявки на перевод и автоматическое распределение между несколькими переводчиками. Для облегчения работы переводчиков может требоваться наличие базы предыдущих переводов. Переложив процессы на ECM-систему, и обеспечив сотрудникам доступ к возможностям электронного архива, можно существенно ускорить процедуру перевода.

Управление документацией по типовым проектам. Как известно, финансовый сектор очень требователен к срокам. Порой быстрый вывод на рынок нового продукта, уникального предложения или своевременное открытие новых офисов может принести ощутимые прибыли. При этом, как правило, подобные процессы неплохо отработаны и часто сводятся к набору относительно типовых задач и документов. Например:

●   при открытии офиса необходимо подключить пять уже известных специалистов для совершения десятка известных операций (от поиска помещения до заключения договора с провайдером);

●   в процессе маркетинговой поддержки нового продукта создается несколько типовых документов и запускается несколько типовых процессов.

Все подобные операции можно условно обозначить как регулярные или типовые проекты. Автоматизация подобных процессов может легко проходить на базе ECM-систем. Существуют отработанные механизмы автоматического формирования папок с шаблонами типовых документов. Заранее заложенные в систему процессы позволят ускорить инициацию таких проектов и упрощают контроль соблюдения регламентов. Возможность ведения единого реестра проектов позволит руководству контролировать ситуацию в целом.

Уверен, что приведенный в этой статье список специфичных для банковского сектора задач можно расширять, но надеюсь, что уже описанные направления помогут кому-то сделать верный шаг или подобрать необходимый инструмент для удовлетворения возникающих потребностей.

Источник: PCWeek