Как грамотно определить критерии подсчета эффекта от внедрения СЭД?
При выборе критериев подсчета эффекта от внедрения СЭД необходимо отталкиваться от целей и задач, которые ставятся при автоматизации того или иного бизнес-процесса.
Прежде чем ответить на данный вопрос выясним, что же такое эффект. Эффект – это результат, полученный в ходе реализации процесса или выполнения операции. Эффект может быть как положительным, так и отрицательным. При этом необходимо четко отличать понятие эффект от эффективности. Эффективность – результативность операции или процесса, определяемая путём соотношения полученного эффекта и понесённых затрат. Эффективность – всегда относительная величина.
Рассмотрим порядок определения критериев для подсчета эффекта от внедрения системы электронного документооборота (СЭД). Эффект от внедрения СЭД, может быть как количественный (прямой экономический эффект), выраженный в рублях, так и качественный эффект, выраженный в словесном описании. Например, минимизация рисков, сокращение потерь документов, улучшение имиджа компании, прозрачность информации, формирование единого информационного пространства для организаций с распределенной структурой, повышение исполнительской дисциплины и т.д. При этом качественный эффект так или иначе может быть трансформирован в количественный эффект.
Для оценки результатов (а значит и эффекта) внедрения СЭД, необходимо отталкиваться от целей и задач, ради достижения которых эта СЭД и была внедрена. При этом отталкиваться необходимо от бизнес-процессов, бизнес-задач, охватываемых СЭД, так как именно для их решения и внедряется система. В качестве примеров можно выделить такие задачи, как управление договорами, проектный документооборот, финансовый архив, классическое делопроизводство, управление совещаниями, управление тендерами и другие. Критерии для оценки эффекта необходимо группировать для каждой бизнес-задачи отдельно. При этом необходимо оценить выделенные критерии до начала внедрения СЭД и сравнить их с показателями, полученными после внедрения. Критерии для каждого бизнес-процесса можно выделить по схеме: Проблема -> Цели и задачи внедрения –> Достигнутые результаты внедрения - > Эффект-> Показатели -> Критерии.
Если цели внедрения достигнуты, то эффект получим положительный и он будет соответствовать поставленным целям. Приведем в таблице примеры (по разным бизнес-процессам).
|
Проблема до внедрения СЭД |
Цели и задачи внедрения |
Результаты внедрения |
Эффект |
Показатели |
|
Высокая себестоимость пересылки документов между филиалами |
Снижение затрат на обмен документами между филиалами |
Обмен документами с филиалами в электронном виде |
Сокращение затрат на обмен документами. Дополнительный эффект – повышение скорости принятия управленческих решений. |
· Сокращение бумажного ДО; · Снижение затрат на транспортные услуги и/или курьерскую доставку; · Сокращение времени передачи документов |
|
Большое количество «лишних» копий бумажных документов при их согласовании |
Снижение затрат на копирование |
Согласование в электронном виде и/или централизованное хранение документов в СЭД |
Сокращение затрат на бумажный ДО |
· Сокращение бумажного ДО · Снижение расходов на бумагу, копирование |
|
Длительный процесс согласования <Наименование конкретного вида документа> |
Сокращение сроков согласования документов |
Согласование в электронном виде, с возможностью распараллеливания ряда согласующих |
Сокращение сроков согласования |
· Изменение времени согласования |
|
Трудоемкость контроля за исполнением поручений |
Повышение исполнительской дисциплины |
Автоматическое формирование отчетов по контролю исполнения поручений |
Сокращение времени на диспетчерскую работу, высвобождение времени трудовых ресурсов для решения более интеллектуальных задач |
· Снижение себестоимости функции по контролю исполнения поручений |
|
Длительное время проведения совещаний |
Сокращение времени на подготовку и проведение совещаний |
Автоматическое формирование повестки, протокола совещания. Накопление корпоративной базы знаний принятых решений. |
Упрощение организации и подготовки к совещаниям, повышения качества проведения совещаний. |
· Сокращение времени топ-менеджеров для выполнения более важных стратегических задач |
Далее подсчет показателей сводится к простым математическим подсчетам разницы значений критериев до и после внедрения. В приведенных примерах могут быть использованы такие критерии для расчета:
|
№ |
Критерии |
|
1 |
Общее количество созданных документов за год, шт. |
|
2 |
Среднее количество страниц в документе, шт. |
|
3 |
Количество исходящих документов, шт. |
|
4 |
Среднее количество страниц в исходящем документе, шт. |
|
5 |
Среднее количество страниц в <наименование документа>, шт. |
|
6 |
Среднее количество снимаемых копий с документа (с учетом процесса согласования), шт. |
|
7 |
Среднее время на выяснение текущей ситуации по исполнению документов и поручений, час. |
|
8 |
Среднее время на подготовку к совещаниям, час. |
|
9 |
Среднее время поиска <наименование документа> (по видам, если выделяется задача по конкретному виду документов), час. |
|
10 |
Среднее время согласования <наименование документа> (отдельно по видам документов) |
|
11 |
Средняя стоимость листа бумаги формата А4, руб. |
|
12 |
Средняя стоимость печати листа бумаги формата А4, руб. |
В каждом конкретном случае критерии выделяются индивидуально и могут быть изменены, дополнены в зависимости от поставленных целей и решаемых задач в рамках внедрения СЭД. Для оценки выделенных критериев могут быть использованы непосредственно прямые замеры или экспертная оценка (например, путем проведения анкетирования). При этом критерии могут быть (как и сам эффект) качественные и количественные.
Подводя итог, еще раз выделим главную мысль. При выборе критериев подсчета эффекта от внедрения СЭД необходимо отталкиваться от целей и задач, которые ставятся при автоматизации того или иного бизнес-процесса. Конечно, это нетривиальная задача, и чем точнее будут сформулированы цели, тем точнее можно будет определить критерии и оценить эффект от внедрения СЭД.
Другие статьи на тему оценки эффективности СЭД.
Источник: Журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"
Похожие статьи
Комментарии 0