Авансовый отчет без бумажного бланка. Реально?

Каждый, кто когда-либо ездил в командировку или просто получал деньги под отчет для расходов на нужды компании, знает, как это волнительно и, честно, утомительно заполнять авансовый отчет. Не забыть записать каждую потраченную копейку, не ошибиться в арифметике, приложить все нужные документы. Бррр…

Но там, где одни видят проблемы, мы ищем возможности!)

В продолжение постов Кассовые документы в электронном виде и Электронные билеты и отмена командировочных удостоверений я изучила в целом тему оптимизации и автоматизации работ с авансовыми отчетами. И представляю вам некоторые результаты.

Законодательство

Российское законодательство непреклонно в вопросах первичной документации. Согласно пункту 6.3 Порядка ведения кассовых операций юридическими лицами подотчетное лицо обязано предъявить авансовый отчет в течение 3 дней, с момента истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу. При этом авансовый отчет может составляться на бумаге и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (при этом используется усиленная квалифицированная электронная подпись).

К авансовому отчету должны быть приложены оригиналы подтверждающих документов. Это могут быть кассовые и товарные чеки, накладные, счета-фактуры, ж/д билеты и т. д. Документы необходимы для расчета налога на прибыль, НДФЛ, взносов во внебюджетные фонды, поэтому должны храниться в бухгалтерии в виде оригиналов на случай налоговой проверки.

Что касается западных стран, то чаще всего компании не обязаны предоставлять в налоговые органы бумажные оригиналы подтверждающих расходы документов, достаточно скан-образа документа с электронной подписью.

Автоматизация

Существующие на российском рынке программные продукты (Авансовый отчет, Командировки 4.7, QuickDoc, SAP Travel Management и др.) в основном предлагают сервисы для помощи в формировании авансовых отчетов, чтобы пользователь не забыл заполнить все необходимые реквизиты и не допускал арифметических ошибок. Из дополнительных возможностей встречаются предварительное согласование отчета в электронном виде, возможность работы с сервисом удаленно, например, со смартфонов и интеграция с системами бухгалтерского учета.

Системы, популярные на западном рынке (Certify, Concur и др.), как правило, охватывают полный цикл работы с подотчетными расходами:

● работа с командировками от планирования маршрутов, бронирования билетов и гостиниц до составления готового отчета;

● захват и распознавание чеков (как электронных документов, так и скан-образов и просто фотографий);

● интеграция с системами расчетов банковскими картами: всё оплаченное корпоративной картой сразу же попадает в отчет;

● согласование отчетов о расходах по настроенным маршрутам;

● автоматический контроль лимитов по бюджету;

● интеграция с системами бухгалтерского учета, расчет и возврат на банковскую карту потраченных сумм после утверждения отчета;

Работа ведется в облаках, поддерживается возможность работы как на компьютере, так и со смартфона или планшета. Компаниям предлагаются разные варианты подписок на сервисы, с разным охватом возможностей. Для крупных компаний возможны услуги внедрения и персональные ценовые предложения.

Системами по учету авансовых отчетов у нас и за рубежом пользуются компании с большим количеством командировок (несколько сотен в месяц) либо имеющие территориально-распределенную структуру. Такие компании тратят много времени и денег на согласование авансовых отчетов и пересылку пакетов документов.

Резюме

Согласование авансовых отчетов можно перевести в электронный вид, но при этом надо помнить, что в России не уйти от предоставления оригиналов подтверждающих документов в бухгалтерию (предпосылок для изменения ситуации пока нет).

Такое решение будет удобно организациям с территориально-распределенной структурой и большим объемом обрабатываемых авансовых отчетов. Остальным все-таки проще будет пробежаться по кабинетам и собрать подписи руководителей/бухгалтерии.