Будущее в сфере управления документами

Документы как хранилища

Что такое документ?

Перед тем, как начать обсуждение будущего в области управления документами, нам стоит разобраться с пониманием сущности самого документа. Большинство людей определяют его как нечто навроде файла Word, презентации PowerPoint или электронной таблицы. Но это очень ограниченный и старомодный взгляд на мир, тем более что контент постоянно и быстро меняется.

Например, твит (короткое сообщение в микроблоге Твиттер) – это документ? Или слайд из презентации Powerpoint? Если да, то что делает его таковым в первую очередь?

На просторах интернета мне попалось следующее определение: «Документ – это любое конкретное или символическое обозначение, зафиксированное с целью воссоздания или утверждения какого-либо явления – физического и ментального». Прочитав определение несколько раз, я так и не cмог найти ему практического применения. Вообще, термин «документ» должен описывать информацию о контент-файле, применяемом для запуска какого-либо процесса. Документ и контент-файл – совершенно разные вещи. Документ может ссылаться на контент-файл, но остается объектом, который используется для «воплощения» контента в системе. Поэтому я определяю документ как «логическое хранилище информации». «Логическое», чтобы не ограничиваться физическими документами, т.е. говорить об информационном хранилище имеет смысл только тогда, когда за ним стоит какое-либо намерение или «логика» использования контента.

В будущем управление документами потребует от нас модификации определения документа. Понимание его на данном этапе как логического хранилища– неплохое начало.

Использование контекста

Объем информации вокруг нас увеличивается с огромной скоростью, и это не может не отражаться на том, как мы с ней работаем. Мы тратим большое количество времени на попытки найти нужную нам информацию.

Почти все конечные пользователи обращаются к одному и тому же количеству поисковых результатов, которое обычно ограничивается первой парой страниц выпадающего списка. Однако в условиях постоянного увеличения объемов информации поисковики не успевают соответствовать растущему количеству требований к качеству поиска.

Существует большое разнообразие поведенческих моделей поиска по одному и тому же термину в зависимости от национальной принадлежности. Однако гораздо более интересна в этом контексте эффективность поисковой стратегии. Шанс, что вы найдете именно то, что ищете, используя один поисковый термин, снизился за многие годы на 18%. Именно это повышает значимость многофункционального поиска – благодаря ему пользователь может использовать запросы, состоящие из нескольких слов. Но со временем в условиях быстрого роста информации эта методология неминуемо рухнет. Нам необходимо выработать другой подход, вот здесь и появляется контекст.

Чтобы иметь дело с большим объемом информации, нужно понимать контекст конечного пользователя. В системах по управлению документами цели конечных пользователей известны. В системах, ориентированных на задачи новые алгоритмы предиктивной аналитики могут спрогнозировать, какая именно информация необходима в рамках заданного контекста.

Противоборствующие силы

Появляется все больше информационных шаблонов и моделей использования информации. Хороший пример – увеличение нетекстового контента, в частности видео. С возможностями по применению нетекстового контента системы управления документами смогут находить такой контент, понимать его связь с бизнес-контекстом и отображать его на нужном устройстве и с учетом возможностей каналов связи.

Другой аспект изменения условий использования контента – то, что можно обозначить как «Йоу-эффект», названный мной так по аналогии с одноименным мобильным приложением. Для тех, кто не знает: это приложение делает одну-единственную вещь – отправляет слово «Йоу» выбранным получателям.
«Yo!» было скачано из iTunes более 3 млн раз. В части управления документами нам нужна своя Йоу-методика. Желание пользователей уделять хоть какое-то время поиску информации снижается вместе со стремительным ростом ее объемов, все это затрудняет выдачу нужного контента. Эти противоборствующие cилы – стремление получить информацию «здесь и сейчас» и быстрое увеличение ее количества требуют изменения подхода к работе с документами. В системах по управлению документами необходимо акцентировать внимание на простых в использовании интерфейсах, которые понимают бизнес-контекст и могут помочь конечным пользователям в решении их ежедневных задач.

Что еще непосредственным образом влияет на использование контента, так это появление все большего количества различных устройств. Но интереснее даже не количество устройств, а непродолжительность их жизненного цикла. Ноутбуки превращаются в планшеты, планшеты уступают дорогу фаблетам, а носимые устройства тем временем вот-вот перейдут в разряд имплантов, вживляемых в мозг. Ввиду всего этого я бы не советовал покупать золотую версию часов Apple.

Продолжительность жизненных циклов устройств быстро меняется, и традиционные циклы развития тут не работают. Как не работают и жизненные циклы поддержки. Поддерживать решение в течение 7 лет тогда, когда жизненный цикл устройства гораздо короче этого срока - бессмысленно.

Быстрые перемены хороши до тех пор, пока мозги не заменят мозговыми имплантами…

Будущим системам по управлению документами придется значительно упростить функционал для пользователей, расширяя понимание нетекстового контента, особенно видео.

Информационные правила

Появляется все больше опасений по поводу безопасности данных. С момента последнего финансового кризиса нововведения в законодательствах по всему миру стимулируют спрос на новые решения. Интересным аспектом этой проблемы является необходимость понимания контекста конечного пользователя.

Вот пример важности контекста. Вы, скорее всего, не хотите, чтобы каждый санитар мог при желании просматривать вашу медицинскую карту. Однако если с вами вдруг приключится несчастный случай, и вам будет необходима срочная медицинская помощь, вы, наверное, не будете против того, чтобы медработник, находящийся к вам ближе всего, получил доступ к вашей медкарте. Модели получения доступа к контенту должны стать более динамичными и контекстно-зависимыми.

В США действует любопытный закон – так называемый Патриотический Акт. Согласно ему правительство США может иметь доступ к любым данным, хранящимся на территории страны. Такие законодательные инициативы влияют не только на хранение информации, но также и на место ее обработки, кэширования и предоставления конечным пользователям. Становится еще интереснее, когда разделительная линия между обработкой, хранением и оперативной памятью начинает размываться.

Изменения в законодательстве приводят к возникновению новых барьеров для управления документами, особенно в условиях повышенного спроса на упрощение процесса для конечного пользователя с одновременным усложнением глобальной архитектуры. Часто в подобных сценариях именно инновации помогают разрешать такие дилеммы как с помощью изменения подхода к вопросу, так и с применением новых технических решений.

Постоянная коллективная работа

Социальное пространство всячески способствует развитию коллективной работы. Проводится игрофикация пользовательских интерфейсов, в том числе и систем управления документами. Лично я считаю, что социальные технологии часто оказываются неэффективными в части применения в бизнес-контексте. Тем не менее, адаптировать процесс управления документами проще в условиях, когда информационные системы поддерживают коллективную работу, невзирая на корпоративные границы.

В более традиционных системах контент создается в пределах организации и отправляется в своей финальной форме конечному пользователю «за периметр» предприятия. Необходимо полностью изменить эту модель, - информация может никогда не принять окончательной формы, но вместо этого она будет меняться с течением времени и с ней будут работать как внутренние, так и внешние пользователи. В будущем именно контекст должен улучшить коллективную работу посредством введения правил динамической авторизации, адаптивных бизнес-процессов и пр.

Еще одним большим аспектом коллективной работы является персонализация как информации, так и поведенческих характеристик систем. На это поведение влияет все тот же контекст, а регулирует его конечный пользователь.

Перевод: Заболотских Злата.

Источник: EMC Spark