Скажи, как ты ищешь документ, и я скажу, кто ты
Кто какие средства поиска в СЭД использует.
Безусловно,
поиск документов в системе электронного документооборота (СЭД) дело более
легкое, чем при бумажном документообороте. Но ведь СЭД предоставляет различные
варианты поиска: по реквизитам документа (автору, наименованию, дате создания и
т.п.), по содержимому (полнотекстовый поиск), по размещению в папках и т.д.
Каждый выбирает наиболее удобный ему.
Недавно обратила внимание, что после очередной смены своего рода деятельности в компании я сменила и способ поиска документов. И я решила проанализировать: почему, и какие формы поиска наиболее удобны для сотрудников разных уровней.
Будучи руководителем проекта я, как правило, искала документы в определенных папках, связанных с данным проектом, или создавала папки-подборки сама. Количество документов, необходимых для работы на каждом этапе, как правило, было невелико, и эта технология себя оправдывала. Помогал также поиск отредактированных сегодня документов.
Когда основными моими функциями стало руководство отделом внедрения и кураторство нескольких проектов, то поиск я преимущественно вела по названиям и авторам документов. Документы в этом случае носили типовые названия (проекты внедрения, протоколы и т.п.) и относились к конкретной организации, а потому легко по этим признакам идентифицировались. Также к большому числу документов обращение велось по вложениям в задачи (документы присылались на согласование).
В данный момент, занимаясь внутренними технологиями, я почти полностью перешла на поиск документов по папкам. Связано это, видимо, с тем, что спектр документов, с которыми приходится работать, стал очень широк, но зато одной из моих функций стало упорядочивание работы СЭД. Запомнить автора и название документа часто просто не предоставляется возможным, зато, как правило, четко видится «направление» в котором нужно искать, а направления как раз по папкам и отслеживаются. Ну и вложения в задачи (при согласовании документов) тоже остались в «фаворитах».
Наблюдая за работой других сотрудников, могу продолжить эту цепочку.
Для рядовых и особенно новых сотрудников наиболее удобный формат поиска документов через документ-навигатор с гиперссылками по тексту на вспомогательные материалы. Они также часто создают себе личные папки с полезными «ссылками».
Для сотрудников отдела продаж и маркетинга наиболее удобны поиск документов, связанных с конкретной организацией, а также использование типовых шаблонов документов.
Для высшего руководства документы уходят как бы на второй план, на первый выходит работа с людьми, т.е. с заданиями и документами, вложенными в них. Поиск по папкам и даже по наименованиям документов на этом уровне достаточно затруднителен, т.к. объем и разнородность информации очень велика.
А какими методами поиска пользуетесь вы?
Похожие статьи
Комментарии 8
Лично я пользуюсь поиском документов по реквезитам, а именно по названию документа.
Безусловно "поиск документов через документ-навигатор с гиперссылками по тексту на вспомогательные материалы" очень удобен, но я сомневаюсь, что гиперссылки в тексте относятся к поиску.
Использую поиск по наименованию (части наименования), полнотекстовый поиск.
Как программисту, мне чаще всего требуется доступ 1) к документации по ведомым проектам и 2) технологическим документам (стандартам, инструкциям и т.п.).
К документации по проектам проще обратиться через дерево папок, т.к. круг искомых документов расположен достаточно компактно. На время активной работы по проекту, ссылка на него помещается в избранное.
Технологические же документы, как правило, ищу по наименованию, поскольку они известны чуть ли не наизусть.
Еще помогает в избранном небольшая "свалка" разнородных документов, к которым идет наиболее частое обращение. Хоть таких документов и немного, близкое расположеие к корню дерева папок экономит несколько кликов за одно обращение. Мелочь, а приятно:)
Такая модная штука как поиск по тексту даже не упоминается, из чего можно сделать вывод, что в корпоративной среде при наличии внедренной СЭД поисковики типа One box от google не будут иметь популярности? Или все таки нужны корпоративные поисковые системы http://compress.ru/Archive/CP/2006/9/8/ вот в чем вопрос?
Чаще всего документы нахожу по папкам. Когда совсем не помню где этот документ встречался, то по наименованию. Когда и по нему ничего не находится, то ищу по тексту.
Бывают, конечно и специфические задачи, когда нужно искать по дате изменения, по ИД, по автору, но это уже редкость
Корпоративные поисковые системы выходят за рамки СЭД, они скорее решают проблему поиска при наличии разнородных источников неструктурированной информации. На мой взгляд, в таких системах есть смысл для предприятий, имеющих существенный поток полезной информации вне СЭД. А это, как минимум, учетные системы, корпоративные сайты, файловые архивы, электронная почта, ICQ, ... Далеко не всегда и не все данные из перечисленных источников дублируются в СЭД.
Кстати, тема единого поиска по всем имеющимся информационным ресурсам организации тоже интересна. Может быть, рассмотрим ее поподробнее? Как видно из вышесказанного, наличие СЭД необязательно должно решить все вопросы, связанные с поиском.
С другой стороны, какова отдача от корпоративной поисковой системы? Если каждый отдельно взятый информационный ресурс обладает своими средствами поиска, достаточными для большинства пользователей в большинстве случаев, то, надо полагать, в «глобальном» поиске потребность будет возникать редко. А в сочетании со стоимостью владения продукта, экономический эффект весьма не очевиден.
В последнее время заметил за собой, что ищу по тому, кто изменял (обращался) к документу за определенный промежуток времени.
Еще заметил, что активно пользуют гиперссылками на результаты поиска (например, на www.ecm-journal.ru - все материалы по ЭЦП). Удобная вещь - гиперссылка постоянная, а возвращаемый контент - актуальный условию.
Варианты поиска зависят от того, что ищут. Поэтому с изменением статуса (должности и профессии) пользователя применяются различные варианты поиска.
1) Секретари ищут - письма (вх. и исх.), приказы, служебки. Поэтому используют поиск по корреспонденту (организации), номеру/дате и наименованию/примечанию - так как вспоминают только эти данные о документах которые они вводили (причем только свои). Если им вдруг (боже упаси) понадобиться найти "чужой" документ, то в ход идут "дополнительные" методы поиска - по папкам в которых мог оказаться документ, автору, а также с превлечением "профессиональных поисковых систем", т.е. сотрудников отдела ИТ ("мне тут надо найти документ, я не помню от кого он пришел, но я отправляла его туда-то").
2) Начальники - ищут теже письма, регламенты, проекты. Применяют методы почти такиеже как секретари, но более скромно - по наименованию, дате, автору, реже по корреспонденту. В случае затруднений обращаются всё в тот же отдел ИТ за помощью.
3) Менеджеры и финансисты - ищут письма, заявки, документы по договорам. Ищут по наименованию, корреспонденту, номеру договора.
4) Службы обеспечения деятельности и рядовые пользователи (не контактирующие с внешним миром - бухгалтерия и конечно же программисты) - ищут то, что попросят или какие-либо ими же созданные документы. Ищут редко, т.к. им обычно всё присылают в задачах или почтой. Дополнительно, программисты занимаются "ссылочным поиском", это когда надо найти документы с критерием "отправляла в какой-то задаче", "вчера пришел с филиала", "куда-то делся из этой папки", "их пришло два документа, один вижу, а другой нет".
Мои выводы:
люди редко пользуются полнотекстовым поиском, технически слабые пользователи используют других для поиска важного документа, нужен поиск по контексту в котором использовался/находится документ (задача, люди, папки, отметки).