4 заповеди управления бухгалтерией

Главбух в аврале, на носу сдача годовой отчётности, сотрудники тонут в бумажной рутине и никак не могут из неё выплыть. Знакомая ситуация? А хочется, наверняка, вот так: поручения розданы, все задачи спланированы, а работа цифровизирована. Что ж, пора узнать о четырёх шагах на пути к дзен-бухгалтерии.

Делай раз – планируй

Систематизация – залог работающей модели управления бухгалтерией. Не стоит забывать о планировании, которое включает в себя постановку целей, определение долгосрочных, среднесрочных и краткосрочных задач. В этом может помочь знакомый многим тайм-менеджмент. Для построения эффективной модели управления запомните несколько простых аксиом:

1.   Фиксируйте все ключевые цели бухгалтерии, не стоит полагаться лишь на память. Лучше делать заметки в электронном виде, так они не затеряются среди прочей бумаги на столе. Если использовать специальные сервисы, то можно ещё и настроить систему напоминаний.

2.   Планируйте рабочее время. Летучки, совещания и задачи, заранее зафиксированные в календаре, помогут грамотно выстроить приоритеты и равномерно распределить загрузку отдела.

3.   Определяйте подзадачи. Для ключевых целей, предусматривающих большой фронт работ и временные затраты, стоит заранее продумать последовательность действий, зафиксировать сроки контрольных точек и назначить ответственных.

Делай два – делегируй

Если главный бухгалтер в аврале, возможно, стоит пересмотреть систему распределения задач. Это не равно перекинуть их на подчиненных. Делегирование подразумевает распределение задач между сотрудниками, исходя из их сильных сторон. Так вы можете решить три задачи:

• снизить нагрузку руководителя;
• повысить эффективность управления бухгалтерией;
• усилить личную заинтересованность сотрудников.

При этом ряд задач должен остаться за главным бухгалтером: постановка целей, контроль показателей и принятие решений. Главный принцип делегирования – за каждым видом работ должно быть закреплено ответственное лицо.

Делай три – мотивируй

Независимо от видов бухгалтерии значительную роль в эффективности отдела играет мотивация. Она может быть:

• материальная, включающая различные виды денежного поощрения, в том числе вещи и предметы, а также платные услуги. Эффективнее работает применительно к конкретному сотруднику или отделу;
• нематериальная, основанная на эмоциональной награде;
• положительная, когда заинтересованность сотрудника определяется положительным побуждением;
• отрицательная, работающая на отрицательных стимулах;
• внешняя, вызванная факторами окружающей обстановки, например, реакцией руководства на определенные результаты;
• внутренняя мотивация, исходящая от самого сотрудника.

К слову, делегирование – это тоже вид мотивации.

Делай четыре – цифровизируй

Когда ежедневный поток документов в компании исчисляется десятками, выстроить эффективную систему управления бухгалтерией, работая с бумагой, непросто.

Бухгалтерия онлайн – это набор специализированных сервисов, которые помогают цифровизировать рабочие процессы: оптимизировать согласование и подписание документов, предусмотреть возможность удаленной работы, настроить обмен с контрагентами в сервисе ЭДО.

Основные преимущества отказа от бумаги:

• экономия на ведении и содержании архива, любой документ можно найти за несколько секунд;
• быстрое последовательное согласование договоров;
• исключение потери и задержки возврата оригиналов;
• сокращение времени на выгрузку материалов для подготовки к проверкам;
• уменьшение расходов на бумагу, канцелярию и почтовые услуги.

Подведем итог: оптимизация трудозатрат, планирование и взаимодействие с сотрудниками помогут выстроить сильный и эффективный финансовый сектор в компании.