Бизнес готов ко встрече с искусственным интеллектом

Руководитель направления внедрений СЭД/ECM департамента бизнес-решений ГК Softline Полина Дуйкова

Сфера документооборота стремительно меняется. Если еще недавно создание электронных архивов казалось революционным прорывом, то сегодня системы ECM внедрены в большинстве крупных компаний и все чаще появляются в компаниях сектора СМБ и технологических стартапах. Теперь у бизнеса есть возможность перейти на новый этап и создать полную цифровую экосистему, в которой все процессы обмена информацией связаны между собой и управляются искусственным интеллектом.

Что может интеллектуальная система

Цифровая экосистема: модный термин или новая реальность? Цифровая экосистема построена на полностью электронном взаимодействии. В ее основе лежит платформа, которая объединяет данные из всех бизнес-приложений, даже если они не интегрированы между собой. Таким образом, вся открытая информация доступна для ознакомления в любой момент времени. Система должна поддерживать юридически значимый документооборот, быть интеллектуальной, удобной, функциональной и омниканальной, когда сотрудники имеют доступ к информации не только внутри ECM, но и через мобильные приложения, чат-боты и корпоративные порталы.

Внедрение автоматизированной системы в области юридически значимого документооборота значительно упрощает процесс общения с контрагентами. Современные компании обмениваются тысячами договоров, актов, товарных накладных, счетов-фактур. Работа с документами, поступающими в компанию, начинается с первичной обработки и регистрации. Интеллектуальная ЕСМ исключает ручные операции на этом этапе и автоматически (на основе обученной модели) распределяет входящий поток по видам документов, журналам регистрации и ответственным. Информация извлекается из бумажных и цифровых документов, обрабатывается и при необходимости автоматически сверяется с оригиналом, что важно, например, при взаимодействии с внешними контрагентами для специалистов в области управления рисками, юристов и бухгалтерии.

Система позволяет автоматизировать работу кадровой службы: например, на основании одной анкеты, заполненной кандидатом, в автоматическом режиме формируется полный пакет документов, которые в дальнейшем передаются в работу HR. Полностью в электронном виде можно планировать командировки и отпуска, знакомить сотрудников с внутренними регламентами, оформлять увольнение.

Интеллектуальная ECM способна облегчить работу каждого из бизнес-подразделений компании и сделать процесс общения между ними проще и эффективнее.

Цифровая система в области документооборота дает компаниям ряд преимуществ:

• Экономию на бумаге и услугах курьеров.
• Ускорение процессов согласований.
• Снижение юридических рисков при работе с контрагентами.
• Снижение вероятности ошибок при работе с финансовыми документами.
• Интеллектуальную обработку электронных документов с использованием машинного обучения (распознавание, заполнение реквизитов и регистрация).
• Омниканальность — доступ к информации с любого устройства, подключенного к системе.
• Быстрое вовлечение новых сотрудников. Механизмы встроенного обучения повышают качество внедрения новых процессов и ускоряют адаптацию новичков.
• Мощную основу для построения цифрового предприятия. Интегрируемость и различные возможности совместной работы систем в рамках единой ИТ-инфраструктуры.

Начинаем внедрение

Внедрение интеллектуальной системы документооборота всегда происходит поэтапно, и оптимально, если для реализации проекта вы привлечете ИТ-компанию с большим опытом работы в области ECM. Главная задача ИТ-консультанта — в диалоге с заказчиком выяснить основные потребности бизнеса и определить, какие процессы необходимо автоматизировать в первую очередь. Далее определяются индивидуальные особенности каждого из подразделений и производится анализ существующей ИТ-инфраструктуры. После этого можно рассчитать стоимость решения для конкретной компании и выстроить индивидуальный график реализации проекта.

Приблизительный план перехода компании к единой информационной экосистеме выглядит следующим образом:

• Инициация и организация проекта. На данном этапе необходимо определить состав команды внутри компании, спланировать и организовать выполнение работ. Важно, чтобы первоначально в проекте были задействованы сотрудники подразделений, наиболее заинтересованных в автоматизации: чаще всего это секретари-референты, руководители высшего и среднего звена, юристы, делопроизводители. Обеспечив их лояльность, вы создаете позитивный пример пользования системой. С первого дня к решению технических и методических вопросов должны привлекаться ИТ-сотрудники предприятия, так как в дальнейшем ни будут сопровождать и развивать систему самостоятельно.
• Анализ процессов. Специалисты подрядчика прежде всего производят сбор и анализ информации: исследуют автоматизируемые процессы заказчика, выявляют и уточняют требования бизнеса.
• Анализ рынка ЕСМ. На данном этапе компания совместно с ИТ-консультантом определяется с выбором платформы, наиболее удовлетворяющей запросам компании, и выбирает надежного интегратора.
• Разработка концепции автоматизации бизнес-процессов. ECM должна быть адаптирована к действующим бизнес-процессам предприятия, поэтому важно произвести их всесторонний анализ. В то же время, работа подразделений также должна мягко трансформироваться в соответствии с требованиями выбранной для автоматизации платформы.
• Проектирование системы и переход к тестовой эксплуатации.
• Обучение пользователей: перед переходом к опытно-промышленной эксплуатации важно подготовить сотрудников к работе с новой системой.
• Опытно-промышленная эксплуатация — проверка работы системы в реальных условиях с реальными данными.
• Промышленная эксплуатация. На данном этапе ИТ-консультант переходит в режим сопровождения системы, который включает в себя обновление версий системы, консультации по настройке и администрированию при изменении бизнеса и законодательства, информационную поддержку.

Разработка четкого плана внедрения с прописанными целями — это важнейший этап реализации проекта, так как он позволяет избежать появления новых задач по ходу работы, а значит, экономит время и деньги. Кроме того, необходимо, чтобы на каждом из этапов внедрения системы в проекте принимало активное участие руководство компании, поскольку только топ-менеджеры могут оперативно решать организационные вопросы, неизбежно возникающие в ходе внедрения (определять ответственных, контролировать выполнение графика внедрения).

Тренды — интеллект, голосовое управление, чат-боты

На сегодняшний день большая часть крупнейших заказчиков технически и морально готовы к использованию новых технологий в процессе документооборота, на рынке появляются реальные примеры внедрения компонентов искусственного интеллекта в работу ECM-систем. Несмотря на новизну предложения, в настоящее время в проработке у Softline находятся десятки проектов в области создания цифровой экосистемы предприятия.

Чаще всего клиенты интересуются внедрением чат-ботов — современные решения возможно использовать не только для работы внутри команды, но и для проведения тендеров. В ближайшим будущем, по нашим прогнозам, востребованным станет голосовое управление системами документооборота, аналогичное голосовым помощникам поисковых систем, вроде Siri и Алисы. Внутри Softline мы также рассматриваем возможность реализовать пилот по внедрению такого решения.

Примеры внедрения

Причина повышенного интереса к подобного рода проектам — их доказанная эффективность. Известен пример компании Wildberries, в которой проект по полному отказу от бумаги стартовал в 2014 году и показал отличные экономические результаты уже через несколько месяцев.

АО «Объединенная двигателестроительная корпорация» после трех месяцев работы с решением для интеллектуальной обработки входящих сообщений сообщила о повышении точности классификации по виду документа на 96% и снижении трудоемкости его регистрации на 15-20%. Продовольственный холдинг «КОМОС-ГРУПП» внедрил у себя чат-бот для бизнеса, «общаясь» с которым пользователи взаимодействуют с СЭД через смартфон. По словам руководителей организации, уже в первые месяцы в компании сократилось время на исполнение поручений и повысилась исполнительская дисциплина.

Состав решения, его цена и срок окупаемости зависят от потребностей организации. При грамотном подборе продуктов и оптимальной схеме их внедрения результат не заставит себя ждать.