Бухгалтеру. Как использовать акт о расхождениях в электронном виде

Многие компании уже не обмениваются документами на бумаге. Первичку давно используют в электронном виде, чего не скажешь об акте о расхождениях. Но ситуация меняется – в конце 2019 года в России утвердили электронный формат документа.

Напомним, акт о расхождениях при приёмке товара «получил» электронный формат в прошлому году. Нюансы описаны в Приказе от 27.08.2019 № ММВ-7-15/423@ об утверждении формата представления документа о приемке материальных ценностей и (или) расхождениях, выявленных при их приемке, в электронной форме. Рассмотрим изменения подробнее. Ну что, поехали?

Оформить несоответствие доставленной продукции по качеству или количеству – часто задача бухгалтера. Решить её можно по-разному. Подписать первичный документ и составить акт о расхождениях в приёмке товарно-материальных ценностей – лишь один из вариантов. Хотя и популярный. Если у вас нет претензий по части товара, то вы сможете выставить её на прилавок или отправить на производственный участок. Исправленную первичку от контрагента ждать для этого не надо.

Как оформить акт о расхождениях?

Есть рекомендованные ФНС формы документа, в их числе М-7 и ТОРГ-2. Можно использовать любую из них. Документ составляется при приёмке товара или в период после неё, который регламентируется в договоре с контрагентом-поставщиком.

При этом готовят 4 оригинала. При оформлении акта о расхождениях должны присутствовать водитель, бухгалтер или принимающий товар сотрудник склада, представители комиссии от обеих компаний – покупателя и продавца. Конечно, на практике комиссию собирают редко, поэтому сотрудник принимающей стороны может играть сразу несколько ролей. То есть ответственный работник склада подписывает документ и за себя, и за члена комиссии.

Бывает, что представитель поставщика (часто это водитель) отказывается подписывать акт. Тогда в документ вносят соответствующую отметку. Последнюю подпись ставит директор компании-покупателя.

А что если документ не на бумаге?

В России есть компании, которые уже оформляют акты о расхождениях в электронном виде. Они делают это в сервисах обмена электронными документами. Разработчики – операторы ЭДО – учли пожелания клиентов. Благодаря им схема работы компаний осталась прежней. Покупатель может подписывать электронный первичный документ с учётом акта о расхождениях.

Однако до конца 2019 года в России не было единого утвержденного или рекомендованного формата для этого акта. Операторы ЭДО разрабатывали его самостоятельно, и клиенты пользовались им по своему усмотрению.

В сервисе Synerdocs, например, акт составлялся в любом удобном для пользователя формате. Нужно было сохранить его в карточке первичного документа при подписании в веб-клиенте. Выглядело это так:

Однако «зоопарк» форматов прошёл. И это случилось после того, как ФНС выпустила Приказ от 27.08.2019 № ММВ-7-15/423. В нём говорится, что электронный формат документа может быть использован:

• когда есть расхождения по цене, количеству и качеству товара;
• в номерах средств идентификации товаров без наличия расхождений по цене, количеству и качеству;
• также принятый формат акта можно применять для приема результатов выполненных работ.

Второй пункт включен неслучайно – для компаний, которые обязаны работать в системе обязательной маркировки и прослеживаемости товара. Если на упаковку нанесён один код, а по документам должен быть другой, можно составить электронный акт о расхождении.

Ещё один важный момент – оформлять и подписывать электронные акты должны только сотрудники, которые ответственны за приёмку товаров на стороне компании-покупателя. Что касается представителя поставщика, есть технические трудности – водителям придётся выдавать планшеты и электронные подписи, чтобы они могли работать в сервисах обмена с электронными актами.

Хотя в России уже есть подобные случаи – сотрудники транспортных компаний подписывают электронные документы прямо за рулём. Все нюансы работы с электронным актом о расхождениях схожи с бумажным документооборотом – многое можно «утрясти» в договоре с контрагентом.

В любом случае утверждённый формат электронного акта предоставляет бухгалтеру и компании гораздо больше возможностей. Опыт «первопроходцев» подсказывает, что отказ от бумаг – это снижение расходов и быстрые процессы в будущем. А для бухгалтерии это всегда важно.

Источник: Synerdocs