Глава 1. Зачем предприятию описывать свои бизнес-процессы?

«И у меня на это пять причин…»
И.Николаев

Ну как это зачем, спросят бюрократы: чтобы пройти заветную сертификацию ISO! И будут правы, пусть даже не зрят они, родимые, в корень. Чтобы пройти сертификацию ISO, все бизнес-процессы предприятия действительно должны быть описаны. Но это не главное. Описание первой из глубинных причин начну житейским примером.

Мария Фёдоровна Загогульская вот уже 15-ый год замужем и всю работу выполняет по дому сама. В голове у неё существует множество схем типичных её занятий: рецепт борща, последовательность уборки квартиры, время полива каждого цветочка, расписание работы музыкальной школы младшего сына и секции карате старшего, а также информация об огромном количестве дел, которые Мария Фёдоровна делает ежедневно и не по разу. И вот однажды Марии Фёдоровне понадобилось уехать к маме в Воронеж, и она уехала. Её муж Аристарх Григорьевич в шоке: как что делать? Кастрюля с бульоном на месте, морковка и свёкла есть, но борщ-то как сварить? Старший сын требует срочно постирать кимоно, а младший – погладить жабо для выступления. Чем стирать кимоно и как его засунуть в непонятное круглое окошко, Аристарх Григорьевич не знает, а над словом «жабо» он в последний раз хихикал в седьмом классе. В панике Аристарх Григорьевич звонит Марии Фёдоровне, которая начинает терпеливо и устно описывать… бизнес-процессы: «Приготовление борща украинского», «Стирка белых вещей в стиральной машине», «Глажка воротничка типа жабо» и др.

Этим примером мне хотелось показать, что для предприятия очень важно хранить информацию обо всех проходящих в нём бизнес-процессах для того, чтобы не возникало ситуаций, когда работа застопорена, потому что непонятно, что делать дальше или как обработать то или иное событие внешней среды. Любой сотрудник становится заменяемым, ведь в бизнес-процессе чётко зафиксирована его роль и типичные действия, так что при наличии необходимых полномочий его заместитель сможет проделать те же самые операции. Жизнь на предприятии течёт своим чередом. И это первая причина необходимости описания бизнес-процессов.

Есть и вторая причина: повышение лояльности сотрудников компании. Секретарь Дашенька, каждый день ставя триллиарды штампиков на документах и заваривая миллионы чашечек чая для своего босса, может задуматься: а для чего, собственно, я стараюсь? Важна ли я для предприятия? Увидев бизнес-процесс регистрации и обработки входящих и исходящих документов, Дашенька понимает, что её работа – это очень важное звено работы всей фирмы, от неё зависит, будет подписан договор или нет, будут ли соблюдены юридические тонкости и всё прочее. А от чашечек чая зависит, будет ли дееспособен босс и сможет ли он выполнить все действия, которые предписывает ему его роль. Дашенька улыбается и возвращается к пасьянсу.

Третья причина – выявление «узких мест» в процессах, проходящих на предприятии. Когда жизнь на предприятии налажена и после трёхчасового чая следует подписание всех документов, а после него – четырёхчасовой чай, кажется, что всё хорошо и так, ведь работа выполняется, сроки соблюдаются. Но после описания бизнес-процесса все его огрехи становятся лучше видны: замечаются многократные прохождения документа при его согласовании по одному и тому же циклу (например, юрист – бухгалтерия – финансовый отдел), выявляются задержки на этапах выполнения бизнес-процесса (например, пока не подтвердилась бронь билета, мы ничем не занимаемся), становится понятным, что отсутствует чётко оформленное предписании о реакции на то или иное событие внешней среды (непонятно, как обрабатывать неожиданное событие) и многое другое.

В качестве четвёртой причины могу назвать тот факт, что при достаточно проработанном описании бизнес-процессов существенно облегчается работа специалистов, занятых автоматизацией работы предприятия. Они знают чётко, как это должно работать. У них есть слаженный процесс вместо разрозненного и порою противоречивого  описания типа «ну у нас тут вот сначала Ирина Сергеевна подписывает, а потом Пётр Михалыч». Имея здравое описание внутренней жизни предприятия, проще составить алгоритмы его работы, проще написать программы, которые эти алгоритмы реализуют, проще автоматизировать, одним словом. Ну а о выгодах автоматизации написано и так немало статей.

Я назвала четыре причины, а пятую причину, дорогой читатель, я поручу придумать тебе! Ведь ты, как никто другой, заинтересован в том, чтобы твоё предприятие работало лучше и слаженнее все других! Удачи тебе в этом!

Ну а в следующих своих статьях я расскажу немного об инструментах описания бизнес-процессов (нотациях BPMN, IDEF0, UML и EPC), рассмотрю их возможности, их достоинства и недостатки, а также те задачи, которые они решают.