Авансовые отчёты. Может ли искусственный интеллект помочь бухгалтеру?

Разберём на примере, как оптимизировать отчётность по командировкам. В каких случаях полезны интеллектуальные сервисы? И можно ли оформить авансовый отчёт без головной боли? Обо всём этом – далее.

Суть авансового отчёта и исходные данные

Авансовый отчёт – это первичный документ, подтверждающий суммы, которые тратит сотрудник в командировке. Он необходим для бухгалтерской отчётности по соответствующим расходам.

В работе с авансовым отчётом часто возникают сложности. Причина кроется в множестве нюансов, которые необходимо соблюсти. Бухгалтеру нужно чётко обозначить типы расходов и предъявить к каждой сумме свой подтверждающий документ. Иногда это могут быть несколько документов. Но может быть и наоборот, когда один чек относится к нескольким типам расходов. Усугубляет ситуацию внутренняя политика компании – бухгалтеру часто приходится сравнивать предъявляемые затраты с теми, что утверждены «сверху».

Подготовка и заполнение авансового отчёта, а также отчётность по нему будут проходить по следующему сценарию:

Судя по статистике, весь этап работы с документами по командировке проходит за 2-7 дней. Если возникают задержки в подписании или согласовании, это приводит к проблемам с закрытием отчётного периода.

Подключаем искусственный интеллект

Для начала оценим ситуацию сверху. Какие именно этапы можно упростить и ускорить? Оптимизировать можно как минимум четыре из них:

• сотрудник возвращается и привозит с собой подтверждающие документы. Они могут быть как в электронном, так и в бумажном виде;
• готовится авансовый отчёт.  В таблице расходов сотрудник указывает дату совершения расхода, номер оправдательного документа, описывает сам расход, вписывает сумму. Далее он подсчитывает общую сумму расходов, разницу между потраченными средствами и полученными – фиксирует перерасход или остаток;
• авансовый отчёт проходит согласование – в 1-2 итерации;
• бухгалтер в учётной системе заносит данные по расходам в авансовый отчёт, определяет счета списания затрат и делает проводки.

Как автоматизировать указанные этапы с участием ИИ?

Ускоряем занесение документов в систему

В командировке работник совершает расходы. Часть из них можно подтвердить с помощью бумажных оригиналов – кассовых чеков, счетов от отелей и т.д. Ряд документов создаётся и предоставляется в электронном формате. Например, авиабилеты.

Всё это можно быстро занести в информационную систему. Первые – отсканировать или сфотографировать, вторые – просто сохранить.

Также для занесения документов можно использовать:

• служебный электронный ящик;
• специальный чат-бот в мессенджере;
• через сканер.

Документы автоматически попадают в информационную систему, и ИИ получает доступ к ним.

Добавляем данные

Когда сотрудник отправляет подтверждающие документы, подключается ИИ. Что могут умные технологии на этом этапе: 

1.     Идентифицировать работника, к которому относятся документы.

2.     Классифицировать их по необходимым признакам.

3.     Извлечь нужные данные из документов.

4.     Заполнить поля авансового отчета.

Работник может отправить подтверждающие документы с рабочего email или мобильного телефона, на основании чего искусственный интеллект определит подотчётное лицо. Настройки ИИ помогут выявить класс документа – к примеру, билет на поезд или счёт из гостиницы. Также умные сервисы извлекут и подставят в авансовый отчёт номер документа, дату составления и другие важные данные. В автоматическом режиме заполнится таблица расходов и рассчитается общая сумма, остаток и другие значения.

Проверяем авансовый отчёт

На этом этапе остаётся только взглянуть первичный документ, который оформился автоматически. Важно выявить возможные ошибки в оформлении. Однако исключить трудозатраты можно и здесь. При постоянном обучении ИИ-сервис будет совершенствоваться на реальных данных – корректность заполнения авансового отчёта будет постоянно расти.

Выгружаем авансовый отчёт в 1С

Допустим, вы сформировали документ в информационной системе. Настало время перевести его в учётную. Искусственный интеллект помогает сделать это без ручного переноса данных – они выгружаются автоматически из одной системы в другую. В процессе формируется необходимый пакет структурированных данных.

Делаем проводки

Если ИИ выгружает в учётную систему структурированные данные, то в ней легко настроить автоматическое закрытие расходов. То же самое касается списания затрат и проводок. Сотруднику бухгалтерии остается только всё проверить и запустить нужные процессы. Если обучить искусственный интеллект, то в дальнейшем он сможет выполнить эту задачу за человека.

Автоматизация авансовых отчётов. С чего начать?

Во-первых, нужно понять, насколько глубокой будет автоматизация – все ли этапы предстоит менять. Во-вторых, стоит определиться, в каких именно операциях необходимо внедрять искусственный интеллект.

Например, можно начать с частичного освоения ИИ. Стартовать с удобного занесения подтверждающих документов в информационную систему и автоматического заполнения авансового отчёта. В этом случае сотруднику останется проверить документ на правильность и отправить дальше – на согласование.  

На следующем этапе логичными будут автоматическая выгрузка структурированных данных в 1С из информационной системы, оптимизация списаний и проводок. Здесь бухгалтер лишь проверяет, верно ли всё оформлено, а затем запускает операции.

Затем можно полностью автоматизировать работу «командировочного» с авансовым отчётом. Весь процесс, помимо согласования самого документа, может проходить без его участия.

И наконец, возможен полный переход к автоматизации процесса оформления авансовых отчётов со стороны бухгалтера. В этом случае искусственный интеллект в учётной системе проводит все операции и расчёты.

Выбираем каналы для занесения документов

Отправить необходимые документы для дальнейшего формирования авансового отчёта в системе можно удалённо. И это особенно удобно для компаний, в которых есть неавтоматизированные сотрудники – без доступа к информационной системе.

Чтобы максимально охватить работников, рекомендуем использовать следующие каналы:

• служебный email;
• корпоративные чат-боты (в Viber, Telegram и т.д.);
• сетевые сканеры;
• инфокиоски с доступом к системе и другие.

Настраиваем идентификацию

Искусственный интеллект должен правильно определять подотчётное лицо, к которому относятся представленные документы. И об этом нужно позаботиться заранее.

Внедрение ИИ предполагает настройку идентификаторов пользователей. Допустим, в информационной системе идентификатору сотрудника присваивается рабочий email-адрес. С него он отправляет подтверждающие документы на специальный служебный ящик. Если настройку провели верно, то интеллектуальный сервис сможет опознать сотрудника и найти его авансовый отчёт в системе.

Обучаем интеллектуальные инструменты

Чтобы ИИ работал максимально эффективно, придётся ему преподать несколько уроков. В автоматизации авансовых отчётов процесс обучения может выглядеть так:

• определить категории используемой информации. Надо однозначно решить, какие именно данные нужны для полноценного обеспечения процесса; 
• выгрузить данные из используемых систем. Для обучения ИИ нужна «историческая база»: счета затрат, сочетания заполненных полей в системе, часто используемые реквизиты и т.д.;
• собрать примеры подтверждающих документов. Нужно решить, с какими конкретно видами документов необходимо заранее ознакомиться умным сервисам; 
• подготовить классификатор документов. Искусственному интеллекту предстоит определять, к какому именно классу относятся отправленные документы (чек, авиабилет и т.д.). Без опыта сделать это будет очень сложно.  Чтобы ИИ смог верно распознавать классы документа, стоит подготовить хотя бы по сотне примеров на каждый из них;
•  «разметить» документы. Во всех примерах нужно выделить важную информацию – ту, что предстоит распознавать автоматически. Это могут быть фамилия и имя постояльца отеля, дата перелёта или номер счёта. Для каждого класса документа строится своя разметка.

Как видите, искусственный интеллект может помочь как «командировочному», так и бухгалтеру. Рутинные операции с авансовым отчётом и подтверждающими документами уже скоро могут уйти в прошлое. Главное – правильно автоматизировать процессы, не забывая об уникальных возможностях искусственного интеллекта.

Источник: Klerk