6 весомых плюсов легкой СЭД

Почему малый и средний бизнес переходит на облачные системы электронного документооборота.

Автоматизация, или, как сейчас принято говорить, цифровизация процессов — уже далеко не новый тренд. Перевод документооборота и взаимодействия в электронный вид — это особый подход к управлению предприятием — более современный и эффективный.

Системы автоматизации процессов стали доступны не только крупным компаниям, но и небольшому бизнесу. Вендоры СЭД, ECM-, BPM-систем предлагают облачные варианты поставки решений по модели SaaS (software as a service — ПО, как услуга), в народе просто — «облака». Почему компании выбирают облачные решения и насколько они рискуют, рассмотрим в статье.

Безопасны ли облака

Компании, в которых предъявляются высокие требования к безопасности, где есть конфиденциальное делопроизводство, создают собственные дата-центры и разворачиваются частные облака. Такой подход практикует крупный бизнес, поскольку может позволить себе большие капитальные вложения на организацию такой инфраструктуры. Большой бизнес требует инновационных решений, а решения — способов реализации. И это время для облачных технологий. Крупные компании предпочитают использовать их в своих разработках, ведь гибкость в настройке, простота и, в конечном итоге, экономия от использования — основные атрибуты облака.

Среднему и малому бизнесу (СМБ) предлагаются решения, развернутые в публичном облаке. Это значит, что используются дата-центры (или ЦОДы — центры обработки данных) самого поставщика решения или сторонней организации, с которой заключен договор. В этом случае к внедрению уже все готово, а от заказчика требуется только широкополосный и бесперебойный интернет и плата за абонемент.

Поставщики решений (вендоры) и облачные провадеры (провайдеры ресурсов для облачных вычислений — владельцы ЦОДов) гарантируют доступность систем, а также шифрование данных и защиту от их потери. С заказчиками заключается договоров SLA (Service Level Agreement — соглашение об уровне обслуживания). Любой облачный провайдер гарантирует определенный уровень сервиса по своим услугам, при этом безопасность является частью контракта с клиентом.

Сертифицированные крупные ЦОДы используют высокотехнологичное оборудование, вероятность выхода из строя такой техники значительно ниже, чем у домашних компьютеров. Все это оборудование защищается от скачков напряжений, от перегрева и прочего внешнего воздействия. Если все-такие оборудование вышло из строя, то на этот случай предусмотрены резервные сервисы. ЦОДы выделяют гигантские ресурсы для автоматического копирования данных, и этого, кстати, дороже и сложнее достичь, устанавливая систему у себя — локально, на собственном сервере.

Доступ к данным имеют только авторизованные владельцы аккаунта. Чаще причиной утечки информации является халатность со стороны самого пользователя: простые логины и пароли, незащищенное соединение, подключение к хранилищу не с доверенных устройств. Оснований полагать, что публичные облачные провайдеры допускают меньший уровень гарантий безопасности, нет.

По статистике уровень доверия компаний к облачным решениям растет. К 2020 году корпоративная политика «никаких облаков» станет такой же редкостью, как сегодня «никакого Интернета», считает аналитическая компания Gartner.

Шесть причин выбрать облако

1. Мы наблюдаем количественный и качественный рост новых дата-центров. Качество определяется временем доступности сервера (ап-тайм). А большое количество ЦОДов создает конкуренцию в отрасли, инфраструктура постоянно улучшается, при этом цена на услуги становится более доступной для конечных пользователей.

2. Экономия компаний, которые используют облачное решение, обусловлена сокращением или вовсе отсутствием вложений в дорогостоящее «железо». Затраты на серверное оборудование, на обновление и обслуживание компьютерной техники и ПО, а также на зарплаты ИТ-специалистам в совокупности, могут быть неподъемными для малых компаний. К тому же, такой CAPEX (CAPital EXpenditure — капитальные расходы) является нецелесообразным.

3. Выбирая облачную систему электронного документооборота (СЭД), компания не приобретает ее навсегда, а фактически арендует. Так можно застраховать себя от риска «невзлетевшей системы» — подписку можно не продлять, если не понравится. В отличие от больших компаний, СМБ может более гибко и оперативно менять подход к организации процессов, поскольку один из главных факторов успеха бизнеса — быстрая адаптация к новым условиям, и при этом — точечное бюджетирование.

4. Быстрый старт работы в системе достигается за счет гибких тарифов и богатых функциональных возможностей «коробочных» версий систем ЭДО, а также за счет доступных пакетов услуг по настройке системы и сопровождению заказчика. После оплаты счета на «облачную» СЭД, вы сразу же получаете готовую к использованию систему и эффект от вложенных средств можно почувствовать в первые же месяцы работы.

5. Настройка такой системы не займет много временных ресурсов и человеко-часов. Совсем необязательно быть ИТ-специалистом, чтобы заполнить данные о компании и контрагентах, загрузить свои шаблоны документов и настроить необходимые процессы. Все инструменты для быстрого старта уже доступны при подписке на «облако».

6. Надо понимать, что вендоры напрямую заинтересованы в вовлечение малого и среднего бизнеса в автоматизацию. СМБ сектор растет быстрее, чем весь ИТ-рынок в целом, и имеет сильный финансовый потенциал, а значит вендоры находятся в постоянном поиске приемлемых по всем параметрам решений и предложений для автоматизации этого сегмента.

Что говорит статистика

По данным компании Directum, за последние два года можно наблюдать предпочтение компаниями СМБ облачных СЭД. Выбор решения по модели SaaS среди компаний СМБ не удивляет, две основные причины такого выбора — фактор экономии и быстрый старт работы в системе.

Меняется отношение компаний среднего и малого бизнеса к ЭДО в «облаках». В ходе опроса обработано около 600 ответов от представителей бизнеса с масштабом до 200 пользователей. Результаты оценки готовности компаний СМБ к внедрению облачной СЭД в 2019 году представлены ниже.

Сравним с готовностью компаний СМБ к внедрению облачной СЭД в 2016 г..

Очевидно, что скачок доверия и готовности использования «SaaS-облачных» технологий вполне существенный. Облачную СЭД в 2019 году внедрили 120 компаний из 600 опрошенных, против 36 в 2016 году. А уровень недоверия к облачным СЭД снизился с 366 компаний до 252. То есть, за 3 года в среднем еще 114 компаний из 600 либо уже внедрили систему ЭДО в облаке, либо готовы это сделать.

Как было сказано выше, связано это с развитием технологий, инфраструктуры, а также ИТ-грамотности бизнес-пользователей.

Развитие облачных сервисов происходит гигантскими темпами, по данным Gartner, прогнозы доходов от общедоступных «облаков» к 2023 году, особенно по модели SaaS, увеличатся почти в 2 раза, по сравнению с 2017 годом

Облачные технологии — это целая индустрия, где развита конкуренция и вендоры борются за заказчиков. В период всеобщей цифровизации облака позволят решить проблемы с растущими объемами данных, обеспечат безопасность данных, в том числе, от возможных кибератак, а также позволят ускорить динамику бизнес-процессов и оптимизировать затраты на поддержку и ведение бизнеса.

Источник: E-xecutive