Наверх

ECM-Journal обновился!

Если вы ещё не зарегистрированы на сайте, сделайте это прямо сейчас. Если у вас уже есть профиль, то просто обновите пароль.

Массовый ввод документов в систему с почтовых серверов и факсов. Вопрос читателя

Архив
Время чтения: 3 минуты
14
Массовый ввод документов в систему с почтовых серверов и факсов. Вопрос читателя

Как облегчить массовый ввод документов в систему с почтовых серверов и факсов? Каким образом осуществляется поиск документов, если текстовый документ отсканирован...

Вопрос: Что может облегчить массовый ввод документов в систему с почтовых серверов и факсов? Для этого необходимо изначально выбрать систему с данной функцией или ее можно установить дополнительно к уже внедренной СЭД?

Ответ: В связи со значительно увеличившимся за последние годы объемом документов, пересылаемых в электронном виде, вопрос по автоматическому вводу информации с почтовых серверов, факсов, папок файловых хранилищ и т.д. поднимается все чаще.

На данный момент существуют инструменты, которые позволяют значительно облегчить преобразование и ввод документов в систему электронного документооборота независимо от источника их появления.

Конечно, наличие или отсутствие специальных средств для массового ввода документов – это характеристика конкретной СЭД. Как правило, данный функционал является дополнением к основному функционалу СЭД, и его можно приобрести и установить после внедрения. Но, если он совсем отсутствует в системе, то будет необходимо интегрировать с программами, которые предлагают производители оборудования, и имеющейся системой для того, чтобы пользователям было удобно работать.

Кроме того, нужно учитывать, что ввод документов с внешних источников очень часто является лишь одной из задач в рамках какого-либо процесса, а, следовательно, его внедрение может потребовать внесения значительных изменений в уже адаптированную и настроенную под ваши нужды систему. Поэтому рекомендуется продумывать необходимость массового ввода на этапе постановки задачи.

Подробнее о том, как может облегчить потоковый ввод документов рутинную работу рассказано в материале Процессы ввода документов в СЭД. Ситуации из жизни.

Вопрос: Каким образом осуществляется поиск документов, если текстовый документ отсканирован и находится в системе электронного документооборота в нераспознанном виде?

Ответ: Любой документ, хранящийся в системе электронного документооборота, состоит из двух частей: тела документа (его содержимого) и набора реквизитов, так называемой карточки электронного документа. Если документ подлежит регистрации, то на него заводится еще и регистрационная карточка.

Исходя из этого, обычные пользователи системы электронного документооборота могут осуществлять поиск отсканированных документов, хранящихся в нераспознанном виде, по его реквизитам, таким как: наименование, автор, дата создания и т.д. Также возможен поиск по определенным действиям, производимым с документами. Например, можно найти все документы, которые я создал/просматривал/изменял сегодня/вчера/на прошлой неделе/в прошлом месяце и т.д.

Делопроизводители и другие пользователи, имеющие доступ к журналам регистрации и регистрационным карточкам документов, могут также искать документы по их регистрационным данным: регистрационный номер, дата регистрации, корреспондент, журнал регистрации, дело и т.д. Этот вариант поиска позволяет найти не только электронный образ документа, но и определить местоположение бумажного оригинала.

Таким образом, СЭД позволяют работать не только с текстовыми файлами, но и любым другим видом контента (аудио, видео, графическая информация), предоставляя удобные инструменты его идентификации и поиска.

Источник: Журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"

Чтобы прочитать эту статью до конца,
или зарегистрируйтесь

Комментарии 14

Андрей Подкин 28 ноября 2012
Но, если он совсем отсутствует в системе, то будет необходимо интегрировать с программами, которые предлагают производители оборудования, и имеющейся системой для того, чтобы пользователям было удобно работать.
А можно с этого места поподробнее? Я знаю о решениях для потокового ввода от Abbyy, но эта компания не является производителем оборудования.
Исходя из этого, обычные пользователи системы электронного документооборота могут осуществлять поиск отсканированных документов, хранящихся в нераспознанном виде, по его реквизитам, таким как: наименование, автор, дата создания и т.д.
А также по тексту документа. Если пользователь считает документ нераспознанным, то это не значит, что таковым его считает система. Даже банальный TIFF iFilter умеет очень многое.
Отредактировано 3 декабря 2012
Михаил Романов 29 ноября 2012
вопрос по автоматическому вводу информации с почтовых серверов, факсов, папок файловых хранилищ и т.д. поднимается все чаще
Очень странная картина вырисовывается - очень много неочевидных вопросов.
Факсы.
Факсы уходят в прошлое. Их вытесняет обычная электронная почта. На организацию достаточно бывает 1-2 аппаратов, чтобы пару раз в месяц принять факс от какой-нибудь организации, оставшейся в прошлом веке
Можете привести пример, где используется именно потоковый автоматический ввод с факсов?
Файловые хранилища.
Здесь тоже все странно. Какую цель мы преследуем, организуя массовый ввод из файловой системы?
Я могу с ходу придумать следующие варианты:
Перевод существующего файлового хранилища в СЭД.
Во-первых, это делается 1 раз.
Во-вторых, бездумный перенос в стиле "Давайте, всю ту свалку, что лежала у нас на сервере XXX свалим в новую СЭД" - занятие не только бессмысленное, но и вредное: вы засоряете систему всяким хламом.
Вполне нормальный вариант - перенос только части, действительно необходимых документов (тех, которые в работе), с заполнением вручную всех необходимых реквизитов и замораживание оставшегося файлового хранилища в режиме "read only". Искать по такому хранилищу все равно можно только по тексту, а с этим прекрасно справляются системы корпоративного поиска, которые есть практически у любого ECM поставщика.
Интеграция с прочими системами (у которых отсутсвует другие механизмы интеграции).
Здесь мы опять упираемся в необходимость передавать не только документ, но и метаданные. А значит каким-то общим сценарием не обойтись.
Документы без метаданных в папках, это разве что интеграция с потоковыми сканерами.
Собственно - какую задачу мы решаем?
Почтовые сервера.
Опять вопрос - а что за сценарий, когда требуется потоком вводить письма в систему? Все равно, потребуется их разбор оператором. Так не лучше ли это сделать в почтовом клиенте?
Можно привести конкретный сценарий?
Отредактировано 3 декабря 2012
Михаил Романов 29 ноября 2012
Если документ подлежит регистрации, то на него заводится еще и регистрационная карточка.

Скажите, а зачем этот пережиток бумажного документооборота тянуть в СЭД?!

Зачем на 1 объект системы иметь 2 набора метаданных?
 

Отредактировано 3 декабря 2012
Андрей Подкин 29 ноября 2012
Опять вопрос - а что за сценарий, когда требуется потоком вводить письма в систему?
Я видел живую систему, когда филиалы, где нет СЭД, сканируют документы и отправляют в головной офис специально сформированные письма со сканами. В головном офисе сканы автоматически заносятся в СЭД.
Не знаю, насколько это распространенный сценарий, но принципиально он существует.
Отредактировано 3 декабря 2012
Михаил Романов 29 ноября 2012
Я видел живую систему, когда филиалы, где нет СЭД, сканируют документы и отправляют в головной офис специально сформированные письма со сканами.
Хороший вариант.
Кстати, а в письмах были только сами сканы или и некие метаданные?
Я подозреваю, что второй вариант, иначе на разгребание потока сканов все равно придется сажать человека (а значит можно это делать и без занесения в систему заранее.
Отредактировано 3 декабря 2012
Михаил Романов 29 ноября 2012
Я видел живую систему, когда филиалы, где нет СЭД

Кстати, а почему в филиалах не было СЭД?

Ведь так филиалы могли бы заносить все уже на местах.
 

Отредактировано 3 декабря 2012
Андрей Подкин 29 ноября 2012
Кстати, а в письмах были только сами сканы или и некие метаданные? Я подозреваю, что второй вариант, иначе на разгребание потока сканов все равно придется сажать человека (а значит можно это делать и без занесения в систему заранее.
Я не помню точно, какая информация там была, но она была достаточная, чтобы документ в головном офисе автоматически приходил сотруднику, который должен с ним работать в рамках определенного бизнес-процесса предприятия.
Кстати, а почему в филиалах не было СЭД?
Оценив свои потребности, стоимость системы и сложность построения комфортной работы с системой в филиалах, заказчик пришел к выводу, что достаточно будет развернуть СЭД только в головном офисе.
Отредактировано 3 декабря 2012
Антон Суханов 29 ноября 2012
А можно с этого места поподробнее? Я знаю о решениях для потокового ввода от Abbyy, но эта компания не является производителем оборудования.

Производители оборудования тоже предлагают :) Вот например представитель Futjitsu говорит об этом в предпоследнем ответе интервью (http://ecm-journal.ru/docs/Klaus-Shulc-To-chto-my-nabljudaem--ehto-rastushhaja-potrebnost-v-umnojj-IT-infrastrukture.aspx). Можно исправить, чтобы не было недопонимания
 "разработчики специального ПО и производители оборудования".
Факсы уходят в прошлое. Их вытесняет обычная электронная почта.
Я бы не был столь категоричным, до сих пор есть много предприятий, где факсы используются и будут использоваться еще долгое время.
Отредактировано 3 декабря 2012
Михаил Романов 30 ноября 2012
Я бы не был столь категоричным, до сих пор есть много предприятий, где факсы используются и будут использоваться еще долгое время.
Для чего, например?
Отредактировано 3 декабря 2012
Андрей Подкин 30 ноября 2012
(http://ecm-journal.ru/docs/Klaus-Shulc-To-chto-my-nabljudaem--ehto-rastushhaja-potrebnost-v-umnojj-IT-infrastrukture.aspx
Такой документ на сайте не найден.

Просто, когда мне говорят о потоковом вводе документов с решением не от вендоров СЭД, то первое о ком я вспоминаю, это Abbyy. А вот производители железок - уже идут как-то потом и акцент на них выглядит довольно странно.
Отредактировано 3 декабря 2012
Андрей Подкин 30 ноября 2012
Для чего, например?
Для получения документов от внешних контрагентов ;-)
Миша, я думаю тут проблема недопонимания сценариев работы. Очевидно, что ввод с факса (или сканирование) документов и их предварительную обработку можно организовать и вне СЭД. Но это не всем удобно. Кому-то проще всегда работать в одном интерфейсе, когда сканы приходят в СЭД по workflow.
Руководителю, опять же, проще контролировать, что все входящие обработаны, а не потерялись случайно на "ручном" этапе обработки.
Отредактировано 3 декабря 2012
Михаил Романов 1 декабря 2012
Для получения документов от внешних контрагентов
Я понимаю.
Я не понимаю откуда там потребность в потоковом вводе.
Стандартный сценарий при передаче факса - позвонить, представиться, сказать что за компания и по какому вопросу, попросить принять факс. Это явно сценарий не для потокового ввода.
Отредактировано 3 декабря 2012

Ссылка восстановлена.

А сценарий с факсами может быть другой - есть настроенный факс с отдельным номером, работающий в автоматическом режиме, куда подряд "падают" факсы. И задача для потокового ввода вполне  подходящая, даже есть некоторые доп. сведения - номер телефона с которого пришел факс и код города.

Отредактировано 3 декабря 2012
Андрей Подкин 3 декабря 2012
Я не понимаю откуда там потребность в потоковом вводе.
Я сам не видел рабочих систем, где это было бы, но люди, работающие с заказчиками, говорили мне, что это есть и даже консультировались по настройке.
Чтобы прокомментировать, или зарегистрируйтесь