5 причин, почему система у заказчика не развивается, и 5 советов по преодолению

Как и художнику, которому важно, как будет жить его шедевр, так и руководителю проектов приятно осознавать, что после того, как закончен проект внедрения, система у заказчика продолжает развиваться: масштабируется, подключаются новые процессы, пользователи. К сожалению, так бывает не всегда. За годы работы на проектах я не раз сталкивалась с тем, что система остается на прежнем уровне, хотя процессы и потребности компании постоянно изменяются.

Я попыталась выделить 5 причин, почему, на мой взгляд, СЭД не развивается после внедрения, и дать советы, как их преодолеть.

Причина 1: Общая усталость от проекта

Проект всегда отнимает много сил. У участников накапливается эмоциональная усталость. Для выполнения работ по внедрению участников проекта «выдергивают» из повседневности и нагружают дополнительными обязанностями. Поскольку проект всегда ограничен во времени и ресурсах и, при этом имеет внушительный объем работ, то и перегрузы получаются существенные.

Вполне нормально, что после окончания проекта не хочется видеть «эту СЭД». Порой бывает необходимо взять небольшой перерыв. Это не значит, что не будет производится никаких работ. На этот период снижаются активные действия. Наступает время для анализа текущей автоматизации, сбора пожеланий, планирования дальнейших действий и подбора команды для развития системы. Главное, чтоб такой перерыв не затягивался.

Причина 2: Отсутствие опыта внедрения

Заказчик зачастую сетует на то, что у него нет опыта внедрения. Поэтому система на предприятии остается на прежнем уровне, а порой, некоторые процессы отмирают.

По опыту могу сказать, что многие вендоры при выполнении проекта привлекают к ряду работ представителей заказчика, например, на проведение исследования, согласование проектных решений, настройку системы, консультации пользователей. Это своеобразная подготовка к самостоятельному плаванию. Советую максимально принимать участие в проекте – каждый участник может «прокачать свои скилы» в новом виде деятельности. Помимо накопления опыта это еще и сократит стоимость проекта.

Причина 3: Внутреннее сопротивление

Не так легко преодолеть внутреннее сопротивление коллег и найти заинтересованных лиц внутри предприятия. Как правило, люди бояться нового. Еще недавно закончился проект внедрения, во время которого им приходилось перестраивать свою работу, сталкиваться с ошибками. Не всякий готов по новому окунуться в эту реку.

В этом случае я предлагаю лично общаться с потенциальными заказчиками решений. Показывать им преимущества предлагаемого варианта, озвучивать риски и выгоды, предложить план действий.

Причина 4: Отсутствие финансирования на развитие СЭД

Системы электронного документооборота, как правило, находятся на вторых ролях на предприятии. Основные средства выделяются на системы ERP-класса и системы, поддерживающие основное производство предприятия. Для выделения средств на развитие СЭД необходимо проработать план развития системы. Дополнительным плюсами будут, если в плане развития будет показана связка с другими системами, обрисовано местоположение СЭД в основном информационном ландшафте предприятия, преимущества развития системы и риски.

Причина 5: Незаинтересованность высшего руководства

Зачастую руководитель не работает в системе по причине неудобства, непривычности а также недоверия к электронному документу.

Неудобство или непривычность можно побороть разработкой решений для руководителя: интуитивно понятный интерфейс, выполнение действий в минимум кликов, наглядные графики и показатели эффективности. Благо в современных ECM-системах уже существуют решения для руководителей, в том числе для удаленной работы на планшетах, iPhone и iPad. Показатели эффективности позволят грамотно оценить текущую ситуацию и принять правильные решения. Недоверие победить сложнее – нужно разговаривать, показывать примеры, найти выгоду и удобство.

Не забывайте про рядовых пользователей и удобству для них. А для молодежи, которая подключается к этой «скучной возне с документами», рекомендую использовать видео-обучение и геймификацию.

Есть еще много других, менее заметных, причин, но все они вытекают из перечисленных. Если у вас есть свои наблюдения по этому поводу, то поделитесь ими в комментариях к блогу.

В любом случае развитие системы на предприятии полностью зависит от проектной команды и сильного руководителя проекта. Развитие СЭД позволит вам держать эту «информационную мышцу» в тонусе, не дать ей задряхлеть. А значит вы будете готовы решить все задачи, какие встанут перед вами. А если вы не чувствуете сил для самостоятельного развития СЭД, то всегда можно обратиться к компании-внедренцу.