А как у них? Кадровый документооборот в Узбекистане

Кадровый ЭДО — самая обсуждаемая сегодня тема в области цифровизации в корпоративном и государственном секторах в России. В недавно завершившемся эксперименте Минтруда приняли участие сотни компаний, в том числе и мой работодатель — Directum.

Поправки к ТК РФ о кадровом ЭДО прошли все три чтения в Госдуме, теперь на повестке — законодательные детали этих изменений.

Мне стало интересно, как вопросы электронного взаимодействия в трудовых отношениях решаются в соседних для России государствах. Выяснилось, что в 2020 году работодатели Узбекистана с согласия сотрудника могли перевести его на удалённую работу. При этом порядок электронного обмена документами с работником необходимо было зафиксировать документально. Давайте разбираться, какие возможности есть у работодателей Узбекистана для обеспечения такой коммуникации.

Уровень автоматизации

В стране активно переходят в цифру: обмениваются электронными финансовыми документами между организациями в сфере госуслуг. В республике принята стратегия «Цифровой Узбекистан — 2030», среди пунктов которой есть перевод в электронный вид до 1 января 2022 года всех административных процедур и операционных процессов с организацией безбумажного электронного документооборота и делопроизводства.

Ведутся работы по цифровизации отдельных сфер экономики. В частности, российская компания «ИКС Холдинг» совместно с Министерством энергетики Узбекистана реализует проект «ЦифроТЭК». В рамках проекта они оценили текущий уровень автоматизации крупных государственных предприятий топливно-энергетического комплекса, для чего провели более 1000 интервью. На ближайшие 5 лет формируется дорожная карта развития предприятий отрасли.

При этом рынок систем для организации внутреннего документооборота развит слабо. Для решения кадровых задач используются учётные системы, а кадровые документы остаются на бумаге.

Законодательство

Текущие формулировки Трудового кодекса Республики Узбекистан подразумевают бумажное кадровое делопроизводство. Ст. 74 явно требует заключения трудовых договоров «в письменной форме»:

«Трудовой договор составляется в количестве не менее двух экземпляров, имеющих одинаковую силу, и передается каждой из сторон для хранения…. Трудовой договор скрепляется подписями работника и должностного лица, обладающего правом приёма на работу, с указанием даты его подписания. Подпись должностного лица заверяется печатью предприятия (при наличии печати), подтверждающей подлинность и правомочность подписи».

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, основная цель которых — подтвердить трудовой стаж при выходе на пенсию, также содержит формулировки «под бумагу». При этом есть законы, разрешающие переводить документы в электронный вид. Закон «Об информатизации» гласит:

«Информация, хранимая и обрабатываемая в информационных ресурсах, подтверждённая электронной цифровой подписью, является электронным документом и имеет одинаковую юридическую силу с документом на бумажном носителе».

Это же подтверждает закон «Об электронном документообороте», который так расшифровывает понятие электронного документа:

«информация, зафиксированная в электронной форме, подтверждённая электронной цифровой подписью и имеющая другие реквизиты электронного документа, позволяющие его идентифицировать».

Закон устанавливает требования к перечню обязательных реквизитов электронного документа, определяет моменты, которые будут считаться фактами отправки и получения документа, регулирует сроки хранения:

«Срок хранения электронного документа должен быть не меньшим, чем срок, установленный для документа на бумажном носителе аналогичного назначения, если иное не предусмотрено законодательством».

Те же кадровые документы необходимо хранить 75 лет (ст.24 закона «Об архивном деле»). Однако есть нюанс. Ст. 16 закона «Об электронном документообороте» говорит, что «электронные документы подлежат хранению участниками электронного документооборота в порядке, установленном законодательством». При этом детальный порядок хранения электронных документов нигде не прописан.

Электронная подпись

Если в России существует три вида электронной подписи (КЭП, НЭП, ПЭП), то в Узбекистане нет деления по видам электронных подписей (см. закон «Об электронной цифровой подписи»). Электронная подпись одна, разница только в том, кому она выдана: физическому лицу или юридическому. Подпись платная.

Как это работает:

• для получения подписи физического лица человек может обратиться в центр госуслуг лично или заказать подпись онлайн;
• закрытый ключ ЭП хранится на флешке либо на портале госуслуг. Максимальный срок действия сертификата ключа — до двух лет;
• чтобы использовать ЭП на персональном компьютере, потребуется скачать и поставить дополнительное ПО — модуль e-imzo;
• для подписания с мобильного телефона нужно установить приложение от e-imzo и скачать на сим-карту файл формата.PFX. При этом электронный документ для подписи формируется другим мобильным приложением или на сайте в виде QR-кода и передаётся в мобильное приложение e-imzo для выбора ключа подписи и подписания.

То есть к переводу кадрового документа в электронный вид нормативная база готова, возможность получить электронную подпись у сотрудников есть.

Однако всё ещё остается много вопросов. Например, как заставить сотрудника за свой счёт покупать подпись, будет ли работодатель компенсировать стоимость подписи, смогут ли решения для электронного кадрового документооборота поддерживать подписание документов электронными подписями и т. д.

Шаги на пути к цифровизации

Несмотря на то, что тема электронного кадрового документооборота в Узбекистане обсуждается слабо, движение в сторону цифровизации этого сектора уже началось. В республике внедряется Единая национальная система труда (ЕНСТ).

Её основная задача сейчас — собрать единую базу трудовых договоров, что позволит упростить назначение пенсий для сотрудников и процесс смены работы. Система ещё будет развиваться, чтобы решать большое количество задач: от сбора различной статистики до анализа потребности в трудовых ресурсах в стране.

По принципу работы ЕНСТ схожа с системой электронных трудовых книжек в России. Работодатели обязаны передавать в неё структурированные данные о заключенных трудовых договорах и их расторжении, дополнительных соглашениях. Скан-образы документов в ЕНСТ не передаются. Отправляемые данные работодатель подписывает своей электронной подписью.

На практике подписание трудового договора или дополнительного соглашения происходит на бумаге до того, как информация передаётся в ЕНСТ. Сотрудник имеет доступ к этим данным в системе, но фактически там уже ничего не подписывает. При этом у работника есть возможность «оцифровать» информацию из бумажной трудовой книжки — занести её в ЕНСТ, после чего пенсионный фонд в течение 15 дней должен подтвердить эти данные.

В целом ситуация с электронным кадровым документооборотом в Узбекистане похожа на то, что было в России четыре года назад. Наше государство смотрело в сторону электронного взаимодействия, проводило эксперименты, вводило электронную трудовую книжку, но явно не разрешало перевод кадрового документооборота в электронный вид, не облегчало задачу работодателям и работникам. При этом в России уже тогда нашлись смелые энтузиасты, готовые трактовать законодательство шире и внедрять цифровые инструменты, не дожидаясь прямого разрешения со стороны государства, потому что они уже представляли выгоды от таких решений.

В Узбекистане ситуация проще с точки зрения законодательства, поэтому постепенный перевод цифрового взаимодействия между работником и работодателем вполне возможен в ближайшем будущем.