Как хранить электронные кадровые документы со сроком 75 лет

В кадровой сфере есть документы, которые нужно хранить десятки лет, а некоторые — бессрочно. Можно ли обеспечить их юридическую значимость, если они были подписаны в электронном виде? И насколько реально, что через 20-30 лет форматы документов не устареют и их можно будет прочитать?

Почему нельзя оставить архив в бумажном виде

Электронное кадровое дело. Руководство для HR-менеджера Электронное долговременное хранение кадровых документов действительно вызывает много сомнений. Множество вопросов наталкивают на мысль, что изменения не нужны и проще всё оставить как есть — на бумаге. Однако на деле оказывается по-другому.

Хранение документов в бумажном виде ненадёжно. Есть риски возникновения пожара, затопления и других ситуаций, которые могут произойти в архивах. Более того, бумага устаревает, как и любой другой материальный носитель.

Какие кадровые документы нуждаются в длительном хранении

Законодательство РФ к таким относит:

• документы по личному составу (личные карточки сотрудников, трудовые договоры, счета работников, лицевые карточки) — хранить их нужно 50 и 75 лет, если оформлены до 2003 года;
• личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учёту кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) — 50 и 75 лет, если оформлены до 2003 года;
• табели (графики), журналы учёта рабочего времени — 5 лет, при тяжёлых и опасных условиях труда — 50, а также 75 лет, если оформлены до 2003 года;
• документы о несчастных случаях на производстве — 45 лет;
• штатные расписания и изменения к ним по месту разработки или утверждения — постоянно.

Требования предъявляются как к бумажным, так и к электронным документам. Выполнить условия законодательства во втором случае разрешается с помощью электронного долговременного архива, благодаря которому компания может:

• централизованно хранить документы любой длительный срок, обеспечивая их сохранность;
• исключить трудозатратные операции, которые сопровождают традиционное архивное делопроизводство;
• сэкономить благодаря сокращению затрат на поиск, формирование отчётов и другие процедуры;
• соблюдать юридическую значимость документов, а также законодательные требования к срокам и форматам их хранения.

Юридическая значимость кадровых документов в электронном архиве

На первый взгляд, передать электронный документ на долговременное хранение — то же самое, что и в случае с бумажным архивом. Однако это не так. Главная причина — в электронном документе информация отделена от носителя. Чтобы человек мог ознакомиться с ней, нужны специальные средства воспроизведения. Именно поэтому при передаче электронного документа в архив, необходимо выполнить ряд условий.

Если заглянуть в 63-ФЗ «Об электронной подписи», то станет ясно — юридическая значимость документа подтверждается действующим на момент подписания сертификатом ЭП. Плюс к этому нужны неоспоримые доказательства точного времени, когда именно это произошло. Для его фиксации применяются специальные сервисы доверенного времени.

Что касается сертификата ЭП, он действует год. Чтобы продлить срок, используют технологию усовершенствования формата подписи до CadES-А. Для этого в структуру файла электронной подписи помещают информацию о действительности ЭП и соответствующие доказательства. В частности, список сертификатов, которые были ранее отозваны. После этого начинается перештамповка.

Можно ли прочитать электронный документ через 30 лет

Один из аргументов против перехода на долговременное электронное хранение кадровых документов — то, что через десятки лет «файлы» могут не открыться. И действительно, форматы и сервисы их воспроизведения постоянно обновляются. Например, ещё недавно были.DOC или.XLS, а уже сейчас все используют.DOCX или.XLSX. Приложения, которые позволяли просматривать некоторые файлы 10 лет назад, уже перестали поддерживаться, а часть и вовсе не запускаются на современных операционных системах.

Есть ли решение этой проблемы? К счастью, да. Есть формат PDF/A, который рекомендуют ВНИИДАД и ISO 19005-1:2005 для документов с длительными сроками хранения. Чтобы ознакомиться с содержимым через много лет, не потребуются сторонние приложения или конвертеры. Документы PDF/A представляют собой файлы, в которых уже заложена вся необходимая информация для отображения данных в неизменном виде.

Таким образом, чтобы гарантированно открыть электронный документ спустя 50 лет, достаточно перевести его в формат PDF/A. Если необходимо поместить несколько документов в общий контейнер, ВНИИДАД советует воспользоваться традиционным.ZIP. В такой архив можно поместить как документ в формате PDF/A, так и другие сопутствующие файлы — с метаданными и откреплённой ЭП.